Bar oder unbar: In der Buchhaltung ist das eine der wichtigsten Trennlinien. Was in bar über die Ladentheke geht, wird anders erfasst als das, was über das Konto läuft. Dahinter stehen zwei Aufzeichnungen, das Kassenbuch und das Bankbuch, und der Kontoauszug ist die Grundlage für eine davon. Wer die drei auseinanderhält, versteht schnell, was das Finanzamt erwartet.
Bar und unbar: die entscheidende Trennung
Jede Einnahme und jede Ausgabe fließt entweder in bar oder über ein Konto. Diese Trennung zieht sich durch die ganze Buchhaltung:
- Bare Vorgänge sind Bargeld, das in die Kasse kommt oder aus ihr herausgeht.
- Unbare Vorgänge laufen über das Bankkonto: Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen.
Beide werden getrennt aufgezeichnet, weil sie unterschiedlich nachweisbar sind. Bei unbaren Vorgängen gibt es den Kontoauszug als Beleg. Bei baren Vorgängen gibt es den nicht, deshalb sind die Anforderungen an die Kassenführung besonders streng.
Das Kassenbuch: die Barkasse
Das Kassenbuch hält alle Barbewegungen fest: Bareinnahmen, Barausgaben und den jeweiligen Kassenbestand. Wichtig ist, dass der Bestand im Kassenbuch jederzeit dem tatsächlichen Bargeld in der Kasse entspricht. Eine Kasse kann nie weniger als null enthalten, und rechnerischer Bestand und gezähltes Geld müssen zusammenpassen.
Ob Sie überhaupt ein Kassenbuch führen müssen, hängt von der Art Ihrer Gewinnermittlung ab. Wer bilanziert und eine Kasse führt, ist dazu verpflichtet. Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, muss zwar kein formelles Kassenbuch führen, aber trotzdem seine Bareinnahmen vollständig und geordnet aufzeichnen. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Das Bankbuch: der Kontoauszug als Grundlage
Das Gegenstück für die unbaren Vorgänge wird oft „Bankbuch" genannt. Es ist die Aufzeichnung aller Bewegungen auf dem Bankkonto. Und hier liegt der Unterschied zur Kasse: Sie müssen diese Bewegungen nicht mühsam selbst protokollieren, denn die Bank tut das bereits. Der Kontoauszug ist im Grunde Ihr Bankbuch.
Jede Buchung auf dem Konto ist dort mit Datum, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck dokumentiert. Was die einzelnen Felder bedeuten, erklärt der Beitrag die Felder im Kontoauszug erklärt. Für die Buchhaltung heißt das: Die Auszüge lückenlos zu haben und die Buchungen sauber zu erfassen genügt, ein separates Protokoll brauchen Sie für die Bank nicht.
Warum das Finanzamt beides getrennt sehen will
Das Finanzamt prüft gern die Schlüssigkeit zwischen bar und unbar. Wenn Bareinnahmen auf dem Konto landen, muss der Weg nachvollziehbar sein: aus der Kasse zur Bank. Passt das nicht zusammen, etwa wenn mehr Geld eingezahlt wird als laut Kassenbuch eingenommen wurde, entstehen Rückfragen. Die getrennte, saubere Führung von Kassenbuch und Bankbewegungen ist deshalb keine Formsache, sondern schützt vor Diskussionen in der Prüfung. Welche Auszüge dabei verlangt werden dürfen, steht im Beitrag Betriebsprüfung und Kontoauszüge.
Die Bankseite schnell aufbereiten
Für die unbaren Vorgänge ist die Arbeit überschaubar, wenn die Auszüge in einer auswertbaren Form vorliegen. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre PDF-Auszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und haben alle Bankbewegungen sauber in einer Tabelle, bereit zum Verbuchen. Wie Selbstständige das laufend nutzen, zeigt die Seite Kontoauszüge für Selbstständige; welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Bankbuch? Das Kassenbuch erfasst die Barbewegungen, das Bankbuch die Bewegungen auf dem Bankkonto. Für die Bank liefert der Kontoauszug die Grundlage, die Barkasse müssen Sie selbst dokumentieren.
Ist der Kontoauszug schon das Bankbuch? Im Kern ja. Die Bank dokumentiert jede Bewegung auf dem Konto. Sie müssen die Auszüge nur vollständig aufbewahren und die Buchungen erfassen.
Muss ich ein Kassenbuch führen? Wer bilanziert und eine Kasse führt, ja. Bei der Einnahmenüberschussrechnung ist kein formelles Kassenbuch nötig, die Bareinnahmen müssen aber vollständig aufgezeichnet werden.
Warum ist die Kassenführung strenger als die Bankaufzeichnung? Weil es für Bargeld keinen unabhängigen Beleg wie den Kontoauszug gibt. Deshalb muss die Kasse besonders lückenlos und nachvollziehbar geführt sein.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Welche Aufzeichnungspflichten für Sie gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.