Sie überweisen 1.500 Euro vom Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto, als „Gehalt" für den Monat. Auf dem Kontoauszug steht eine Ausgabe, in der Buchhaltung ist es keine: Das Geld verlässt den Betrieb, aber es bezahlt nichts Betriebliches. Dafür gibt es eigene Konten, und wer sie nicht nutzt, drückt entweder den Gewinn oder versteckt die Entnahme auf einem Zwischenkonto. Wie Sie eine Privatentnahme buchen, woran Sie Entnahmen und Einlagen auf dem Kontoauszug erkennen und warum die Jahressumme trotzdem in die Steuererklärung gehört.
Was eine Privatentnahme ist
§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG fasst den Begriff weit: Entnahmen sind alle Wirtschaftsgüter, also Barentnahmen, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen und Leistungen, die Sie dem Betrieb für sich, für Ihren Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnehmen. Die Überweisung aufs Privatkonto ist der einfachste Fall. Die Gegenrichtung heißt Einlage: alles, was Sie dem Betrieb aus dem Privatvermögen zuführen (Satz 8).
Beides berührt den Gewinn nicht. Eine Entnahme ist keine Betriebsausgabe, eine Einlage keine Betriebseinnahme. Kosten des Haushalts und der Lebensführung dürfen nach § 12 Nr. 1 EStG ohnehin nicht abgezogen werden, und die Einkommensteuer ist nach § 12 Nr. 3 EStG eine Privatsteuer. Was Sie entnehmen, ist Gewinn, der bereits versteuert ist oder noch versteuert wird, kein Aufwand.
Entnahmen gibt es nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Eine GmbH hat keinen Privatbereich: Geld an den Gesellschafter ist Gehalt, Gewinnausschüttung oder Darlehen, jeweils mit eigenen Regeln.
Die Konten im DATEV-Kontenrahmen 2026
Der DATEV-Kontenrahmen führt für den Privatbereich eine ganze Kontengruppe, im SKR03 bei den Finanz- und Privatkonten, im SKR04 bei den Eigenkapitalkonten. Die wichtigsten Konten:
| Konto | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Privatentnahmen allgemein | 1800 | 2100 |
| Privateinlagen | 1890 | 2180 |
| Privatsteuern | 1810 | 2150 |
| Sonderausgaben beschränkt abzugsfähig | 1820 | 2200 |
| Zuwendungen, Spenden | 1840 | 2250 |
| Außergewöhnliche Belastungen | 1850 | 2280 |
| Unentgeltliche Wertabgaben | 1880 | 2130 |
Die Aufteilung ist kein Selbstzweck. Die Einkommensteuer-Vorauszahlung, der Krankenkassenbeitrag und die Spende, die vom Geschäftskonto abgehen, sind im Betrieb alle dasselbe: Entnahmen. In Ihrer privaten Steuererklärung sind sie es nicht. Vorsorgeaufwendungen gehören in die Anlage Vorsorgeaufwand, Spenden zu den Sonderausgaben. Wer sie gleich auf das passende Privatkonto bucht, hat die Summen für die Einkommensteuererklärung am Jahresende fertig, ohne noch einmal durch zwölf Kontoauszüge zu gehen. Woher die Nummernkreise kommen, erklärt SKR03 oder SKR04?.
So buchen Sie Entnahme und Einlage
Drei Buchungen decken den Alltag ab, hier im SKR03 mit dem Geschäftskonto 1200:
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Überweisung aufs Privatkonto | 1800 Privatentnahmen | 1200 Bank | 1.500,00 € |
| Einkommensteuer-Vorauszahlung vom Geschäftskonto | 1810 Privatsteuern | 1200 Bank | 2.000,00 € |
| Überweisung vom Privatkonto aufs Geschäftskonto | 1200 Bank | 1890 Privateinlagen | 3.000,00 € |
Im SKR04 lauten die Konten 2100, 2150 und 2180, die Bank ist 1800. Beleg ist in allen drei Fällen der Kontoauszug, mehr braucht es nicht, wie Kontoauszug als Beleg zeigt.
