Vor der Steuererklärung kommt fast immer der gleiche Moment: ein Stapel PDFs aus dem Online-Banking, jede Menge Buchungen und die Frage, wo man anfangen soll. Mit etwas Struktur geht das deutlich schneller. Hier ist eine Reihenfolge, die sich bewährt hat.
Erst sammeln, dann auf Vollständigkeit prüfen
Laden Sie zuerst alle Kontoauszüge des Steuerjahres herunter. Das betrifft jedes Konto, über das steuerlich relevante Zahlungen liefen: Girokonto, eventuell ein zweites Konto, ein Geschäftskonto, manchmal auch eine Kreditkartenabrechnung.
Prüfen Sie danach, ob die Auszüge lückenlos sind. Bei nummerierten Auszügen sehen Sie das an der laufenden Nummer. Fehlt ein Monat, holen Sie ihn aus dem Online-Banking nach, bevor Sie weitermachen. Eine Lücke fällt später bei der Eingabe sonst kaum auf und führt zu falschen Summen.
Privat und beruflich sauber trennen
Der größte Zeitfresser sind gemischte Konten. Wenn private und berufliche Zahlungen über dasselbe Konto laufen, müssen Sie beim Durchgehen jede Buchung einordnen. Das ist mühsam, aber wichtig, denn nur die beruflichen oder absetzbaren Posten gehören in die Steuererklärung.
Ein eigenes Konto für berufliche Zahlungen spart genau diese Arbeit. Wenn Sie selbstständig sind und noch alles über ein Konto laufen lassen, lohnt sich ein getrenntes Konto spätestens zur nächsten Steuererklärung.
Absetzbare Ausgaben markieren
Gehen Sie die Buchungen durch und markieren Sie alles, was steuerlich zählt. Je nach Situation sind das zum Beispiel:
- Werbungskosten: Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildung, Fachliteratur
- Betriebsausgaben bei Selbstständigen: Software, Büromaterial, Honorare, Miete für Geschäftsräume
- Sonderausgaben: Versicherungsbeiträge, Spenden
- Handwerker- und Haushaltsleistungen, die anteilig absetzbar sind
Notieren Sie sich zu jeder markierten Buchung kurz, worum es ging. Ein halbes Jahr später wissen Sie sonst nicht mehr, was sich hinter einer Überweisung verbarg. Der Verwendungszweck auf dem Auszug hilft, reicht aber nicht immer aus.
Belege zu den Buchungen legen
Eine Buchung auf dem Kontoauszug ist nur die halbe Miete. Das Finanzamt will im Zweifel auch die Rechnung sehen. Ordnen Sie deshalb jeder wichtigen Buchung den passenden Beleg zu. Bei digitaler Ablage hilft eine einheitliche Benennung der Dateien, etwa nach dem Muster Datum, Betrag und Empfänger.
Aus dem PDF eine Tabelle machen
Spätestens beim Zusammenrechnen stößt das PDF an seine Grenzen. Sie können in einem PDF nicht filtern, nicht sortieren und nicht summieren. Genau das brauchen Sie aber, um Ausgaben nach Kategorien zu addieren.
Hier hilft es, die Auszüge in eine Tabelle zu überführen. Mit SmartKontoauszug laden Sie Ihre PDF-Kontoauszüge hoch und erhalten eine fertige Excel- oder CSV-Datei mit allen Buchungen. In Excel oder einem anderen Tabellenprogramm können Sie dann nach Empfänger filtern, eigene Kategorien vergeben und die Summen je Kategorie ziehen. Das ist schneller und weniger fehleranfällig, als Beträge von Hand abzutippen.
Wer mit einem Steuerberater oder einer Buchhaltungssoftware arbeitet, kann die Daten auch direkt in einem passenden Buchhaltungsformat exportieren. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Mehrere Monate auf einmal verarbeiten
Für die Steuererklärung brauchen Sie meist das ganze Jahr. Sie müssen die zwölf Auszüge nicht einzeln bearbeiten. Laden Sie alle PDFs zusammen hoch und fassen Sie das Ergebnis in einer Datei zusammen. So haben Sie das komplette Jahr in einer Tabelle und können in einem Rutsch auswerten.
Häufige Fragen
Welche Kontoauszüge brauche ich für die Steuererklärung? Alle Auszüge der Konten, über die steuerlich relevante Zahlungen liefen. Bei Angestellten reicht oft das Girokonto, bei Selbstständigen kommt das Geschäftskonto dazu.
Reicht der Kontoauszug als Nachweis, oder brauche ich die Rechnung? In vielen Fällen will das Finanzamt beides sehen. Der Auszug zeigt die Zahlung, die Rechnung zeigt, wofür sie war. Heben Sie beides zusammen auf.
Muss ich die Beträge von Hand in die Steuersoftware eintippen? Nein. Wenn Sie Ihre Auszüge in eine Excel- oder CSV-Datei umwandeln, können Sie die Werte sortieren, summieren und übernehmen, ohne jede Zeile abzuschreiben.
Kann ich mehrere Monate gleichzeitig aufbereiten? Ja. Laden Sie alle PDFs des Jahres zusammen hoch und lassen Sie das Ergebnis in einer gemeinsamen Datei zusammenfassen.
Akzeptiert das Finanzamt eine selbst erstellte Excel-Tabelle aus den Auszügen? Die Tabelle hilft Ihnen beim Sortieren und Zusammenrechnen, gilt aber nicht selbst als Nachweis. Als Beleg zählen der Kontoauszug und die jeweilige Rechnung. Heben Sie diese also weiter auf, auch wenn Sie zusätzlich mit einer Tabelle arbeiten.
Dieser Artikel ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Steuerberatung. Welche Ausgaben in Ihrem Fall absetzbar sind, klärt Ihr Steuerberater.