Ein Kontoauszug listet Buchungen in der Reihenfolge, in der sie passiert sind. Für die Buchhaltung ist das die falsche Ordnung. Sie wollen wissen, was Einnahme und was Ausgabe war und welcher Art. Genau dafür braucht es Kategorien. Ein durchdachtes, aber einfaches System spart bei jeder Buchung Zeit und macht die Steuererklärung fast zum Selbstläufer. So bauen Sie es auf.
Warum Kategorien der Kern der Buchhaltung sind
Ohne Kategorien ist ein Auszug nur eine lange Liste. Mit Kategorien wird daraus eine Auswertung: Was habe ich eingenommen? Wofür gebe ich am meisten aus? Was davon ist absetzbar? Die Kategorie ist die Brücke zwischen der einzelnen Buchung und der Frage, die Sie am Jahresende beantworten müssen.
Der häufigste Fehler dabei ist, es zu kompliziert zu machen. Vierzig Kategorien klingen gründlich, werden aber nach zwei Wochen nicht mehr sauber durchgehalten. Ein System nützt nur, wenn Sie es dauerhaft anwenden.
Ein einfaches Kategoriengerüst
Für die meisten Selbstständigen reicht eine überschaubare Zahl von Kategorien. Als Ausgangspunkt:
Einnahmen
- Umsätze aus der eigenen Tätigkeit
- sonstige Einnahmen (Erstattungen, Zinsen)
Ausgaben
- Wareneinkauf oder Fremdleistungen
- Büro, Miete, Nebenkosten
- Reisekosten
- Marketing und Werbung
- Versicherungen und Beiträge
- Software und Abos
- Bankgebühren
- private Entnahmen
Diese Liste ist ein Vorschlag, kein Gesetz. Passen Sie sie an Ihre Tätigkeit an, aber halten Sie sie kurz. Lieber wenige Kategorien, die Sie konsequent nutzen, als viele, die Sie schleifen lassen.
Der Verwendungszweck ist Ihr bester Anhaltspunkt
Beim Zuordnen hilft vor allem ein Feld: der Verwendungszweck, zusammen mit dem Empfänger. Wiederkehrende Zahlungen an denselben Empfänger landen fast immer in derselben Kategorie. Was die Felder im Einzelnen bedeuten, erklärt der Beitrag die Felder im Kontoauszug erklärt.
Ein praktischer Trick: Sortieren Sie die Buchungen einmal nach Empfänger statt nach Datum. Dann kategorisieren Sie ganze Gruppen auf einmal, statt jede Zeile einzeln anzufassen.
Regelmäßig statt einmal im Jahr
Der zweite Hebel ist die Häufigkeit. Wer einmal im Monat oder Quartal kategorisiert, hat pro Sitzung wenige Buchungen und die Vorgänge noch im Kopf. Wer bis zur Steuererklärung wartet, sitzt vor Hunderten Zeilen und rätselt, was eine Zahlung vor elf Monaten war. Ein fester, kurzer Rhythmus ist deutlich weniger Arbeit als ein großer Kraftakt.
Warum eine Tabelle das Kategorisieren beschleunigt
Aus einem PDF lässt sich schlecht kategorisieren. In einer Tabelle dagegen können Sie nach Empfänger sortieren, filtern und ganzen Gruppen eine Kategorie geben.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre Auszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und legen die Kategorie einfach als zusätzliche Spalte an. Danach ziehen Sie Summen je Kategorie in Sekunden. Wie Selbstständige das in ihren Ablauf einbauen, zeigt die Seite Kontoauszüge für Selbstständige; welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln. Für die Steuererklärung führen Sie die Monate dann zusammen, wie im Beitrag Kontoauszüge zusammenführen beschrieben.
Häufige Fragen
Wie viele Kategorien brauche ich? So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Für die meisten Selbstständigen reichen rund zehn. Wichtiger als die Zahl ist, dass Sie sie konsequent durchhalten.
Wie ordne ich eine Buchung zu? Am schnellsten über Empfänger und Verwendungszweck. Wiederkehrende Zahlungen an denselben Empfänger gehören meist in dieselbe Kategorie.
Wie oft sollte ich kategorisieren? Am besten monatlich oder quartalsweise. Dann sind es wenige Buchungen pro Sitzung und die Vorgänge noch frisch.
Sollten sich meine Kategorien am Kontenrahmen orientieren? Wenn Sie eng mit einem Steuerberater arbeiten, kann eine Nähe zu dessen Kontenrahmen helfen. Für den eigenen Überblick reicht ein einfaches, verständliches Schema.