Spätestens zur Steuererklärung brauchen Sie nicht einen Monat, sondern oft ein ganzes Jahr. Zwölf einzelne PDFs sind dann unpraktisch. Wer auswerten will, braucht alle Buchungen an einem Ort. So führen Sie mehrere Auszüge sinnvoll zusammen.
Warum überhaupt zusammenführen?
Einzelne Monatsauszüge reichen, um eine bestimmte Buchung nachzuschlagen. Sobald Sie aber Summen brauchen, Ausgaben nach Kategorien sortieren oder das ganze Jahr überblicken wollen, stoßen getrennte PDFs an ihre Grenzen. In einer gemeinsamen Tabelle können Sie filtern, sortieren und rechnen. Vermieter etwa werten so die Mieteinnahmen eines ganzen Jahres für die Anlage V aus; die Seite Kontoauszüge für Vermieter zeigt den kompletten Ablauf.
Der mühsame Weg von Hand
Theoretisch können Sie die Buchungen aus jedem PDF einzeln in eine Excel-Tabelle kopieren. In der Praxis ist das langsam und fehleranfällig. Spaltenüberschriften tauchen meist nur auf der ersten Seite auf, Seitenumbrüche zerreißen Tabellen, und beim Kopieren rutschen leicht Zahlen in die falsche Spalte. Bei zwölf Monaten summiert sich das zu einer langen, frustrierenden Arbeit.
Der schnelle Weg
Einfacher ist es, alle PDFs auf einmal zu verarbeiten. Mit SmartKontoauszug laden Sie mehrere Auszüge zusammen hoch und erhalten eine einzige Datei mit allen Buchungen. Die Spalten bleiben durchgehend gleich, auch wenn die Überschriften im PDF nur einmal gedruckt waren. So haben Sie das komplette Jahr in einer Excel- oder CSV-Datei, fertig zum Auswerten. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Nach dem Zusammenführen prüfen
Egal welchen Weg Sie wählen, ein paar Kontrollen lohnen sich:
- Vollständigkeit: Prüfen Sie, ob alle Monate dabei sind. Über den Saldo lässt sich das gut kontrollieren, denn der Endsaldo eines Monats sollte dem Anfangssaldo des nächsten entsprechen.
- Dubletten: Achten Sie darauf, dass keine Buchung doppelt auftaucht, etwa wenn sich zwei Auszüge am Monatsübergang überschneiden.
- Sortierung: Sortieren Sie die Tabelle nach Datum, damit die Buchungen in der richtigen Reihenfolge stehen.
Direkt weiterverwenden
Ist alles in einer Tabelle, geht der Rest leicht von der Hand. Sie können Kategorien vergeben, nach Empfänger filtern und Summen ziehen. Wie Sie daraus die Steuererklärung vorbereiten, steht im Beitrag Kontoauszüge für die Steuererklärung richtig aufbereiten.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere PDFs gleichzeitig hochladen? Ja. Sie laden alle gewünschten Monate zusammen hoch und erhalten das Ergebnis in einer gemeinsamen Datei.
Bleiben die Spalten über alle Monate gleich? Ja. Auch wenn die Spaltenüberschriften im PDF nur auf der ersten Seite stehen, werden die Buchungen durchgehend derselben Struktur zugeordnet.
Wie erkenne ich, ob ein Monat fehlt? Am Saldo. Der Endsaldo eines Monats und der Anfangssaldo des nächsten müssen übereinstimmen. Passt das nicht, fehlt vermutlich ein Auszug.
Wie verhindere ich doppelte Buchungen? Prüfen Sie die Übergänge zwischen den Auszügen und entfernen Sie Buchungen, die sich überschneiden.