Wer Buchungen an einen Steuerberater übergibt oder selbst in DATEV einliest, begegnet früher oder später dem Begriff EXTF. Er taucht in der ersten Zeile von DATEV-Importdateien auf und sorgt oft für Stirnrunzeln. Wir schauen uns an, was dahintersteckt und wie so eine Datei aufgebaut ist.
Was bedeutet EXTF?
EXTF ist eine Kennung, die ganz am Anfang einer DATEV-Importdatei steht. Sie steht für ein externes Format, also für eine Datei, die nicht von DATEV selbst, sondern von einer anderen Anwendung erzeugt wurde.
Daneben gibt es die Kennung DTVF. Diese tragen Dateien, die direkt aus einem DATEV-Programm stammen. Für den Import von außen ist EXTF der richtige Wert. Wenn Sie Buchungen aus einem anderen Tool nach DATEV bringen, erwartet das Programm in der ersten Spalte der Kopfzeile genau dieses Kürzel.
Das eigentliche Format dahinter ist das DATEV-Format, eine CSV-Datei. Sie lässt sich in Programme wie DATEV Rechnungswesen, Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen online einlesen.
Wie ist eine DATEV-Datei aufgebaut?
Eine DATEV-Importdatei besteht aus drei Teilen.
1. Die Kopfzeile (Header). Sie steht ganz oben und enthält Angaben zur Datei selbst, nicht zu einzelnen Buchungen. Dazu gehören die Formatkennung (EXTF), eine Versionsnummer, die Beraternummer und die Mandantennummer, das Wirtschaftsjahr, die Länge der Sachkonten und der Datumsbereich der Buchungen.
2. Die Spaltenüberschriften. Direkt darunter folgt eine Zeile, die jede Spalte benennt. So weiß das Programm, in welcher Spalte der Betrag, das Konto oder das Belegdatum steht.
3. Die Buchungssätze. Ab hier kommt für jede Buchung eine Zeile. Das ist der eigentliche Inhalt der Datei.
Die Reihenfolge ist wichtig. Stimmt der Aufbau nicht, lehnt DATEV den Import ab oder ordnet die Werte falsch zu.
Die wichtigsten Felder einer Buchung
Pro Buchungssatz gibt es viele mögliche Felder. Diese hier sind die zentralen:
- Umsatz: der Betrag der Buchung, immer als positiver Wert
- Soll-/Haben-Kennzeichen: ein S oder H, das die Richtung der Buchung angibt
- Konto und Gegenkonto: die beiden Konten, zwischen denen gebucht wird
- Belegdatum: das Datum der Buchung
- Belegfeld 1: meist die Belegnummer
- Buchungstext: eine kurze Beschreibung, oft der Verwendungszweck
- BU-Schlüssel: der Steuerschlüssel, der die Umsatzsteuer steuert
Ob der Betrag im Soll oder Haben steht, entscheidet zusammen mit Konto und Gegenkonto, wie die Buchung wirkt. Diese Logik kommt aus der doppelten Buchführung. Für den Import müssen die Werte sauber gesetzt sein, sonst landet die Buchung auf dem falschen Konto.
So sieht eine DATEV-Datei aus
Hier ein gekürztes Beispiel mit erfundenen Werten. Die echten Buchungszeilen haben deutlich mehr Spalten, das Prinzip bleibt aber gleich.
Die Kopfzeile (stark gekürzt):
"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;...;1234567;56789;20260101;4;20260601;20260630;"Juni 2026";...
Von vorne gelesen: die Kennung EXTF, die Formatversion 700, die Kategorie 21 (Buchungsstapel) und der Name. Weiter hinten stehen die Beraternummer 1234567, die Mandantennummer 56789, der Beginn des Wirtschaftsjahres 20260101, die Sachkontenlänge 4 sowie der Datumsbereich 20260601 bis 20260630.
