Die Rechnung ist weg, aber die Zahlung steht auf dem Kontoauszug. Reicht das? Ob der Kontoauszug als Beleg genügt, hängt davon ab, was Sie damit nachweisen wollen. Er belegt zuverlässig, dass Geld geflossen ist. Wofür, steht dort meistens nicht. Für manche Zwecke reicht er deshalb allein, für andere ist er nur die Hälfte des Nachweises, und beim Vorsteuerabzug hilft er Ihnen gar nicht. Ein Überblick für die Buchhaltung und die private Steuererklärung.
Was ein Kontoauszug belegt und was nicht
Ein Kontoauszug ist ein Fremdbeleg: Er stammt nicht von Ihnen, sondern von Ihrer Bank. Zu jeder Buchung zeigt er das Buchungsdatum, den Betrag, Name und IBAN der Gegenseite und den Verwendungszweck. Damit ist belegt, dass eine Zahlung tatsächlich stattgefunden hat, wann und an wen. Welche Angaben genau auf dem Auszug stehen, erklären wir in Die Felder im Kontoauszug erklärt.
Was fehlt, ist der Inhalt des Geschäfts. Der Auszug sagt nicht, was Sie gekauft haben, in welcher Menge, zu welchem Steuersatz und wie viel Umsatzsteuer im Betrag steckt. „Amazon, 89,90 EUR" kann ein Fachbuch sein oder ein Geschenk für die Familie. Genau diese Lücke ist der Grund, warum der Auszug in vielen Fällen nicht allein steht.
In der Buchhaltung: Beleg für die Zahlung, nicht für die Ausgabe
Für die Buchführung gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg". Die GoBD formulieren es so: Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen, und wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.
Wer bilanziert, bucht eine Eingangsrechnung und die spätere Zahlung getrennt. Der Kontoauszug ist dann der Beleg für die Zahlungsbuchung, die Rechnung der Beleg für den Aufwand. Wer eine EÜR macht, bucht zwar nur die Zahlung, braucht als Nachweis für die Ausgabe aber trotzdem die Rechnung.
Allein reicht der Auszug bei Vorgängen, für die es keinen anderen Beleg gibt: Kontoführungsgebühren, Zinsen, sonstige Bankentgelte und Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten. Hier sind der Kontoauszug und der Rechnungsabschluss der Bank der Beleg.
Keine Vorsteuer ohne Rechnung
Am deutlichsten ist die Grenze beim Vorsteuerabzug. § 15 Abs. 1 UStG setzt voraus, dass Sie eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Ein Kontoauszug ist keine Rechnung, egal wie genau der Verwendungszweck ist. Fehlt die Rechnung, können Sie die Ausgabe unter Umständen noch als Betriebsausgabe ansetzen, die Vorsteuer daraus aber nicht.
Das gilt auch für kleine Beträge. Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, typischerweise der Kassenbon. Auch die braucht aber Name und Anschrift des Verkäufers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung, den Gesamtbetrag und den Steuersatz. Der Kontoauszug liefert davon höchstens die Hälfte.
Bewirtungen
Bei einer Bewirtung im Restaurant verlangt § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben zu Anlass und Teilnehmern, und die Rechnung des Lokals ist beizufügen. Die Kartenzahlung auf dem Auszug ersetzt keines von beidem. Wie Sie solche Zahlungen im Auszug erkennen, lesen Sie in Bewirtung und Reisekosten im Kontoauszug erkennen.
In der privaten Steuererklärung
Belege legen Sie der Einkommensteuererklärung grundsätzlich nicht mehr bei. Sie bewahren sie auf und reichen sie nach, wenn das Finanzamt fragt. Was dann genügt, hängt von der Ausgabe ab.
Handwerker und haushaltsnahe Dienstleistungen
Hier ist der Kontoauszug keine Ergänzung, sondern Voraussetzung. Nach § 35a Abs. 5 EStG gibt es die Steuerermäßigung nur, wenn Sie eine Rechnung erhalten haben und die Zahlung auf das Konto des Leistenden erfolgt ist. Bar bezahlte Handwerkerrechnungen fallen damit heraus, auch mit Quittung. Fragt das Finanzamt nach, brauchen Sie beides: die Rechnung und den Auszug mit der Überweisung.
Spenden bis 300 Euro
Für kleinere Spenden reicht der Kontoauszug tatsächlich als Beleg. § 50 Abs. 4 EStDV lässt bei Zuwendungen bis 300 Euro statt einer Zuwendungsbestätigung die Buchungsbestätigung der Bank genügen. Daraus müssen Name und Kontonummer (oder ein anderes Identifizierungsmerkmal) von Ihnen und vom Empfänger hervorgehen, außerdem Betrag, Buchungstag und die tatsächliche Durchführung der Zahlung. Ein normaler Kontoauszug erfüllt das.
Zwei Einschränkungen gibt es:
- Spenden an gemeinnützige Vereine: Zusätzlich zum Auszug bewahren Sie den Beleg auf, den der Verein selbst erstellt hat. Darauf stehen der steuerbegünstigte Zweck, die Angaben zur Freistellung und ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt. Viele Vereine stellen diesen vereinfachten Nachweis zum Download bereit.
