Immer mehr Banken stellen ihre Kunden auf das elektronische Postfach um. Der Kontoauszug kommt dann nicht mehr per Post, sondern liegt als PDF im Online-Banking bereit. Bequem ist das, birgt aber eine Falle: Wer sich darauf verlässt, dass die Auszüge dort für immer liegen, verliert sie irgendwann. Was das Postfach genau ist und wie Sie richtig damit umgehen.
Was das elektronische Postfach ist
Das elektronische Postfach ist ein Bereich im Online-Banking, in den die Bank Dokumente einstellt: Kontoauszüge, Mitteilungen, manchmal auch Kreditkartenabrechnungen. Es ersetzt den Papierbrief. Sobald es aktiv ist, ändern sich meist zwei Dinge:
- Der Postversand endet. Sie bekommen die Auszüge nicht mehr auf Papier.
- Am Kontoauszugsdrucker in der Filiale lassen sich häufig keine Auszüge mehr ziehen, sobald das Konto auf das Postfach umgestellt ist.
Damit ist die digitale Version im Postfach oft die einzige, die Sie bekommen. Umso wichtiger ist, was danach damit passiert.
Die Falle: Auch das Postfach wird geleert
Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Dokumente im Postfach dauerhaft liegen bleiben. Das tun sie meist nicht. Wie lange Auszüge abrufbar sind, ist von Bank zu Bank verschieden und keineswegs garantiert. Bei einem Kontowechsel oder einer Kontoauflösung verlieren Sie in der Regel den Zugang komplett, und damit alle dort liegenden Auszüge. Die Details dazu stehen im Beitrag Wie lange sind Kontoauszüge im Online-Banking verfügbar.
Für Selbstständige ist das mehr als lästig: Kontoauszüge sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht liegt bei Ihnen, nicht bei der Bank. Wenn das Postfach früher geleert wird, klafft eine Lücke, die nur Sie schließen können.
So sichern Sie Ihre Auszüge dauerhaft
Die Lösung ist einfach, sie muss nur zur Gewohnheit werden:
- Regelmäßig herunterladen. Speichern Sie die neuen Auszüge aus dem Postfach in festem Rhythmus, etwa monatlich, als PDF auf Ihrem eigenen Gerät.
- Geordnet ablegen. Ein Ordner je Jahr und Konto, mit einem zusätzlichen Backup.
- Vollständigkeit prüfen. Über den Saldo lässt sich kontrollieren, ob ein Auszug fehlt: Endsaldo eines Monats gleich Anfangssaldo des nächsten.
Wie Sie die PDFs GoBD-konform archivieren, sodass sie auch für die Buchhaltung taugen, zeigt der Beitrag Kontoauszüge digitalisieren.
Vom Postfach-PDF zur auswertbaren Datei
Wenn Sie die Auszüge ohnehin herunterladen, machen Sie sie im selben Schritt nutzbar. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDFs aus dem Postfach in eine Excel- oder CSV-Datei um und haben alle Buchungen in einer durchsuchbaren Tabelle, statt nur ein Archiv aus PDFs. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Was ist das elektronische Postfach? Ein Bereich im Online-Banking, in den die Bank Kontoauszüge und Mitteilungen als PDF einstellt. Es ersetzt den Postweg.
Bleiben meine Auszüge im Postfach für immer liegen? Nein. Wie lange sie abrufbar sind, ist von Bank zu Bank verschieden. Bei einer Kontoauflösung verlieren Sie den Zugang und damit die Auszüge. Sichern Sie sie selbst.
Kann ich nach der Umstellung noch Auszüge am Drucker ziehen? Oft nicht. Sobald das Konto auf das Postfach umgestellt ist, ist der Kontoauszugsdrucker häufig gesperrt und die digitale Version die einzige Quelle.
Was muss ich als Selbstständiger beachten? Kontoauszüge sind Buchungsbelege mit acht Jahren Aufbewahrungsfrist. Laden Sie sie regelmäßig herunter, weil das Postfach diese Frist nicht garantiert.