Auf dem Konto eines Vermieters sieht jede Mietzahlung erst einmal gleich aus: ein Betrag, ein Absender, ein Datum. Dahinter stecken aber unterschiedliche Bestandteile, die buchhalterisch und steuerlich verschieden behandelt werden. Wer sie sauber auseinanderhält, hat die Nebenkostenabrechnung und die Steuererklärung leichter im Griff. So ordnen Sie Mietzahlungen richtig zu.
Woraus sich die Miete zusammensetzt
Was der Mieter überweist, ist meist die Warmmiete, und die besteht aus mehreren Teilen:
- die Kaltmiete für die Nutzung der Wohnung
- die Nebenkostenvorauszahlung für Betriebskosten wie Wasser, Müll oder Heizung
Oft kommt beides als ein einziger Betrag auf dem Konto an. Für die Auswertung ist es aber wichtig zu wissen, welcher Anteil auf die Kaltmiete und welcher auf die Vorauszahlung entfällt, weil die Vorauszahlungen später mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.
Die Kaution ist ein Sonderfall
Die Mietkaution nimmt eine Sonderrolle ein. Sie ist keine Einnahme, sondern Geld, das Sie treuhänderisch für den Mieter verwahren. Auf dem Konto sieht der Kautionseingang aber genauso aus wie eine Mietzahlung, deshalb muss man ihn beim Zuordnen bewusst getrennt behandeln.
Rechtlich ist die Kaution getrennt vom eigenen Vermögen anzulegen, üblicherweise auf einem separaten Kautionskonto. Steuerlich wird sie erst relevant, wenn Sie sie einbehalten, etwa für offene Forderungen. Warum sie nicht in die Anlage V gehört, vertieft der Beitrag Anlage V: Mieteinnahmen aus dem Kontoauszug.
Mehrere Mieter auseinanderhalten
Wer mehrere Wohnungen oder Objekte vermietet, steht vor der zusätzlichen Aufgabe, jede Zahlung dem richtigen Mieter zuzuordnen. Der beste Anhaltspunkt ist der Verwendungszweck, kombiniert mit dem Absender. Viele Mieter geben Wohnung oder Objekt im Verwendungszweck an, was die Zuordnung erleichtert.
Ein praktischer Weg ist, die Zahlungen einmal nach Absender zu sortieren. Dann sehen Sie pro Mieter alle Eingänge des Jahres beisammen und erkennen schnell, ob eine Zahlung fehlt oder unvollständig war.
So behalten Sie den Überblick
Aus einem PDF ist das Sortieren mühsam. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die Auszüge Ihres Mietkontos in eine Excel- oder CSV-Datei um und filtern nach Absender oder Verwendungszweck. Bei mehreren Objekten laden Sie alle Konten zusammen hoch und werten jedes in derselben Struktur aus. Den kompletten Ablauf für Vermieter zeigt die Seite Kontoauszüge für Vermieter; welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Dieselbe aufbereitete Tabelle nutzen Sie anschließend für die Nebenkostenabrechnung und die Anlage V, ohne die Auszüge ein zweites Mal durchgehen zu müssen.
Häufige Fragen
Wie teile ich Kaltmiete und Nebenkostenvorauszahlung auf? Nach dem vereinbarten Mietvertrag: Dort steht, welcher Anteil der Warmmiete auf die Kaltmiete und welcher auf die Vorauszahlung entfällt. Auf dem Konto kommt oft nur die Summe an.
Zählt die Kaution zu den Mieteinnahmen? Nein. Sie verwahren die Kaution treuhänderisch, meist auf einem separaten Konto. Erst wenn Sie sie einbehalten, wird sie steuerlich relevant.
Wie ordne ich Zahlungen mehreren Mietern zu? Am besten über Verwendungszweck und Absender. Sortieren Sie die Eingänge nach Absender, dann sehen Sie pro Mieter alle Zahlungen des Jahres.
Wie erkenne ich eine fehlende Mietzahlung? Wenn Sie die Eingänge je Mieter beisammen haben, fällt eine ausbleibende oder zu geringe Zahlung sofort auf.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.