Kontoauszüge für Hausverwaltungen: WEG- und Mietkonten auswerten
Als Hausverwaltung führen Sie für jede Eigentümergemeinschaft ein eigenes Konto, meist dazu ein Rücklagenkonto – und für jedes müssen Sie nach Ablauf des Kalenderjahres Jahresabrechnung und Vermögensbericht aufstellen (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG). Nicht jedes Konto hängt an Ihrer Verwaltersoftware, und bei der Übernahme einer Gemeinschaft liegen die alten Auszüge nur als PDF vor. SmartKontoauszug wandelt die PDF-Auszüge von 37 Banken in eine saubere Excel- oder CSV-Tabelle um – oder in MT940 und CAMT.053, die Importformate vieler Verwalterprogramme. Hausgeld-Eingänge, Handwerkerrechnungen und Versorger stehen mit Datum, Betrag und Verwendungszweck in eigenen Spalten.
Zuletzt aktualisiert:
Vorteile
Warum SmartKontoauszug für Hausverwaltungen?
Ein Konto pro Gemeinschaft, eine Struktur für alle
Ob zehn oder hundert Gemeinschaften: Jeder Auszug landet in denselben Spalten. Sie laden die Konten mehrerer Gemeinschaften zusammen hoch und werten jede in derselben Form aus.
Jahresabrechnung und Vermögensbericht
Einnahmen, Ausgaben und der Stand der Erhaltungsrücklage lassen sich aus der Tabelle je Kostenart summieren – die Grundlage für die Abrechnung nach § 28 WEG.
Hausgeld-Eingänge abgleichen
Filtern Sie nach Einheit oder Eigentümer, sehen Sie auf einen Blick, wer Vorschüsse schuldig geblieben ist, und erstellen Sie die Mahnliste aus der Tabelle.
MT940 & CAMT.053 für die Verwaltersoftware
Konten ohne EBICS-Anbindung oder Zeiträume vor der Übernahme wandeln Sie in MT940 oder CAMT.053 um und importieren sie wie einen Bankabruf.
Belegprüfung durch den Beirat
Der Verwaltungsbeirat prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung (§ 29 Abs. 2 WEG). Eine sortierbare Tabelle beschleunigt die Prüfung – Beleg bleibt das PDF der Bank.
Ein Guthaben für das ganze Büro
Laden Sie Ihre Mitarbeiter in Ihr Team ein: Alle Objektbetreuer nutzen dasselbe Seiten-Guthaben und sehen dieselben Konvertierungen. Keine Preise pro Nutzer, kein Abo.
Anwendungsfälle
Wofür Hausverwaltungen SmartKontoauszug nutzen
WEG-Jahresabrechnung
Alle Buchungen des Kalenderjahres je Gemeinschaft als Tabelle – nach Kostenart summiert für Gesamt- und Einzelabrechnung, Nachschüsse und angepasste Vorschüsse.
Vermögensbericht & Erhaltungsrücklage
Zuführungen und Entnahmen des Rücklagenkontos lückenlos nachvollziehen und den Stand zum Jahresende ausweisen.
Mietverwaltung & Betriebskostenabrechnung
Für fremdverwaltete Mietobjekte umlagefähige Kosten herausfiltern und die Abrechnung innerhalb der Zwölf-Monats-Frist erstellen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Übernahme einer Gemeinschaft
Die PDF-Auszüge des Vorverwalters rückwirkend digitalisieren und das laufende Jahr lückenlos in Ihre Software übernehmen.
Anleitung
So bereiten Sie WEG-Konten für die Jahresabrechnung auf
- 1
Auszüge je Gemeinschaft als PDF herunterladen
Laden Sie die Auszüge von Girokonto und Rücklagenkonto der Gemeinschaft für das Kalenderjahr aus dem Online-Banking herunter.
- 2
PDFs gemeinsam hochladen
Laden Sie alle Monate – und bei Bedarf mehrere Gemeinschaften – in einem Schritt hoch. 37 Banken werden automatisch erkannt, jede Datei wird einzeln verarbeitet.
- 3
Format wählen
Excel oder CSV für Abrechnung und Beiratsprüfung; MT940 oder CAMT.053 für den Import in Ihre Verwaltersoftware.
- 4
Nach Kostenart und Einheit sortieren
Trennen Sie Hausgeld-Eingänge, Versorger, Handwerker, Versicherung und Verwaltervergütung und ordnen Sie die Eingänge den Einheiten zu.
- 5
Jahresabrechnung und Vermögensbericht erstellen
Übernehmen Sie die Summen in Gesamt- und Einzelabrechnung, weisen Sie den Stand der Rücklage aus und legen Sie beides dem Beirat zur Prüfung vor.