Darunter folgt die Zeile mit den Spaltennamen, dann die Buchungen. Eine einzelne Buchung, auf die wichtigsten Felder gekürzt, sieht so aus:
89,90;"S";"EUR";6400;1200;0206;"RE-2026-0042";"Stromabschlag Juni"
Das bedeutet: ein Betrag von 89,90 Euro, Soll-Kennzeichen S, Währung EUR, gebucht auf Konto 6400 gegen das Gegenkonto 1200, mit dem Belegdatum 0206 (2. Juni), der Belegnummer RE-2026-0042 und dem Buchungstext Stromabschlag Juni.
Warum das Format praktisch ist
Der Vorteil liegt auf der Hand: Wer Buchungen als DATEV-Datei liefert, erspart dem Steuerberater das Abtippen. Statt jede Zeile von Hand zu erfassen, liest dieser die Datei in einem Schritt ein. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Kanzleien, die PDF-Auszüge gleich für mehrere Mandanten stapelweise zu DATEV verarbeiten, finden die Details unter Kontoauszüge für Steuerberater.
Genau hier ist der Knackpunkt für viele. Aus einem Kontoauszug im PDF lässt sich nicht ohne Weiteres eine DATEV-Datei machen. Die Daten müssen erst in die richtige Struktur gebracht und mit den passenden Feldern versehen werden.
Mit SmartKontoauszug laden Sie Ihren PDF-Kontoauszug hoch und exportieren ihn direkt als DATEV-Datei mit EXTF-Kennung. Die Buchungen sind dann im richtigen Format und lassen sich in DATEV Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen online importieren, ohne dass Sie selbst eine CSV bauen müssen. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fehler beim Import
Wenn DATEV eine Datei nicht annimmt, liegt es meist an einem dieser Punkte:
- Falsche oder fehlende EXTF-Kennung: Steht in der ersten Spalte nicht
EXTF, erkennt DATEV die Datei nicht als Importdatei. - Datum außerhalb des Bereichs: Liegt ein Belegdatum außerhalb des in der Kopfzeile angegebenen Wirtschaftsjahres oder Datumsbereichs, wird die Buchung abgelehnt.
- Falsche Sachkontenlänge: Weicht die Länge der Konten von der in der Kanzlei hinterlegten ab, passen die Konten nicht mehr zusammen.
- Vertauschtes Soll-/Haben-Kennzeichen: Ein falsches
SoderHbucht den Betrag auf die falsche Seite. Die Datei wird zwar eingelesen, das Ergebnis ist aber falsch. - Zahlen- und Zeichenformat: Der Betrag braucht ein Komma als Dezimaltrennzeichen. Stimmt der Zeichensatz nicht, werden Umlaute im Buchungstext unleserlich.
Viele dieser Fehler entstehen beim Erstellen der Datei von Hand. Ein Export, der das Format automatisch korrekt aufbaut, umgeht die meisten davon.
Häufige Fragen
Worin liegt der Unterschied zwischen EXTF und DTVF? EXTF kennzeichnet eine Datei aus einer fremden Anwendung. DTVF steht für eine Datei aus einem DATEV-Programm. Für den Import von außen brauchen Sie EXTF.
In welche Programme kann ich eine EXTF-Datei einlesen? In DATEV-Programme wie Rechnungswesen, Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online.
Muss ich die Beraternummer und Mandantennummer kennen? Für einen sauberen Import in eine bestehende Mandantenumgebung sind diese Angaben hilfreich. Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater, welche Werte er benötigt.
Kann ich aus einem PDF-Kontoauszug eine DATEV-Datei erstellen? Ja. Sie wandeln das PDF in eine DATEV-Datei mit EXTF-Kennung um und importieren diese anschließend.
Warum nimmt DATEV meine Datei nicht an? Meist liegt es an der fehlenden EXTF-Kennung, an einem Belegdatum außerhalb des angegebenen Datumsbereichs oder an einer falschen Sachkontenlänge. Die häufigsten Ursachen finden Sie im Abschnitt „Häufige Fehler beim Import" weiter oben.
Dieser Artikel erklärt das Format allgemein. Welche Konten, Schlüssel und Einstellungen für Ihre Buchhaltung passen, stimmen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater ab.