Ein vierter Fall sieht anders aus: Sie bezahlen eine betriebliche Rechnung mit der privaten Karte. Das ist eine Einlage, gebucht als Aufwand an 1890 Privateinlagen, und der Beleg ist die Rechnung, nicht der Auszug des Privatkontos. In der EÜR zählt die Ausgabe trotzdem, denn Zufluss und Abfluss richten sich nach dem Zahlungstag, wie in EÜR: Kontoauszüge richtig erfassen beschrieben.
Woran Sie Entnahmen auf dem Kontoauszug erkennen
Auf dem Auszug des Geschäftskontos steht nirgends „Privatentnahme". Fünf Muster kommen immer wieder vor:
- Überweisung an die eigene private IBAN. Verwendungszweck „Gehalt", „Privat" oder gar nichts. Das zuverlässige Merkmal ist die Empfänger-IBAN, nicht der Text.
- Private Kartenzahlungen. Supermarkt, Tankstelle am Sonntag, Onlineshop ohne Rechnung an die Firma. Jede dieser Zeilen ist eine Entnahme, keine „sonstige Ausgabe". Ohne Rechnung auf den Betrieb gäbe es ohnehin keinen Betriebsausgabenabzug.
- Barabhebungen. Entweder landet das Geld in der Kasse, dann ist es Geldtransit und steht im Kassenbuch, oder es wird privat ausgegeben, dann ist es eine Entnahme. „Abhebung" ist keine Kategorie. Wie Bank und Kasse zusammenspielen, zeigt Kassenbuch, Bankbuch und Kontoauszug.
- Steuern und Versicherungen. Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer gehen auf Privatsteuern, Kranken- und Rentenversicherung auf Sonderausgaben. Nur die Umsatzsteuer ist eine Betriebsausgabe und gehört nicht hierher.
- Einlagen in Gegenrichtung. Eine Überweisung vom Privatkonto, weil das Geschäftskonto vor der Steuerzahlung zu leer war, ist eine Einlage. Wer sie als Einnahme bucht, versteuert sie ein zweites Mal.
Ein Fall gehört ausdrücklich nicht hierher: die Umbuchung zwischen zwei betrieblichen Konten, etwa aufs Tagesgeldkonto. Dort verlässt das Geld den Betrieb nicht, das ist Geldtransit. Wer Entnahmen auf Geldtransit bucht, hat am Jahresende einen offenen Saldo auf dem Zwischenkonto und keine Entnahmen in der Steuererklärung. Wer umgekehrt Umbuchungen als Entnahme bucht, meldet zu hohe Entnahmen.
Sachentnahmen: wenn Umsatzsteuer dazukommt
Nicht jede Entnahme ist Geld. Wer Waren aus dem Lager für den eigenen Haushalt nimmt oder den Firmenwagen privat fährt, entnimmt ebenfalls, nur ohne Zeile auf dem Kontoauszug. Solche Entnahmen sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG mit dem Teilwert anzusetzen, beim Pkw nach der 1-Prozent-Regel oder per Fahrtenbuch. Umsatzsteuerlich behandelt § 3 Abs. 1b UStG die Entnahme eines Gegenstands wie eine Lieferung gegen Entgelt und § 3 Abs. 9a UStG die private Nutzung wie eine sonstige Leistung, jeweils wenn beim Kauf Vorsteuer abgezogen wurde. Dafür gibt es das Konto Unentgeltliche Wertabgaben (1880 im SKR03, 2130 im SKR04). Diese Buchungen gehören in die Hand der Kanzlei, zählen aber zur Jahressumme der Entnahmen.
Warum die Jahressumme zählt
Für die EÜR sind Entnahmen und Einlagen erfolgsneutral, trotzdem fragt das Finanzamt sie ab. Die Anlage EÜR 2025 enthält im Abschnitt „Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen" je eine Zeile für „Entnahmen einschließlich Sach-, Leistungs- und Nutzungsentnahmen" und „Einlagen einschließlich Sach-, Leistungs- und Nutzungseinlagen". Hintergrund ist § 4 Abs. 4a EStG: Übersteigen die Entnahmen die Summe aus Gewinn und Einlagen, liegt eine Überentnahme vor. Dann sind betriebliche Schuldzinsen in Höhe von typisiert 6 Prozent der Überentnahme nicht abziehbar. Hinzugerechnet werden höchstens die Schuldzinsen des Jahres abzüglich 2.050 Euro, wer weniger Zinsen zahlt, ist nicht betroffen, und Zinsen für die Finanzierung von Anlagevermögen bleiben außen vor. Satz 6 der Vorschrift verlangt für die EÜR ausdrücklich, Entnahmen und Einlagen gesondert aufzuzeichnen. „Sonstige Ausgaben" reicht dafür nicht.