SmartKontoauszug ersetzt keine Verwaltersoftware. Es liefert den Teil, der sonst Handarbeit ist: die Buchungen eines PDF-Auszugs vollständig und sortierbar – als Tabelle für die Abrechnung oder als Bankdatei für den Import. Beleg gegenüber Eigentümern und Beirat bleibt der Original-Auszug; jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
So funktioniert's
In drei Schritten fertig
Von der PDF-Datei zur importfertigen Tabelle – ohne Vorkenntnisse, ohne Installation.
- 01
PDF hochladen
Ziehen Sie Ihren Kontoauszug in das Upload-Feld oder klicken Sie zum Auswählen.
Auch mehrere PDFs auf einmal möglich. Ihre Datei verlässt Ihren Browser erst nach der Übertragung – verschlüsselt per HTTPS.
- 02
Automatisch verarbeiten
Ihre Bank wird automatisch erkannt und alle Transaktionen werden präzise ausgelesen.
Kein manuelles Anpassen, kein Template-Mapping. Datum, Betrag, Verwendungszweck und Kontostand werden zuverlässig extrahiert.
- 03
Datei herunterladen
Laden Sie das Ergebnis als CSV oder Excel (.xlsx) herunter – in Sekunden fertig.
Die Datei ist sofort importierbar in DATEV, Lexware, sevDesk, Excel und Google Sheets.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Bankdaten sind bei uns sicher
Wir verarbeiten Ihre Finanzdaten mit der gleichen Sorgfalt, die Sie von Ihrer Bank erwarten.
100% DSGVO-konform · Server in Deutschland · Keine Weitergabe an Dritte
- Keine Bankzugangsdaten nötig
- Sie laden ausschließlich Ihr PDF hoch – Ihre E-Banking-Zugangsdaten oder Kontonummern werden zu keinem Zeitpunkt abgefragt.
- PDFs werden nach der Extraktion gelöscht
- Hochgeladene PDF-Dateien werden unmittelbar nach der Verarbeitung automatisch gelöscht. Ihre Originaldateien verbleiben nie dauerhaft auf unseren Servern.
- Extraktionsdaten nach 7 Tagen gelöscht
- Die extrahierten Transaktionsdaten werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Sie können Ihre Daten jederzeit früher manuell im Dashboard entfernen.
- Server in Deutschland – 100% DSGVO
- Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert – vollständig konform mit der DSGVO.
Häufige Fragen
Häufige Fragen für Hausverwaltungen
Kann ich die Konten mehrerer Eigentümergemeinschaften gleichzeitig verarbeiten?
Ja. Laden Sie die PDFs aller Gemeinschaften und Konten zusammen hoch. Jede Datei wird einzeln verarbeitet und steht separat zum Download bereit, sodass die Buchungen der Gemeinschaften getrennt bleiben.
Welches Format importiert meine Verwaltersoftware?
Viele Verwalterprogramme lesen Bankumsätze als MT940 oder CAMT.053 ein – dieselben Formate, die sonst per EBICS ankommen. SmartKontoauszug erzeugt beide aus dem PDF; für die eigene Auswertung stehen Excel und CSV bereit.
Wie gleiche ich Hausgeld-Eingänge mit dem Wirtschaftsplan ab?
Exportieren Sie das Konto als Excel, filtern Sie nach dem Verwendungszweck der Einheit oder dem Namen des Eigentümers und vergleichen Sie Anzahl und Höhe der Eingänge mit den beschlossenen Vorschüssen. Fehlende Monate fallen so sofort auf.
Reicht die Excel-Tabelle als Beleg für die Beiratsprüfung?
Nein. Beleg bleibt der Kontoauszug der Bank; die Tabelle ist Ihr Arbeitsmittel für Abrechnung und Prüfung. Legen Sie dem Verwaltungsbeirat beides vor – die Tabelle macht das Nachvollziehen schneller, der Auszug bleibt der Nachweis.
Was mache ich mit den alten Auszügen bei der Übernahme einer Gemeinschaft?
Lassen Sie sich die PDF-Auszüge des laufenden Jahres und der Vorjahre vom Vorverwalter oder der Bank geben und wandeln Sie sie um. So übernehmen Sie das laufende Jahr lückenlos in Ihre Software und stellen die Jahresabrechnung ohne Nacherfassung auf.
Werden Hausgeld-Lastschriften und Daueraufträge korrekt erkannt?
Ja. Eingänge per Dauerauftrag oder Lastschrift werden ebenso wie Überweisungen mit Datum, Betrag, Gegenseite und Verwendungszweck vollständig aus dem PDF übernommen.
Werden die Daten sicher verarbeitet?
Ja. Es werden ausschließlich PDF-Dateien hochgeladen – keine Bankzugangsdaten. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland, und die Daten werden automatisch gelöscht.
Wie viel kostet die Nutzung?
Neu registrierte Nutzer erhalten 5 Gratis-Credits. Weitere Credits kosten 0,20 € pro Seite, ganz ohne Abo. Eine Seite entspricht einem Credit, und das Guthaben gilt für Ihr gesamtes Team.
Weitere Zielgruppen
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