Rücklastschrift buchen: wenn die Zahlung zurückkommt

Am Dienstag steht der Lastschrifteinzug für Rechnung 2026-0417 als Gutschrift auf dem Geschäftskonto, am Montag darauf ist er wieder weg: eine Zeile „Rücklastschrift“, derselbe Betrag mit Minus, dazu 3,00 Euro Entgelt und ein Kürzel wie AC04 oder MS03. Wer das als Storno der Einnahme bucht, verliert die Forderung aus den Augen und zieht womöglich Umsatzsteuer zurück, die weiter geschuldet wird. Eine Rücklastschrift buchen Sie als drei eigene Vorgänge: Die Forderung lebt wieder auf, das Entgelt der Bank ist eine Betriebsausgabe, und die Gebühr, die Sie dem Kunden weiterberechnen, trägt keine Umsatzsteuer. Dazu die Fristen, in denen eine Lastschrift zurückkommen kann, und die Codes, an denen Sie den Grund erkennen.

Wann eine Lastschrift zurückkommt

Eine SEPA-Lastschrift wird Ihnen gutgeschrieben, bevor feststeht, ob das Geld bleibt. Das SEPA-Regelwerk des European Payments Council und das BGB kennen drei Wege zurück:

• Rückgabe durch die Bank des Zahlers, etwa weil das Konto aufgelöst, gesperrt oder nicht gedeckt ist. Dafür hat sie bei der Basislastschrift fünf Bankarbeitstage nach dem Fälligkeitstag.
• Widerspruch des Zahlers. Bei einer SEPA-Basislastschrift kann er nach § 675x Abs. 2 und 4 BGB acht Wochen ab der Belastung ohne Angabe von Gründen die Erstattung verlangen. Seine Bank bucht zurück, Sie werden nicht gefragt.
• Fehlendes Mandat. Ohne gültige Einzugsermächtigung war die Zahlung nicht autorisiert, und die Frist verlängert sich nach § 676b Abs. 2 BGB auf 13 Monate.

Bei der SEPA-Firmenlastschrift gibt es den Widerspruch nicht, weil der Zahler gegenüber seiner Bank nach § 675x Abs. 3 BGB auf die Erstattung verzichtet hat; eine Rückgabe durch die Bank bleibt möglich. In allen Fällen zieht Ihre Bank den Betrag wieder ab und berechnet das Rücklastschriftentgelt aus ihrem Preis- und Leistungsverzeichnis.

Drei Buchungen statt einer Stornierung

Die Leistung ist erbracht, die Rechnung bleibt richtig. Was sich ändert, ist nur der Zahlungsstand. Im SKR03 mit dem Geschäftskonto 1200 sieht das für eine Rechnung über 238,00 Euro so aus:

Im SKR04 lauten die Konten 1800 Bank, 1200 Forderungen, 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs und 4830 Sonstige betriebliche Erträge. Das Konto 2700 trägt im Kontenrahmen 2026 den längeren Namen „Andere betriebs- und/oder periodenfremde (neutrale) sonstige Erträge“. Welcher Kontenrahmen für Sie gilt, erklärt SKR03 oder SKR04?.

Die zweite Zeile ist die eigentliche Rücklastschrift. Sie öffnet den offenen Posten wieder, ohne die Rechnung anzufassen: keine Stornorechnung, keine Gutschrift, kein Erlöskonto. Wer gegen das Erlöskonto bucht, mindert über die Automatikfunktion die Umsatzsteuer, obwohl sie weiter geschuldet wird. Die dritte Zeile ist das Entgelt der Bank: steuerfrei nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, ohne Vorsteuer, Beleg ist der Kontoauszug. Warum auf diesem Konto nie ein Steuerschlüssel steht, erklärt Kontoführungsgebühren buchen.

