Der Kassenwart eines Vereins hat einmal im Jahr einen festen Termin: den Kassenbericht für die Mitgliederversammlung. Er zeigt, was der Verein eingenommen und ausgegeben hat und wie es um die Kasse steht. Die Grundlage dafür liegt größtenteils auf dem Vereinskonto. Wie Sie den Bericht daraus aufbauen und die Prüfung vorbereiten.
Was in den Kassenbericht gehört
Ein Kassenbericht ist im Kern eine einfache Gegenüberstellung, keine komplizierte Buchhaltung. Er zeigt:
- den Anfangsbestand zu Jahresbeginn
- die Einnahmen des Jahres, etwa Mitgliedsbeiträge, Spenden, Einnahmen aus Veranstaltungen
- die Ausgaben, etwa Miete, Anschaffungen, Gebühren
- den Endbestand zum Jahresende
Wichtig ist, dass Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben genau den Endbestand ergibt. Diese Rechnung muss aufgehen, sonst fehlt ein Vorgang oder ist doppelt erfasst.
Der Kontoauszug ist die Hauptquelle
Da die meisten Vereine ihre Zahlungen über ein Konto abwickeln, sind die Kontoauszüge die zentrale Grundlage. Jeder Mitgliedsbeitrag, jede Überweisung und jede Abbuchung steht dort mit Datum, Betrag und Verwendungszweck. Der Endsaldo des Kontos zum Jahresende ist zugleich ein Teil Ihres Endbestands.
Führt der Verein zusätzlich eine Barkasse, kommt deren Bestand hinzu. Bar und unbar sollten Sie dabei getrennt ausweisen, ähnlich wie im Beitrag Kassenbuch, Bankbuch und Kontoauszug beschrieben.
Nach Kategorien sortieren
Für die Mitgliederversammlung ist eine reine Liste aller Buchungen wenig aussagekräftig. Interessanter ist, die Einnahmen und Ausgaben nach Art zu bündeln: Wie viel kam an Beiträgen zusammen, wie viel an Spenden, was kostete die letzte Veranstaltung? Sortieren Sie die Buchungen dafür nach Verwendungszweck oder Empfänger und bilden Sie Summen je Kategorie.
Die Kassenprüfung vorbereiten
Die meisten Vereine lassen die Kasse von gewählten Kassenprüfern kontrollieren, bevor die Versammlung den Vorstand entlastet. Die Prüfer schauen, ob die Belege zu den Buchungen passen und der Bericht schlüssig ist. Sie erleichtern ihnen die Arbeit, wenn:
- die Auszüge vollständig vorliegen, kein Monat fehlt
- zu größeren Ausgaben die Belege greifbar sind
- der Bericht nachvollziehbar aufgebaut ist und die Rechnung aufgeht
Den Bericht schnell aus dem Auszug bauen
Aus einem Stapel PDF-Auszüge ist das Summieren mühsam. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die Auszüge des Vereinskontos in eine Excel- oder CSV-Datei um und bilden Summen je Kategorie in Minuten. Auch mehrere Monate lassen sich zusammen verarbeiten, sodass Sie das ganze Jahr in einer Tabelle haben. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln. Wie Sie mehrere Auszüge sauber zusammenführen, zeigt der Beitrag Kontoauszüge zusammenführen.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Kassenbericht? Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand. Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand ergeben.
Reicht der Kontoauszug als Grundlage? Für den unbaren Teil ja, er ist die Hauptquelle. Eine zusätzliche Barkasse weisen Sie getrennt aus und rechnen ihren Bestand hinzu.
Wie bereite ich die Kassenprüfung vor? Sorgen Sie für vollständige Auszüge, greifbare Belege zu größeren Ausgaben und einen nachvollziehbaren Bericht, dessen Rechnung aufgeht.
Wie fasse ich die Buchungen sinnvoll zusammen? Nach Kategorien wie Beiträge, Spenden oder Veranstaltungskosten. Sortieren Sie nach Verwendungszweck und bilden Sie Summen je Gruppe.