Kontoauszüge für Vereine: Kassenbericht aus dem Vereinskonto erstellen
Als Kassenwart oder Schatzmeister legen Sie der Mitgliederversammlung einmal im Jahr Rechenschaft ab – eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben samt Belegen (§ 27 Abs. 3 in Verbindung mit §§ 666, 259 BGB). Fast alles davon steht auf dem Vereinskonto: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Hallenmiete, Versicherung, die Kosten des Sommerfests. SmartKontoauszug wandelt die PDF-Auszüge von 37 Banken in eine saubere Excel- oder CSV-Tabelle um. Datum, Betrag, Name und Verwendungszweck stehen in eigenen Spalten – so sortieren Sie das ganze Jahr nach Beiträgen, Spenden und Ausgaben, statt zwölf Auszüge abzutippen.
Zuletzt aktualisiert:
Vorteile
Warum SmartKontoauszug für Vereine?
Das ganze Jahr in einer Tabelle
Zwölf Monatsauszüge werden auf einmal verarbeitet. Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand lassen sich direkt aus der Tabelle ablesen.
Beiträge, Spenden, Veranstaltungen
Sortieren Sie nach Verwendungszweck und bilden Sie Summen je Kategorie – genau die Gliederung, die der Kassenbericht für die Mitgliederversammlung braucht.
Kassenprüfung ohne Suchen
Die Kassenprüfer gleichen Buchung für Buchung mit den Belegen ab. Eine chronologisch sortierte Tabelle mit Datum und Betrag macht die Prüfung deutlich schneller.
Offene Beiträge finden
Filtern Sie nach „Beitrag" im Verwendungszweck und vergleichen Sie mit der Mitgliederliste – wer noch nicht gezahlt hat, steht in Minuten fest.
Gemeinnützigkeit nachweisen
Gemeinnützige Vereine belegen ihre tatsächliche Geschäftsführung durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben (§ 63 Abs. 3 AO). Die Tabelle ist dafür die Grundlage – getrennt nach ideellem Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.
Übergabe an den Nachfolger
Wechselt der Kassenwart, übergeben Sie strukturierte Jahrestabellen statt Ordner voller PDFs – und wer mag, exportiert zusätzlich als DATEV für den Steuerberater des Vereins.
Anwendungsfälle
Wofür Vereine SmartKontoauszug nutzen
Kassenbericht für die Mitgliederversammlung
Einnahmen und Ausgaben des Jahres nach Kategorien summiert, mit Anfangs- und Endbestand – direkt aus den Buchungen des Vereinskontos.
Kassenprüfung vorbereiten
Alle Buchungen chronologisch und sortierbar, damit die Prüfer Belege und Kontobewegungen schnell abgleichen können.
Mitgliedsbeiträge abgleichen
Eingänge mit der Mitgliederliste vergleichen, Rückstände erkennen und Erinnerungen gezielt verschicken.
Spenden und Zuwendungsbestätigungen
Spendeneingänge herausfiltern, um Zuwendungsbestätigungen auszustellen – bis 300 € genügt dem Spender die Buchungsbestätigung der Bank (§ 50 Abs. 4 EStDV).
Steuererklärung des Vereins
Für die Körperschaftsteuererklärung mit Anlage Gem die Einnahmen nach Sphären trennen und prüfen, ob der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb unter der Freigrenze von 50.000 € bleibt (§ 64 Abs. 3 AO).
Anleitung
So erstellen Sie den Kassenbericht aus dem Vereinskonto
- 1
Auszüge des Vereinskontos als PDF herunterladen
Laden Sie die Auszüge des Geschäftsjahres aus dem Online-Banking herunter – bei mehreren Konten (Girokonto, Sparkonto, PayPal) alle.
- 2
PDFs bei SmartKontoauszug hochladen
Laden Sie alle Monate gemeinsam hoch. 37 Banken werden automatisch erkannt, jede Datei wird einzeln verarbeitet.
- 3
Als Excel oder CSV exportieren
Für den Kassenbericht genügt Excel. Führt ein Steuerberater die Buchhaltung des Vereins, wählen Sie DATEV oder Lexware.
- 4
Nach Kategorien sortieren
Ordnen Sie jede Buchung einer Kategorie zu – Beiträge, Spenden, Zuschüsse, Veranstaltungen, Miete, Versicherung – und bilden Sie Summen je Kategorie.
- 5
Kassenbericht aufstellen und prüfen lassen
Stellen Sie Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand gegenüber, legen Sie Tabelle und Auszüge den Kassenprüfern vor und präsentieren Sie das Ergebnis der Mitgliederversammlung.
Der Kassenbericht ist keine doppelte Buchführung, sondern eine geordnete Gegenüberstellung – genau das, was aus einer sauberen Tabelle in kurzer Zeit entsteht. Beleg bleibt der Kontoauszug der Bank: Bewahren Sie die PDFs zusammen mit Rechnungen und Quittungen auf, denn Kassenprüfer und Finanzamt dürfen sie sehen wollen.
