Bewirtungs- und Reisekosten sind beliebte Betriebsausgaben, aber auch fehleranfällige. Auf dem Kontoauszug sehen sie erst einmal aus wie jede andere Zahlung, steuerlich gelten für sie aber Sonderregeln. Wer sie beim Sortieren richtig erkennt und behandelt, holt das Maximum heraus, ohne Ärger mit dem Finanzamt zu riskieren. Ein Überblick.
Bewirtungskosten: nur 70 Prozent zählen
Bei geschäftlichen Bewirtungen gilt eine feste Besonderheit: Nur 70 Prozent der Kosten sind als Betriebsausgabe abziehbar, die restlichen 30 Prozent nicht. Das betrifft die Bewirtung von Geschäftspartnern, etwa das Essen im Restaurant nach einem Termin.
Damit der Abzug überhaupt greift, müssen drei Dinge stimmen:
- Die Bewirtung war geschäftlich veranlasst.
- Die Kosten sind angemessen.
- Es liegt ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg vor, mit Anlass und Teilnehmern.
Auf dem Kontoauszug erkennen Sie die Bewirtung an der Kartenzahlung im Restaurant. Der Auszug allein reicht aber nicht als Nachweis: Der Bewirtungsbeleg mit den Angaben zu Anlass und Teilnehmern gehört dazu. Ohne ihn ist auch der 70-Prozent-Abzug gefährdet.
Reisekosten: mehrere Bestandteile
Reisekosten setzen sich aus verschiedenen Teilen zusammen, die unterschiedlich behandelt werden:
- Fahrtkosten: Bahn, Flug, Mietwagen oder die Kilometer mit dem eigenen Fahrzeug.
- Übernachtungskosten: das Hotel, in tatsächlicher Höhe gegen Beleg.
- Verpflegungsmehraufwand: hier gelten feste Pauschalen, kein Einzelnachweis.
Auf dem Kontoauszug finden Sie Fahrt- und Übernachtungskosten als konkrete Zahlungen an Bahn, Airline oder Hotel. Die Verpflegungspauschale dagegen taucht dort nicht auf, denn sie wird pauschal angesetzt, unabhängig davon, was Sie tatsächlich fürs Essen ausgegeben haben.
Die Verpflegungspauschale
Für den Verpflegungsmehraufwand im Inland gelten feste Tagessätze:
- 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage
- 28 Euro für einen vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit
Diese Pauschalen setzen Sie an, statt einzelne Essensbelege zu sammeln. Für Auslandsreisen gelten eigene, länderabhängige Sätze.
So behandeln Sie beides sauber
Beim Durchgehen der Auszüge lohnt es sich, Bewirtungs- und Reisekosten gleich als eigene Kategorien zu markieren, weil sie eine Sonderbehandlung brauchen. Wie Sie ein einfaches Kategoriensystem aufbauen, zeigt der Beitrag Buchungen kategorisieren.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre Auszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und filtern Zahlungen an Restaurants, Bahn oder Hotels schnell heraus. So trennen Sie die Kosten mit Sonderregeln vom Rest und haben die Beträge für die Steuererklärung parat. Wie Selbstständige das nutzen, zeigt die Seite Kontoauszüge für Selbstständige; welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Wie viel von den Bewirtungskosten kann ich absetzen? 70 Prozent der angemessenen, geschäftlich veranlassten Kosten. Die restlichen 30 Prozent sind nicht abziehbar. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg.
Reicht der Kontoauszug als Bewirtungsnachweis? Nein. Er belegt nur die Zahlung. Dazu gehört der Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern, sonst ist der Abzug gefährdet.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale? Im Inland 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und an An- und Abreisetagen, 28 Euro für einen vollen Tag. Fürs Ausland gelten eigene Sätze.
Muss ich Essensbelege auf Reisen sammeln? Für den Verpflegungsmehraufwand nicht, dafür gibt es die Pauschale. Fahrt- und Übernachtungskosten weisen Sie dagegen mit Belegen nach.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand 2026) und ersetzt keine Steuerberatung.