Einmal im Jahr steht sie an: die Nebenkostenabrechnung. Die wichtigste Grundlage dafür haben Sie längst, nämlich die Auszüge Ihres Mietkontos. Dort steht, was tatsächlich geflossen ist. Der Kontoauszug ist aber nicht die Abrechnung selbst, sondern das Rohmaterial. Zwei Dinge müssen Sie sauber trennen: welche Kosten Sie überhaupt umlegen dürfen und bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss. Der Rest ist Sortierarbeit.
Der Kontoauszug ist die Grundlage, nicht die Abrechnung
Über das Mietkonto laufen im Jahr viele Buchungen: Mieteingänge, die Grundsteuer, der Abschlag an den Versorger, die Rechnung des Hausmeisterdienstes, vielleicht eine Reparatur, dazu Bankgebühren. Für die Nebenkostenabrechnung ist davon nur ein Teil relevant. Der erste Schritt ist deshalb nicht das Rechnen, sondern das Aussortieren.
Praktisch heißt das: Sie brauchen alle zwölf Monatsauszüge des Abrechnungszeitraums in einer Ansicht, in der Sie filtern und summieren können. Wie Sie mehrere PDFs in einer Tabelle bündeln, ohne jede Zeile abzutippen, beschreibt der Beitrag Kontoauszüge mehrerer Monate zusammenführen. Erst wenn alle Buchungen des Jahres in einer Tabelle stehen, lässt sich sinnvoll trennen.
Welche Kosten dürfen in die Abrechnung?
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten. Das sind laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) die Kosten, die durch den laufenden Betrieb des Gebäudes immer wieder entstehen. Die §§ 1 und 2 BetrKV zählen sie auf. Typische umlagefähige Positionen, die Sie auf dem Kontoauszug wiederfinden:
- Grundsteuer
- Wasser und Abwasser
- Heizung und Warmwasser
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Hausreinigung und Gartenpflege
- Hausmeisterdienst
- Aufzug
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung
- Schornsteinfeger, Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
Welche Kosten dürfen nicht rein?
Genauso wichtig ist die andere Seite. Diese Buchungen tauchen auf dem Mietkonto auf, gehören aber nicht in die Nebenkostenabrechnung:
- Instandhaltung und Reparaturen. Ein neuer Boiler, das reparierte Dach, der Handwerker für die tropfende Leitung: All das trägt der Vermieter. Umlagefähig sind laufende Betriebskosten, keine Erhaltungsmaßnahmen.
- Verwaltungskosten. Ihre eigene Arbeitszeit, Porto, die Kosten der Hausverwaltung sind nicht umlagefähig.
- Bankgebühren und Kontoführung des Mietkontos bleiben bei Ihnen.
- Kabelgebühren. Hier gab es eine Änderung, die viele übersehen: Seit dem 1. Juli 2024 ist das sogenannte Nebenkostenprivileg entfallen. Kabelgebühren dürfen Sie nicht mehr über die Nebenkosten umlegen. Für Abrechnungen der Jahre 2025 und 2026 heißt das: Diese Position gehört nicht mehr hinein, auch wenn sie in Vorjahren dabei war.
Wenn eine Buchung nicht eindeutig zuzuordnen ist, hilft ein Blick auf den Verwendungszweck. Was die einzelnen Felder auf dem Auszug bedeuten und wie Sie den Empfänger sicher erkennen, erklärt der Beitrag die Felder im Kontoauszug erklärt.
Die Frist: zwölf Monate, und zwar als Ausschlussfrist
Der Punkt, an dem Vermieter am häufigsten Geld verlieren. Nach § 556 Abs. 3 BGB müssen Sie dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Für das Kalenderjahr 2025 als Abrechnungszeitraum bedeutet das: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein.
Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Versäumen Sie sie, können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen — es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen. Die Frist wirkt also nur zu Ihren Lasten. Deshalb lohnt es sich, die Auszüge früh aufzubereiten und nicht erst kurz vor Fristende mit dem Sortieren anzufangen.
Schritt für Schritt vom Auszug zur Abrechnung
- Alle zwölf Auszüge zusammenführen. Ein Jahr Mietkonto in einer Tabelle, sortiert nach Datum.
- Umlagefähige Kosten markieren. Gehen Sie die Ausgaben durch und kennzeichnen Sie jede Buchung als umlagefähig oder nicht. Bei Unsicherheit hilft die Liste der §§ 1 und 2 BetrKV.
- Nach Kostenart summieren. Bilden Sie pro Position (Grundsteuer, Wasser, Müll …) die Jahressumme. In einer Tabelle geht das mit einer Filter- und Summenfunktion in Minuten.
- Auf die Mieter verteilen. Die Gesamtkosten je Position werden nach dem vereinbarten Umlageschlüssel aufgeteilt, meist nach Wohnfläche, bei Heizung und Wasser oft nach Verbrauch.
- Vorauszahlungen gegenrechnen. Von der Summe ziehen Sie die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters ab. Was übrig bleibt, ist Nachzahlung oder Guthaben.
Warum die Tabelle den Unterschied macht
Der aufwändigste Teil ist Schritt 1 und 2, das Trennen der Buchungen. Solange die Auszüge als zwölf einzelne PDFs vorliegen, ist das mühsame Sucharbeit. Liegt dagegen das ganze Jahr als Tabelle vor, filtern Sie nach Empfänger oder Verwendungszweck und haben Mieteingänge, umlagefähige Kosten und nicht umlagefähige Ausgaben schnell auf getrennten Stapeln.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDFs Ihres Mietkontos in eine Excel- oder CSV-Datei um und laden bei mehreren Objekten alle Konten zusammen hoch. Den kompletten Ablauf für Vermieter, von der Anlage V bis zur Nebenkostenabrechnung, zeigt die Seite Kontoauszüge für Vermieter. Welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Ein Nebeneffekt: Dieselbe aufbereitete Tabelle nutzen Sie direkt für die Anlage V Ihrer Steuererklärung. Die Mieteinnahmen stehen auf der einen, die Werbungskosten auf der anderen Seite. Sie sortieren die Auszüge also nur einmal und verwenden das Ergebnis zweifach.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein? Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben müssen Sie aber weiterhin auszahlen.
Sind Reparaturen umlagefähig? Nein. Reparaturen und Instandhaltung trägt der Vermieter. Umlagefähig sind nur die laufenden Betriebskosten nach der BetrKV, nicht die Erhaltung des Gebäudes.
Darf ich Kabelgebühren noch umlegen? Nein. Seit dem 1. Juli 2024 ist das Nebenkostenprivileg entfallen. In Abrechnungen für 2025 und 2026 dürfen Kabelgebühren nicht mehr enthalten sein.
Reicht der Kontoauszug als Nachweis für die Kosten? Der Auszug belegt die Zahlung. Als Beleg für die einzelne Position gehört die jeweilige Rechnung dazu, in die der Mieter Einsicht nehmen darf. Wie lange Sie beides aufbewahren sollten, klärt der Beitrag Kontoauszüge aufbewahren.
Wie trenne ich Mieteinnahmen von den Kosten? Am einfachsten in einer Tabelle: nach Verwendungszweck oder Empfänger filtern. Mieteingänge stehen dann auf der einen, Ausgaben auf der anderen Seite und lassen sich getrennt summieren.