Viele verlassen sich darauf, dass ihre Kontoauszüge im Online-Banking schon liegen bleiben. Das ist eine der teureren Annahmen im Umgang mit dem eigenen Konto. Banken zeigen Auszüge und Umsätze nur eine begrenzte Zeit an und löschen sie danach. Wie lange genau, ist von Bank zu Bank verschieden, und es gibt nicht die eine Frist. Was aber überall gilt: Wer die Auszüge braucht, sollte sie selbst sichern, bevor sie weg sind.
Warum es keine einheitliche Antwort gibt
Zwei Dinge sorgen dafür, dass die Frage „wie lange?" keine simple Zahl als Antwort hat.
Erstens gibt es im Online-Banking zwei verschiedene Ansichten, die oft verwechselt werden:
- Die Umsatzanzeige ist die Liste der Buchungen, die Sie nach dem Login sehen. Sie reicht meist nur eine begrenzte Zeit zurück.
- Das elektronische Postfach enthält die fertigen Kontoauszüge als PDF-Dokumente. Diese bleiben häufig länger erhalten, aber garantiert ist auch das nicht.
Zweitens sind viele Banken gar keine einheitliche Bank. Jede Sparkasse und jede Volksbank ist ein rechtlich eigenständiges Institut. Was bei der einen Sparkasse gilt, muss bei der nächsten nicht stimmen. Deshalb sind alle Angaben hier Richtwerte, keine festen Zusagen.
Typische Zeiträume
Als grobe Orientierung, mit ausdrücklichem Vorbehalt, weil sich die Werte ändern und je nach Institut abweichen:
- Umsatzanzeige: oft zwischen wenigen Monaten und rund einem Jahr. Die ING zeigt Umsätze zum Beispiel etwa 390 Tage rückwirkend an, die DKB ungefähr die letzten zwölf Monate.
- Elektronisches Postfach mit PDF-Auszügen: häufig mehrere Jahre, bei manchen Instituten ohne feste Löschfrist, solange der Vertrag besteht. Bei Sparkassen und Volksbanken hängt das vom jeweiligen Haus ab.
- Direktbanken und Neobanken: hier ist die Umsatzanzeige oft die einzige Quelle, und sie kann knapp bemessen sein.
Der Punkt ist nicht die genaue Zahl, sondern das Muster: Die Umsatzanzeige ist die kurzlebige Ansicht, das PDF-Postfach die etwas langlebigere. Verlassen sollten Sie sich auf keine von beiden.
Wann Auszüge besonders schnell weg sind
Drei Situationen führen dazu, dass Auszüge früher verschwinden, als man denkt:
- Kontowechsel oder Kontoauflösung. Wird das Konto geschlossen, verlieren Sie in der Regel auch den Zugang zum Online-Banking und damit zu allen dort liegenden Auszügen. Danach kommen Sie nur noch über eine kostenpflichtige Nachforderung bei der Bank heran.
- Umstieg auf das elektronische Postfach. Sobald das Postfach aktiv ist, wird der Postversand oft eingestellt, und am Kontoauszugsdrucker lassen sich häufig keine Auszüge mehr ziehen. Die digitale Version ist dann die einzige.
- Wechsel der Banking-App oder des Vertrags. Auch dabei kann sich der verfügbare Zeitraum ändern.
Gerade beim Kontowechsel lohnt es sich, vorher alles herunterzuladen. Wie Sie dabei nichts vergessen, beschreibt der Beitrag Kontoauszüge mehrerer Monate zusammenführen.
Was das für die Aufbewahrung bedeutet
Für Selbstständige und Unternehmen ist das mehr als eine Bequemlichkeitsfrage. Kontoauszüge zählen zu den Buchungsbelegen und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht liegt bei Ihnen, nicht bei der Bank. Wenn Ihre Bank Auszüge nach zwölf Monaten löscht, Sie sie aber acht Jahre vorhalten müssen, klafft dazwischen eine Lücke, die nur Sie schließen können. Die Details zu den Fristen stehen im Beitrag Kontoauszüge aufbewahren.
Auch privat kann es ärgerlich werden, etwa wenn Sie Monate später einen Zahlungsnachweis brauchen und der Auszug längst gelöscht ist.
So sichern Sie Ihre Auszüge richtig
Ein kleiner, fester Ablauf erspart die spätere Sucherei:
- Regelmäßig herunterladen. Machen Sie es zur Gewohnheit, etwa einmal im Monat oder im Quartal die neuen Auszüge als PDF zu speichern.
- An einem festen Ort ablegen. Ein klar benannter Ordner, nach Jahr und Konto sortiert, mit einem zusätzlichen Backup.
- Vollständigkeit prüfen. Über den Saldo lässt sich kontrollieren, ob ein Monat fehlt: Der Endsaldo eines Auszugs muss dem Anfangssaldo des nächsten entsprechen.
Wie Sie die PDFs GoBD-konform ablegen, damit sie auch für die Buchhaltung taugen, zeigt der Beitrag Kontoauszüge digitalisieren.
Vom PDF zur auswertbaren Tabelle
Wenn Sie die Auszüge ohnehin herunterladen, können Sie sie im selben Schritt nutzbar machen. Aus einem PDF lässt sich schlecht rechnen. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre gesicherten Auszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und haben alle Buchungen in einer durchsuchbaren Tabelle. Anleitungen speziell für Ihre Bank finden Sie über die Übersicht der Banken, zum Beispiel für Sparkasse, DKB oder ING.
Häufige Fragen
Wie lange zeigt meine Bank die Kontoauszüge an? Das ist von Bank zu Bank verschieden. Die Umsatzanzeige reicht oft nur wenige Monate bis etwa ein Jahr zurück, PDF-Auszüge im elektronischen Postfach bleiben häufig länger. Feste Zusagen gibt es selten, sichern Sie die Auszüge deshalb selbst.
Was ist der Unterschied zwischen Umsatzanzeige und Postfach? Die Umsatzanzeige ist die Liste der Buchungen nach dem Login, meist zeitlich begrenzt. Das elektronische Postfach enthält die fertigen Kontoauszüge als PDF und bleibt in der Regel länger erhalten.
Was passiert mit meinen Auszügen, wenn ich das Konto kündige? Mit der Kontoauflösung verlieren Sie meist auch den Zugang zum Online-Banking und damit zu den dort liegenden Auszügen. Laden Sie alles herunter, bevor Sie das Konto schließen.
Kann ich alte Auszüge nachfordern? Ja, viele Banken stellen alte Auszüge auf Anfrage bereit, oft aber gegen eine Gebühr pro Auszug. Günstiger und schneller ist es, die Auszüge rechtzeitig selbst zu speichern.
Wie erkenne ich, ob ein Auszug fehlt? Am Saldo. Der Endsaldo eines Auszugs muss dem Anfangssaldo des folgenden entsprechen. Passt das nicht, fehlt dazwischen ein Auszug.