Die weiterberechnete Gebühr ist Schadensersatz

Viele Geschäftsbedingungen sehen vor, dass der Kunde die Kosten einer Rücklastschrift trägt, die er zu vertreten hat. Dieser Betrag ist kein Entgelt für eine Leistung, sondern echter Schadensersatz: Sie erhalten ihn, weil der Kunde für den Schaden einzustehen hat, nicht weil er etwas von Ihnen bekommen hat (Abschnitt 1.3 Abs. 1 UStAE). Für Mahngebühren sagt Abschnitt 1.3 Abs. 6 UStAE ausdrücklich, dass sie nicht das Entgelt für eine besondere Leistung sind, wenn der Unternehmer sie als solche nachweist, etwa im Mahnschreiben. Rücklastschriftkosten behandeln Sie genauso: ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen, ohne Steuerschlüssel buchen, nicht in die Voranmeldung. In der Anlage EÜR 2025 gehört der Betrag in die Zeile für umsatzsteuerfreie oder nicht umsatzsteuerbare Betriebseinnahmen.

Die Höhe ist begrenzt. Eine Pauschale in Geschäftsbedingungen ist nach § 309 Nr. 5 BGB nur wirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigt und dem Kunden der Nachweis eines geringeren Schadens offensteht. Maßstab ist also in erster Linie das Entgelt Ihrer Bank. Kommt umgekehrt die Lastschrift eines Lieferanten von Ihrem Konto zurück, buchen Sie 1200 Bank an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (SKR04: 1800 an 3300); die Rechnung ist wieder offen, die Vorsteuer bleibt, und die Pauschale des Lieferanten ist Betriebsausgabe ohne Vorsteuer auf 4900 Sonstige betriebliche Aufwendungen (SKR04: 6300).

Umsatzsteuer: Soll, Ist und der Forderungsausfall

Bei der Sollversteuerung ist die Steuer mit der Leistung entstanden. Die Rücklastschrift ändert weder die Leistung noch die Bemessungsgrundlage, es gibt nichts zu berichtigen.

Bei der Istversteuerung nach § 20 UStG, die das Finanzamt bis 800.000 Euro Gesamtumsatz gestattet, entsteht die Steuer erst mit der Vereinnahmung, bei Zahlungen auf ein Bankkonto mit der Gutschrift (Abschnitt 13.6 Abs. 1 UStAE). Mit der Rücklastschrift ist nichts mehr vereinnahmt. Buchhaltungsprogramme mit eingestellter Istversteuerung buchen die Steuer mit der Zahlung von 1766 Umsatzsteuer nicht fällig 19 % auf das fällige Konto um und mit der Rücklastschrift wieder zurück (SKR04: 3816). Liegen beide in verschiedenen Voranmeldungszeiträumen, wird die Steuer im Monat der Rücklastschrift wieder herausgerechnet; wie Sie die Voranmeldung aus dem Kontoauszug vorbereiten, steht in Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten.

Zum Forderungsausfall wird die Rücklastschrift erst, wenn das Entgelt uneinbringlich ist. § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG und Abschnitt 17.1 Abs. 5 UStAE verlangen dafür, dass der Kunde zahlungsunfähig ist oder bei objektiver Betrachtung auf absehbare Zeit nicht mit der Durchsetzung zu rechnen ist. Eine einzelne Rückgabe mangels Deckung ist das nicht. Erst dann buchen Sie 2406 Forderungsverluste 19 % USt an 1400 (SKR04: 6936 an 1200); das Automatikkonto berichtigt die Umsatzsteuer.

So erkennen Sie die Rücklastschrift auf dem Kontoauszug

Elektronische Auszüge tragen bei jeder Buchung einen Geschäftsvorfallcode. Anhang 1 der Anlage 3 zum DFÜ-Abkommen der Deutschen Kreditwirtschaft vergibt für die Rückbelastung einer eingereichten Basislastschrift den Code 109, für die Firmenlastschrift 108; beide gelten für Rejects, Returns und Refunds gleichermaßen. Kommt umgekehrt die Lastschrift eines Lieferanten auf Ihr Konto zurück, steht die Wiedergutschrift unter 181 (Basislastschrift) oder 184 (Firmenlastschrift). Wo der Code im Auszug steht, zeigt GVC-Codes auf dem Kontoauszug.