- Spenden über 300 Euro: Hier brauchen Sie eine Zuwendungsbestätigung des Empfängers.
Aufbewahren müssen Sie die Unterlagen bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids (§ 50 Abs. 8 EStDV).
Werbungskosten und andere Ausgaben
Für Arbeitsmittel, Fortbildungen oder Fachliteratur will das Finanzamt bei einer Nachfrage meist die Rechnung sehen, denn nur sie zeigt, was Sie gekauft haben. Der Auszug ergänzt sie als Zahlungsnachweis. Ob ein Auszug allein akzeptiert wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Bei kleinen Beträgen mit eindeutigem Verwendungszweck klappt das in der Praxis oft, verlassen sollten Sie sich darauf nicht.
Auf einen Blick
| Situation | Reicht der Auszug allein? | Was zusätzlich nötig ist |
|---|---|---|
| Kontoführungsgebühren, Zinsen, Bankentgelte | Ja | – |
| Umbuchung zwischen eigenen Konten | Ja | Auszüge beider Konten |
| Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug | Nein | Rechnung nach § 14 UStG |
| Einkauf bis 250 Euro | Nein | Kassenbon als Kleinbetragsrechnung |
| Bewirtung im Restaurant | Nein | Rechnung des Lokals, Anlass, Teilnehmer |
| Handwerker, haushaltsnahe Dienste | Nein | Rechnung, Zahlung per Überweisung |
| Spende bis 300 Euro | Ja | bei Vereinen deren vereinfachter Nachweis |
| Spende über 300 Euro | Nein | Zuwendungsbestätigung |
Wenn die Rechnung fehlt: der Eigenbeleg
Fragen Sie zuerst beim Verkäufer nach einer Kopie. Die meisten Händler schicken die Rechnung erneut, Onlineshops haben sie oft im Kundenkonto hinterlegt. Erst wenn das nicht klappt, erstellen Sie einen Eigenbeleg. Darauf gehören:
- Datum und Betrag der Zahlung
- Name und Anschrift des Empfängers
- was Sie gekauft oder in Anspruch genommen haben und zu welchem Zweck
- warum kein Originalbeleg vorliegt
- Datum der Erstellung und Ihre Unterschrift
Legen Sie den Kontoauszug mit der Buchung dazu oder verknüpfen Sie beides digital. Der Auszug macht den Eigenbeleg glaubwürdig, weil er zeigt, dass die Zahlung tatsächlich geflossen ist. Zwei Grenzen bleiben: Aus einem Eigenbeleg ziehen Sie keine Vorsteuer, und er ist eine Ausnahme. Wer jeden Monat ein Dutzend davon schreibt, fällt in einer Betriebsprüfung auf.
Auszug und Belege zusammenbringen
Ob Buchhaltung oder Steuererklärung: Am Ende geht es darum, zu jeder relevanten Zahlung den passenden Beleg zu finden. Im PDF-Auszug ist das mühsam, weil Sie darin weder filtern noch sortieren können. Wandeln Sie Ihre Auszüge mit SmartKontoauszug in eine Excel-Tabelle um, bekommen Sie eine Zeile pro Buchung. Daneben ergänzen Sie eine Spalte für die Rechnungsnummer oder den Dateinamen des Belegs und sehen sofort, wo noch etwas fehlt.
Wie Sie die Belege selbst dauerhaft ablegen, zeigt Belegablage: ein System, das auch in drei Jahren trägt. Den ganzen Ablauf für die eigene Buchhaltung haben wir unter Kontoauszüge für Selbstständige zusammengefasst.
Häufige Fragen
Ist ein Kontoauszug ein Beleg? Ja. Er ist ein Fremdbeleg, weil ihn die Bank ausstellt. Er belegt die Zahlung mit Datum, Betrag und Empfänger, aber nicht den Inhalt des Geschäfts.
Reicht der Kontoauszug als Beleg für die Steuererklärung? Bei Spenden bis 300 Euro ja. Bei Handwerkerleistungen und haushaltsnahen Dienstleistungen brauchen Sie zusätzlich die Rechnung. Bei Werbungskosten will das Finanzamt im Zweifel ebenfalls die Rechnung sehen.
Kann ich mit einem Kontoauszug Vorsteuer ziehen? Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach § 14 UStG voraus, und ein Kontoauszug ist keine Rechnung.
Ist ein Kontoauszug eine Rechnung? Nein. Ihm fehlen die Pflichtangaben einer Rechnung, etwa die Steuernummer des Leistenden, die Beschreibung der Leistung und der Steuerbetrag. Daran ändert sich auch nichts, wenn der Verwendungszweck die Rechnungsnummer nennt.
Reicht das PDF aus dem Online-Banking als Beleg? Ja. Das PDF ist ein digitaler Originalbeleg, ein Ausdruck ist nicht nötig. In der Buchhaltung bewahren Sie es unverändert auf. Worauf es dabei ankommt, steht in Kontoauszüge digitalisieren und GoBD-konform archivieren.
Wie lange muss ich Kontoauszüge als Beleg aufbewahren? In der Buchhaltung acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, wie alle Buchungsbelege. Einzelheiten finden Sie in Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?.
Dieser Artikel ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Steuerberatung. Was in Ihrem Fall als Nachweis genügt, klärt Ihr Steuerberater.