Für Bilanzierer gehört die Entnahme in den Betriebsvermögensvergleich: Nach § 4 Abs. 1 Satz 1 EStG wird der Gewinn um Entnahmen erhöht und um Einlagen gemindert. Zum Jahresabschluss werden die Privatkonten über das Kapitalkonto abgeschlossen und starten im neuen Jahr bei null. Anders als bei Geldtransit ist ein Saldo auf 1800 am 31. Dezember also kein Fehler, sondern die Information, was Sie im Jahr entnommen haben. In der Betriebsprüfung ist dieses Konto eines der ersten, das der Prüfer gegen Ihre Lebenshaltung hält: Auffällig niedrige Entnahmen ohne andere Einkünfte sind ein klassischer Anlass für Nachfragen. Mehr dazu in Betriebsprüfung: welche Kontoauszüge Sie vorlegen müssen.
Entnahmen über das Jahr zusammenstellen
Die Jahressumme entsteht nicht am 31. Dezember, sondern aus zwölf Kontoauszügen. Am einfachsten geht das in einer Tabelle. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDF-Auszüge des Geschäftskontos in Excel oder CSV um. Die Tabelle übernimmt die Spalten des Auszugs, also auch die IBAN der Gegenseite, wenn Ihre Bank sie druckt. Ein Filter auf Ihre private IBAN liefert alle Überweisungen an sich selbst, ein zweiter auf Finanzamt und Krankenkasse die Privatsteuern und Vorsorgeaufwendungen. Was übrig bleibt, prüfen Sie Zeile für Zeile, am besten monatlich statt einmal im Jahr. Ein System für alle übrigen Zeilen beschreibt Buchungen kategorisieren. Wie Selbstständige ihre Auszüge insgesamt aufbereiten, steht auf Kontoauszüge für Selbstständige, für die Übergabe an die Kanzlei gibt es den Export im DATEV-Format.
Wer noch kein getrenntes Geschäftskonto hat, hat das umgekehrte Problem: Dort ist fast jede Zeile privat, und die betrieblichen Buchungen müssen herausgefiltert werden. Wie das geht und warum ein zweites Konto den Aufwand erspart, erklärt Privates Konto geschäftlich nutzen.
Häufige Fragen
Welches Konto ist Privatentnahme? 1800 im SKR03 und 2100 im SKR04. Privateinlagen stehen auf 1890 beziehungsweise 2180. Beide Nummern stehen so im DATEV-Kontenrahmen 2026.
Ist eine Privatentnahme eine Betriebsausgabe? Nein. Sie mindert weder den Gewinn noch taucht sie als Ausgabe in der EÜR auf. Sie verändert nur, wie viel von Ihrem Gewinn noch im Betrieb liegt.
Muss ich Privatentnahmen in der EÜR angeben? Ja. Die Anlage EÜR fragt die Jahressummen von Entnahmen und Einlagen im Abschnitt „Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen" ab, wegen der Überentnahmen nach § 4 Abs. 4a EStG.
Welchen Beleg brauche ich für eine Privatentnahme? Den Kontoauszug. Für eine Überweisung aufs Privatkonto gibt es keinen anderen Beleg, und es braucht auch keinen.
Was ist der Unterschied zwischen Privatentnahme und Geldtransit? Bei Geldtransit bleibt das Geld im Betrieb und wechselt nur das Konto, etwa aufs Tagesgeldkonto. Bei der Privatentnahme verlässt es den Betrieb. Geldtransit muss am Jahresende auf null stehen, Privatentnahmen nicht.
Gibt es Privatentnahmen auch bei einer GmbH? Nein. Zahlungen an den Gesellschafter sind Gehalt, Gewinnausschüttung oder ein Darlehen über das Verrechnungskonto. Eine Entnahme ohne Rechtsgrund wäre eine verdeckte Gewinnausschüttung.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.