Immer mehr Selbstständige und Betriebe arbeiten papierlos. Bei Kontoauszügen ist das praktisch, hat aber einen Haken: Digital ablegen heißt nicht einfach „irgendwo speichern". Wer geschäftlich bucht, muss sich an die GoBD halten. Klingt sperrig, ist im Kern aber überschaubar.
Was sind die GoBD?
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Es sind Regeln der Finanzverwaltung dafür, wie digitale Belege geführt und aufbewahrt werden müssen.
Für Kontoauszüge laufen sie auf ein paar Punkte hinaus:
- Vollständigkeit: Alle Auszüge liegen lückenlos vor.
- Unveränderbarkeit: Ein Auszug bleibt so, wie die Bank ihn ausgestellt hat. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt.
- Lesbarkeit und Auffindbarkeit: Jeder Auszug lässt sich jederzeit öffnen und schnell wiederfinden.
- Zeitgerechte Erfassung: Sie legen die Auszüge zeitnah ab, nicht erst Jahre später gesammelt.
Reicht das PDF aus dem Online-Banking?
Ja. Das PDF, das Sie aus dem Online-Banking herunterladen, gilt als digitaler Originalbeleg. Sie müssen es nicht ausdrucken.
Ausdrucken und das PDF danach löschen ist sogar die schlechtere Wahl. Damit werfen Sie das Original weg und behalten nur eine Kopie. Besser ist es, das PDF unverändert zu sichern und so abzulegen, dass es niemand versehentlich überschreibt.
Ein häufiger Stolperstein: sich darauf zu verlassen, dass die Auszüge im Online-Banking liegen bleiben. Das tun sie meist nicht. Viele Banken löschen sie nach einigen Monaten bis wenigen Jahren. Laden Sie Ihre Auszüge deshalb regelmäßig herunter.
Papierauszüge einscannen
Alte Auszüge auf Papier dürfen Sie einscannen und danach das Original vernichten. Dieses sogenannte ersetzende Scannen ist erlaubt, wenn der Scan inhaltlich mit dem Papier übereinstimmt und Sie kurz festhalten, wie Sie dabei vorgehen.
Diese Beschreibung nennt sich Verfahrensdokumentation. Sie hält fest, wer wann scannt, wie die Dateien benannt werden und wo sie landen. Bei einem kleinen Betrieb reicht dafür eine knappe, schriftliche Beschreibung.
Praktische Tipps für die Ablage
Eine saubere Struktur erspart später viel Sucherei:
- Feste Ordnerstruktur, zum Beispiel nach Jahr, Monat und Konto.
- Einheitliche Dateinamen, etwa nach dem Muster Datum, Bank und Kontonummer.
- Backup an einem zweiten Ort, damit ein Defekt nicht alles vernichtet.
- Schreibschutz, damit Auszüge nicht versehentlich verändert werden.
Wie lange Sie die Auszüge aufheben müssen, hängt davon ab, ob Sie privat oder geschäftlich buchen. Die Details dazu stehen im Beitrag Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?.
Archivieren und trotzdem auswerten
Das Original-PDF bleibt unverändert im Archiv. Zum Arbeiten brauchen Sie aber oft eine Form, mit der sich rechnen lässt. Mit SmartKontoauszug erstellen Sie aus dem PDF eine Excel- oder CSV-Datei, ohne das Original anzutasten. So haben Sie beides: den unveränderten Beleg fürs Archiv und eine Tabelle zum Sortieren und Auswerten. Selbstständige, die ihre Buchhaltung selbst erledigen, bauen genau diesen Schritt in ihren Ablauf ein – mehr dazu unter Kontoauszüge für Selbstständige.
Häufige Fragen
Muss ich Kontoauszüge ausdrucken? Nein. Das PDF aus dem Online-Banking ist ein gültiger digitaler Beleg. Ein Ausdruck ist nicht nötig und bringt keinen Vorteil.
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer? Ja. Sobald Sie steuerlich relevante Einnahmen und Ausgaben erfassen, gelten die GoBD. Für rein private Konten gelten sie nicht.
Reicht eine normale Ordnerstruktur auf dem Rechner? Für kleine Betriebe in der Regel ja, solange die Auszüge unverändert, vollständig und auffindbar sind und Sie eine kurze Verfahrensdokumentation haben. Bei größeren Mengen lohnt sich eine revisionssichere Ablage.
Darf ich Papierauszüge nach dem Scannen vernichten? In der Regel ja, wenn der Scan dem Original entspricht und Sie das Vorgehen kurz dokumentiert haben.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Fall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.