Wer mit DATEV oder einem Steuerberater arbeitet, hört immer wieder den Begriff „Buchungsstapel". Er klingt technischer, als er ist. Ein Buchungsstapel ist einfach eine Sammlung von Buchungen, die zusammen erfasst und übergeben werden. Wir schauen uns an, was genau dahintersteckt und welche Rolle er beim Import von Kontoauszügen spielt.
Was ein Buchungsstapel ist
Ein Buchungsstapel ist eine Gruppe einzelner Buchungssätze, die als Einheit zusammengefasst sind, meist für einen bestimmten Zeitraum wie einen Monat. Statt jede Buchung einzeln zu behandeln, wandert der ganze Stapel gemeinsam in die Buchhaltung.
Der entscheidende Punkt: Ein Buchungsstapel ist zunächst vorläufig. Die Buchungen darin lassen sich noch ändern, korrigieren oder löschen. Sie sind erfasst, aber noch nicht endgültig.
Vorläufig oder festgeschrieben
Der Gegensatz zum Stapel ist die festgeschriebene Buchung. Solange Buchungen im Stapel liegen, sind sie beweglich. Mit dem Festschreiben werden sie endgültig und können nicht mehr verändert werden. Das ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern eine Anforderung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Eine einmal festgeschriebene Buchung muss nachvollziehbar bleiben, Änderungen sind danach nur noch über neue Buchungen möglich.
Für die Praxis heißt das: Im Stapel können Sie noch aufräumen, prüfen und Fehler beheben. Erst wenn alles stimmt, wird festgeschrieben.
Der Bezug zum DATEV-Format
Wenn Sie Buchungen als DATEV-Datei übergeben, landen diese beim Import als Buchungsstapel in der Software. In der Kopfzeile einer DATEV-Datei ist genau das hinterlegt: Die Kategorie kennzeichnet die Daten als Buchungsstapel. Wie eine solche Datei insgesamt aufgebaut ist, erklärt der Beitrag DATEV EXTF-Format erklärt.
Der Steuerberater bekommt die Buchungen also nicht als fertige, unveränderliche Buchhaltung, sondern als Stapel, den er prüfen und dann festschreiben kann. Das ist der Grund, warum sich der Import gut in die Arbeit einer Kanzlei einfügt.
Vom Kontoauszug zum Buchungsstapel
Damit aus einem Kontoauszug ein Buchungsstapel wird, müssen die Buchungen in die richtige Struktur gebracht werden: pro Umsatz ein Buchungssatz mit Betrag, Konto, Gegenkonto und den weiteren Angaben.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihren PDF-Kontoauszug in eine Datei um, die sich als DATEV-Export importieren lässt und dort als Buchungsstapel ankommt. Die Kontenzuordnung stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, damit die Buchungen beim Festschreiben passen. Welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln. Kanzleien, die Auszüge mehrerer Mandanten verarbeiten, finden den Ablauf unter Kontoauszüge für Steuerberater.
Häufige Fragen
Was ist ein Buchungsstapel? Eine Sammlung einzelner Buchungssätze, die zusammen erfasst und übergeben werden, meist für einen Zeitraum. Er ist zunächst vorläufig und lässt sich noch ändern.
Was bedeutet Festschreiben? Das endgültige Fixieren der Buchungen. Danach sind sie nicht mehr veränderbar, Korrekturen laufen nur noch über neue Buchungen. Das verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.
Kommt ein DATEV-Import als Buchungsstapel an? Ja. Importierte Buchungen landen als Stapel in der Software und können dort geprüft und anschließend festgeschrieben werden.
Kann ich Buchungen im Stapel noch korrigieren? Ja, solange der Stapel nicht festgeschrieben ist. Genau dafür ist er da: prüfen und bereinigen, bevor alles endgültig wird.