In der Buchhaltung fallen ständig Begriffe wie Sachkonto, Gegenkonto und Personenkonto. Wer sie zum ersten Mal hört, ist leicht verwirrt, dabei steckt ein einfaches System dahinter. Wenn man einmal verstanden hat, dass jede Buchung immer zwei Konten berührt, ordnen sich die Begriffe von selbst. Hier der Überblick.
Warum jede Buchung zwei Konten braucht
Die doppelte Buchführung heißt so, weil jeder Vorgang auf zwei Konten festgehalten wird: einmal, wo das Geld herkommt, und einmal, wo es hingeht. Bezahlen Sie eine Bürorechnung vom Konto, berührt das zwei Konten: das für Bürokosten und das für das Bankkonto. Diese Paarbildung ist der Kern, und die verschiedenen Kontoarten sind nur unterschiedliche Rollen darin.
Das Sachkonto
Ein Sachkonto steht für eine Sache oder einen Sachverhalt, nicht für eine Person. Es bündelt gleichartige Vorgänge unter einer Kategorie. Typische Sachkonten sind „Bürokosten", „Umsatzerlöse", „Bankkonto" oder „Reisekosten".
Sachkonten sind das Rückgrat der Buchhaltung. Sie sind im Kontenrahmen mit festen Nummern hinterlegt, wie im Beitrag SKR03 oder SKR04 beschrieben. Auf ihnen sammeln sich die Beträge, die später die Auswertung ergeben: Wie hoch waren die Umsätze, wie hoch die einzelnen Kostenarten?
Das Personenkonto
Ein Personenkonto steht für einen konkreten Geschäftspartner, also einen Kunden oder Lieferanten. Man unterscheidet zwei Gruppen:
- Debitoren sind Kunden, die Ihnen Geld schulden.
- Kreditoren sind Lieferanten, denen Sie Geld schulden.
Personenkonten braucht vor allem, wer auf Rechnung arbeitet und den Überblick über offene Forderungen und Verbindlichkeiten behalten muss. Wer überwiegend sofort bezahlt oder bezahlt wird, kommt oft mit wenigen Personenkonten aus.
Das Gegenkonto
Das Gegenkonto ist keine eigene Kontoart, sondern eine Rolle: Es ist schlicht das jeweils andere Konto einer Buchung. Wenn Sie eine Bürorechnung buchen, ist das eine Konto „Bürokosten" und das Gegenkonto das Bankkonto. Aus Sicht des Bankkontos wäre es umgekehrt.
Der Begriff taucht deshalb bei jeder Buchung auf: Es gibt immer ein Konto und ein Gegenkonto, weil jede Buchung zwei Seiten hat. In einer DATEV-Datei stehen beide nebeneinander, wie der Beitrag DATEV EXTF-Format erklärt zeigt.
Was das für den Kontoauszug bedeutet
Auf dem Kontoauszug sehen Sie immer nur eine Seite: die Bewegung auf Ihrem Bankkonto. Die zweite Seite, das passende Sach- oder Personenkonto, ergänzen Sie beim Buchen. Genau das ist die eigentliche Arbeit: jeder Kontobewegung das richtige Gegenkonto zuzuordnen.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihren PDF-Kontoauszug in eine strukturierte Datei um, auf Wunsch als DATEV-Export, und haben die Bankseite jeder Buchung sauber aufbereitet. Die Zuordnung der Gegenkonten stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Sachkonto und Personenkonto? Ein Sachkonto steht für eine Kategorie wie Bürokosten oder Umsatzerlöse, ein Personenkonto für einen konkreten Kunden (Debitor) oder Lieferanten (Kreditor).
Was ist ein Gegenkonto? Das jeweils andere Konto einer Buchung. Jede Buchung berührt zwei Konten, und aus Sicht des einen ist das andere das Gegenkonto.
Brauche ich Personenkonten? Vor allem, wenn Sie auf Rechnung arbeiten und offene Forderungen oder Verbindlichkeiten verfolgen müssen. Wer meist sofort bezahlt, kommt mit wenigen aus.
Welches Gegenkonto gehört zu einer Kontobewegung? Das hängt vom Vorgang ab und vom verwendeten Kontenrahmen. Die Zuordnung stimmen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.