Die kurze Antwort: Es hängt davon ab, ob Sie privat oder geschäftlich unterwegs sind. Als Privatperson sind Sie in den meisten Fällen frei. Wer selbstständig ist oder ein Unternehmen führt, muss sich dagegen an feste Fristen halten. Wir gehen beide Fälle der Reihe nach durch.
Privatpersonen: meistens keine Pflicht, aber trotzdem sinnvoll
Als Privatperson gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge aufzuheben. Sie dürften Ihre Auszüge theoretisch sofort wegwerfen. Sinnvoll ist das aber selten.
Der Grund sind die Verjährungsfristen. Bei vielen Zahlungen können Forderungen noch bis zu drei Jahre später auftauchen. Wenn ein Händler oder ein Dienstleister behauptet, Sie hätten nicht bezahlt, ist der Kontoauszug Ihr Nachweis. Deshalb ist es eine gute Idee, Auszüge etwa drei bis vier Jahre lang zu behalten.
Eine echte Pflicht gibt es trotzdem in einem Fall: Bei Handwerker- und Bauleistungen an Ihrem Grundstück oder Ihrer Immobilie müssen Sie die Rechnung und den Zahlungsnachweis zwei Jahre lang aufbewahren. Das steht im Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG). Wer die Unterlagen nicht vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld. Der passende Kontoauszug gehört hier also zu den Unterlagen, die Sie griffbereit haben sollten.
Selbstständige und Unternehmen: feste Fristen
Sobald Sie selbstständig sind, ein Gewerbe betreiben oder buchführungspflichtig sind, ändert sich die Lage. Kontoauszüge zählen dann zu den Buchungsbelegen. Sie zeigen, dass eine Einnahme oder Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat, und gehören damit zu Ihrer Buchhaltung.
Für Buchungsbelege gilt aktuell eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Früher waren es zehn Jahre. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Frist 2024 auf acht Jahre verkürzt. Für andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Inventare oder Handelsbücher bleibt es bei zehn Jahren.
Wichtig ist, wann die Frist startet. Sie beginnt nicht am Tag der Buchung, sondern am Ende des Kalenderjahres. Ein Auszug vom März 2026 wird also ab dem 31. Dezember 2026 gezählt. Die acht Jahre laufen dann bis Ende 2034.
Wenn Sie unsicher sind, welche Frist auf einen bestimmten Beleg zutrifft, fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater. Die Unterscheidung zwischen Buchungsbeleg und anderen Unterlagen ist nicht immer eindeutig.
Reicht die digitale Version aus?
Ja. Sie müssen Kontoauszüge nicht ausdrucken. Das PDF aus dem Online-Banking ist als digitaler Beleg anerkannt, solange ein paar Bedingungen erfüllt sind.
Für die geschäftliche Buchhaltung gelten die GoBD. Das sind die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Belege. Vereinfacht gesagt müssen Ihre Auszüge:
- vollständig sein, also lückenlos vorliegen
- unverändert bleiben, so wie die Bank sie ausgestellt hat
- jederzeit lesbar und auffindbar sein
Ein häufiger Fehler: sich darauf zu verlassen, dass die Auszüge im Online-Banking liegen bleiben. Das tun sie meistens nicht. Viele Banken zeigen Auszüge nur 90 Tage bis wenige Jahre an und löschen sie danach. Laden Sie Ihre PDFs deshalb regelmäßig herunter und legen Sie sie an einem festen Ort ab, am besten mit einem zusätzlichen Backup.
Was tun mit alten Papierauszügen?
Wenn Sie noch Auszüge auf Papier haben, dürfen Sie diese einscannen und digital ablegen. Privat können Sie das Original danach problemlos entsorgen. In der Buchhaltung ist das ebenfalls erlaubt, wenn die Digitalisierung GoBD-konform abläuft und der Scan inhaltlich mit dem Original übereinstimmt.
Praktisch wird es, wenn Sie Ihre Auszüge nicht nur archivieren, sondern auch auswerten wollen. Aus einem PDF lässt sich schlecht rechnen. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre Kontoauszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und haben alle Buchungen sauber in einer Tabelle. Das hilft bei der Steuererklärung und macht die Ablage übersichtlicher. Eine Übersicht der unterstützten Banken finden Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Wie lange zeigt meine Bank die Kontoauszüge online an? Das ist von Bank zu Bank verschieden. Üblich sind 90 Tage bis zu einigen Jahren. Danach werden die Auszüge oft gelöscht. Verlassen Sie sich nicht darauf und sichern Sie die PDFs selbst.
Muss ich als Privatperson Kontoauszüge aufbewahren? In der Regel nicht. Eine Ausnahme sind Handwerker- und Bauleistungen an Ihrer Immobilie, hier gelten zwei Jahre. Davon abgesehen sind drei bis vier Jahre als Zahlungsnachweis empfehlenswert.
Zählt das PDF aus dem Online-Banking als gültiger Beleg? Ja. Für die Buchhaltung muss es nur vollständig, unverändert und lesbar sein. Ein Ausdruck ist nicht nötig.
Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist? Ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auszug entstanden ist. Nicht ab dem Buchungsdatum.
Darf ich Kontoauszüge nach dem Einscannen wegwerfen? Privat ja. In der Buchhaltung dürfen Sie das Papier in der Regel ebenfalls entsorgen, wenn der Scan GoBD-konform erstellt wurde und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.