So funktioniert's
In drei Schritten fertig
Von der PDF-Datei zur importfertigen Tabelle – ohne Vorkenntnisse, ohne Installation.
- 01
PDF hochladen
Ziehen Sie Ihren Kontoauszug in das Upload-Feld oder klicken Sie zum Auswählen.
Auch mehrere PDFs auf einmal möglich. Ihre Datei verlässt Ihren Browser erst nach der Übertragung – verschlüsselt per HTTPS.
- 02
Automatisch verarbeiten
Ihre Bank wird automatisch erkannt und alle Transaktionen werden präzise ausgelesen.
Kein manuelles Anpassen, kein Template-Mapping. Datum, Betrag, Verwendungszweck und Kontostand werden zuverlässig extrahiert.
- 03
Datei herunterladen
Laden Sie das Ergebnis als CSV oder Excel (.xlsx) herunter – in Sekunden fertig.
Die Datei ist sofort importierbar in DATEV, Lexware, sevDesk, Excel und Google Sheets.
Exportformate
Ihre Buchungen in jedes Format exportieren
Wählen Sie beim Download aus 14 Formaten – von Excel und CSV bis zu Buchhaltungs- und Banking-Standards. Alle Formate sind ohne Aufpreis enthalten.
Alle Formate & Preise ansehenSicherheit & Datenschutz
Ihre Bankdaten sind bei uns sicher
Wir verarbeiten Ihre Finanzdaten mit der gleichen Sorgfalt, die Sie von Ihrer Bank erwarten.
100% DSGVO-konform · Server in Deutschland · Keine Weitergabe an Dritte
- Keine Bankzugangsdaten nötig
- Sie laden ausschließlich Ihr PDF hoch – Ihre E-Banking-Zugangsdaten oder Kontonummern werden zu keinem Zeitpunkt abgefragt.
- PDFs werden nach der Extraktion gelöscht
- Hochgeladene PDF-Dateien werden unmittelbar nach der Verarbeitung automatisch gelöscht. Ihre Originaldateien verbleiben nie dauerhaft auf unseren Servern.
- Extraktionsdaten nach 7 Tagen gelöscht
- Die extrahierten Transaktionsdaten werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Sie können Ihre Daten jederzeit früher manuell im Dashboard entfernen.
- Server in Deutschland – 100% DSGVO
- Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert – vollständig konform mit der DSGVO.
Häufige Fragen
Häufige Fragen für Vereine
Was muss im Kassenbericht eines Vereins stehen?
Anfangsbestand zu Jahresbeginn, Einnahmen und Ausgaben des Jahres – sinnvoll gegliedert nach Beiträgen, Spenden, Zuschüssen, Veranstaltungen und laufenden Kosten – sowie der Endbestand aller Konten und der Barkasse. Grundlage ist die Rechenschaftspflicht des Vorstands (§ 27 Abs. 3 in Verbindung mit §§ 666, 259 BGB); die Einzelheiten regelt Ihre Satzung.
Brauchen wir eine Vereinssoftware?
Für die meisten kleinen Vereine nicht. Eine Excel- oder CSV-Tabelle mit allen Buchungen des Jahres reicht für Kassenbericht und Kassenprüfung. Wer bereits eine Vereinssoftware nutzt, kann die CSV-Datei in der Regel dort importieren.
Wie bereite ich die Kassenprüfung vor?
Legen Sie den Prüfern die Jahrestabelle, die Original-Auszüge und die Belege nach Datum sortiert vor. Ist die Tabelle chronologisch sortiert, lässt sich jede Buchung in wenigen Sekunden dem Beleg zuordnen.
Wie finde ich heraus, welche Mitglieder noch nicht gezahlt haben?
Filtern Sie die Tabelle nach „Beitrag" im Verwendungszweck und vergleichen Sie die Namen mit Ihrer Mitgliederliste – etwa per SVERWEIS in Excel. Rückstände stehen so in Minuten fest.
Was gilt für gemeinnützige Vereine?
Sie müssen die tatsächliche Geschäftsführung durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben nachweisen (§ 63 Abs. 3 AO) und die Einnahmen nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb trennen. Übersteigen die Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs einschließlich Umsatzsteuer 50.000 € im Jahr, fallen Körperschaft- und Gewerbesteuer an (§ 64 Abs. 3 AO).
Können Kassenwart und Kassenprüfer gemeinsam zugreifen?
Ja. Laden Sie Vorstandskollegen oder die Kassenprüfer in Ihr Team ein. Alle nutzen dasselbe Seiten-Guthaben und sehen dieselben Konvertierungen; Credits kauft nur der Team-Inhaber.
Werden die Daten sicher verarbeitet?
Ja. Es werden ausschließlich PDF-Dateien hochgeladen – keine Bankzugangsdaten. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland, und die Daten werden automatisch gelöscht.
Wie viel kostet die Nutzung?
Neu registrierte Nutzer erhalten 5 Gratis-Credits. Weitere Credits kosten 0,20 € pro Seite, ganz ohne Abo. Eine Seite entspricht einem Credit – ein Jahr Vereinskonto ist damit meist für wenige Euro aufbereitet.
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