DATEV-Datei prüfen, bevor der Import scheitert
Laden Sie einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Datei) und sehen Sie sofort, ob er sauber importierbar ist: Der Prüfer kontrolliert Header, Spaltenzahl, Belegdaten, Wirtschaftsjahr, Beträge und die Datei-Kodierung – und zeigt Kontrollsummen für Soll und Haben. Ihre Buchungsdaten bleiben dabei vollständig auf Ihrem Gerät.
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EXTF-Buchungsstapel als .csv oder .txt – die Datei bleibt auf Ihrem Gerät
Was ist eine EXTF-Datei?
EXTF ist das Import-Format von DATEV Rechnungswesen für Daten aus Fremdprogrammen – am häufigsten als Buchungsstapel, also eine CSV-Datei mit einem Buchungssatz pro Zeile. Die Datei hat einen festen Aufbau: In der ersten Zeile steht ein Header mit 31 Feldern (Kennzeichen „EXTF", Versionsnummer, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Zeitraum des Stapels), in der zweiten Zeile die Spaltenüberschriften und ab der dritten Zeile die Buchungen – in der aktuellen Formatversion 13 mit genau 125 Spalten pro Zeile.
Das Gegenstück „DTVF" sieht identisch aus, ist aber DATEV-eigenen Exporten vorbehalten: Dateien aus Fremdsoftware müssen als EXTF gekennzeichnet sein, sonst verweigert DATEV den Import. Der Prüfer erkennt beide Kennzeichen und weist auf den Unterschied hin.
Woran DATEV-Importe am häufigsten scheitern
Der Klassiker ist die Kodierung: DATEV erwartet ANSI (Windows-1252) ohne Byte-Order-Mark. Viele Programme und Skripte schreiben CSV-Dateien aber als UTF-8 – der Import bricht dann ab oder verstümmelt Umlaute. Von außen sieht man einer Datei das nicht an; der Prüfer liest die Bytes und sagt es Ihnen.
Der zweite große Block sind die Datumsregeln. Das Belegdatum steht im Stapel nur als Tag und Monat (TTMM); das Jahr ergibt sich aus dem Wirtschaftsjahresbeginn im Header. Deshalb darf ein Buchungsstapel nur ein Wirtschaftsjahr umfassen – ein Stapel über den Jahreswechsel hinweg landet sonst teilweise im falschen Jahr. Dazu kommen die Formalien: falsche Spaltenzahl, Beträge mit Vorzeichen oder Tausenderpunkten, fehlende Konten oder ein Soll/Haben-Kennzeichen, das nicht „S" oder „H" ist.
All das prüft dieses Tool, bevor DATEV es tut – mit Zeilennummern zu jedem Fund, damit Sie das Problem im erzeugenden Programm oder in der Datei selbst schnell finden.
Was der Prüfer kontrolliert – und was nicht
Geprüft wird die Struktur: alle Header-Felder (Kennzeichen, Versionen, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge, Zeitraum, Festschreibung), die Spaltenüberschriften gegen das offizielle DATEV-Referenzformat, und jede Buchungszeile – Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto gegen die Sachkontenlänge, Belegdatum, Feldlängen, Fremdwährungsangaben und die Anführungszeichen-Logik der CSV-Struktur. Als Plausibilitätshilfe rechnet der Prüfer außerdem die Kontrollsummen für Soll und Haben aus.
Nicht prüfen kann er, was nur Ihre Buchhaltung weiß: ob die Konten in Ihrem Kontenplan existieren, ob BU-Schlüssel fachlich zur Buchung passen oder ob die Beträge inhaltlich stimmen. Ein fehlerfreies Prüfergebnis heißt also: Die Datei ist technisch sauber – die fachliche Prüfung übernimmt wie immer DATEV beim Import und Ihre Kanzlei beim Buchen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Tool
DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, wie sie Buchhaltungs- und Fakturaprogramme als „DATEV-Export" erzeugen – üblicherweise .csv- oder .txt-Dateien, deren erste Zeile mit „EXTF" beginnt. Die vollständige Prüfung gilt der aktuellen Header-Version 700 mit Formatversion 13; ältere Versionen werden erkannt und mit den passenden Grundprüfungen behandelt. Andere DATEV-Formatkategorien (z. B. Stammdaten) benennt der Prüfer, prüft sie aber nicht im Detail.
Nein. Die Datei wird vollständig in Ihrem Browser gelesen und geprüft – sie verlässt Ihr Gerät nicht. Gerade bei Buchungsdaten mit Namen und Beträgen ist das der Punkt, an dem viele Online-Tools ausscheiden; dieses hier lädt nichts hoch.
Der Prüfer kontrolliert die technische Struktur der Datei. DATEV prüft beim Import zusätzlich gegen Ihre Stammdaten: ob Konten im Kontenrahmen existieren, ob BU-Schlüssel zulässig sind, ob der Stapel zum Mandanten passt. Solche fachlichen Fehler kann ein dateibasierter Prüfer nicht sehen – strukturelle Importabbrüche (Kodierung, Spalten, Datumsregeln) erkennt er dafür zuverlässig vorab.
Steht im Header Festschreibung = 1, werden die Buchungen beim Import festgeschrieben – sie sind danach im Sinne der GoBD unveränderbar. Das ist für abgeschlossene Zeiträume gewollt und korrekt, sollte aber bewusst gesetzt sein: Ein versehentlich festgeschriebener Stapel lässt sich nur noch per Storno korrigieren. Der Prüfer zeigt das Kennzeichen deshalb immer an.
Beide bezeichnen dasselbe Dateiformat – das Kennzeichen im ersten Header-Feld sagt nur, woher die Datei stammt: DTVF schreiben DATEV-Programme bei eigenen Exporten, EXTF müssen alle Fremdprogramme verwenden. Eine aus Fremdsoftware stammende Datei mit DTVF-Kennzeichen lehnt DATEV beim Import ab.
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