Den Grund nennt die Bank als vierstelligen Code aus ISO 20022, meist im Buchungstext hinter „Rücklastschrift“, „Retoure“ oder „RETURN/REFUND“:

Deutsche Banken geben AM04, MD07 (Kontoinhaber verstorben) und einige weitere Gründe aus Datenschutzgründen nicht weiter und melden stattdessen MS03; hinter „sonstige Gründe“ steckt im Inland deshalb meist fehlende Deckung. Die Rückgabe übernimmt Mandatsreferenz und End-to-End-Referenz des Einzugs, mit denen Sie die Rückbelastung dem offenen Posten zuordnen; was die Referenzen bedeuten, steht in Mandatsreferenz und Gläubiger-ID.

In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen öffnet sich das Fenster „Rücklastschrift buchen“ nach Auskunft des DATEV-Supports in der DATEV-Community nur bei den Codes 108 und 109 (vor SEPA 008 und 009) und erst, wenn Sie den offenen Posten über die OPOS-Suche ansprechen; es schlägt die Zahlungsbuchung vor, die den Posten ausgeglichen hatte. Liefert die Bank einen anderen Code, buchen Sie von Hand gegen das Forderungskonto.

Der Beleg

Beleg der Rücklastschrift ist der Kontoauszug mit der Rückbelastung, dazu die ursprüngliche Rechnung und das Mandat. Für das Bankentgelt gibt es keine Rechnung, der Auszug ist der einzige Beleg. Für die weiterberechnete Gebühr genügt Ihr Mahnschreiben oder die Nachbelastung, aus der die Kosten der Rücklastschrift hervorgehen. Alle drei sind Buchungsbelege und nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren. Wann der Auszug allein genügt, zeigt Kontoauszug als Beleg.

Rücklastschriften aus dem Kontoauszug herausfiltern

Am Jahresende lohnt ein Blick auf die Summe: Wie viele Einzüge kamen zurück, welche Kunden stecken dahinter, und stimmt die Summe der Entgelte mit dem Saldo auf 4970 überein? Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDF-Auszüge in Excel oder CSV um; ein Filter auf „Rücklastschrift“ und „Retoure“ im Buchungstext liefert alle Rückgaben samt Rückgabegrund. Vereine, die Mitgliedsbeiträge einziehen, finden so nach jedem Beitragslauf die Mitglieder mit AC04; wie der Kassenbericht aus dem Vereinskonto entsteht, zeigt die Seite für Vereine. Für die Kanzlei gibt es den Export im DATEV-Format, Sparkasse und Volksbank gehören zu den unterstützten Banken.

Häufige Fragen

Auf welches Konto buche ich die Rücklastschriftgebühr der Bank? 4970 Nebenkosten des Geldverkehrs im SKR03, 6855 im SKR04, ohne Vorsteuer. Das Entgelt ist nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei.

Muss ich für eine Rücklastschrift eine Stornorechnung schreiben? Nein. Die Leistung ist erbracht, die Rechnung bleibt. Sie buchen nur die Zahlung zurück, Forderungen an Bank, und der Posten ist wieder offen.

Darf ich dem Kunden die Rücklastschriftgebühr mit Umsatzsteuer berechnen? Berechnen ja, wenn der Kunde die Rückgabe zu vertreten hat und Ihre Bedingungen das vorsehen. Umsatzsteuer nein: Die Gebühr ist Schadensersatz, kein Entgelt für eine Leistung.

Wie lange kann eine Lastschrift zurückkommen? Die Bank des Zahlers gibt eine Basislastschrift bis fünf Bankarbeitstage nach Fälligkeit zurück. Der Zahler selbst kann acht Wochen ab der Belastung widersprechen, ohne gültiges Mandat 13 Monate.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.