Je besser Sie Ihre Unterlagen vorbereiten, desto schneller und günstiger arbeitet Ihr Steuerberater. Ein Schuhkarton voller Belege kostet ihn Zeit, und diese Zeit zahlen Sie. Mit etwas Struktur bei den Kontoauszügen sparen beide Seiten Aufwand. So gehen Sie vor.
Was der Steuerberater braucht
Für die laufende Buchhaltung und die Steuererklärung gehören in der Regel dazu:
- Vollständige Kontoauszüge aller geschäftlich genutzten Konten
- Belege und Rechnungen zu den Buchungen
- Zuordnung, also welche Buchung zu welchem Beleg gehört
Vollständigkeit ist dabei das Wichtigste. Fehlt ein Monat, kann der Berater die Buchhaltung nicht sauber abschließen und muss nachfragen.
Digital statt Papier
Die meisten Kanzleien arbeiten heute digital. Übergeben Sie Ihre Auszüge als PDF statt als Stapel Papier. Achten Sie auf eine klare Benennung, zum Beispiel nach Konto, Jahr und Monat. So findet der Berater sich sofort zurecht, ohne sortieren zu müssen.
Noch besser: importierbare Daten liefern
Den größten Zeitgewinn bringt es, wenn der Berater die Buchungen nicht abtippen muss. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Wenn Sie Ihre Auszüge als DATEV-Datei liefern, kann der Berater sie direkt einlesen. Was es mit diesem Format auf sich hat, erklärt der Beitrag DATEV EXTF-Format erklärt.
Mit SmartKontoauszug erstellen Sie aus Ihren PDF-Auszügen eine DATEV-Datei oder eine saubere Excel- beziehungsweise CSV-Tabelle. Welches Format Ihr Berater bevorzugt, fragen Sie am besten kurz nach, bevor Sie alles aufbereiten. Wie Kanzleien die Daten anschließend stapelweise zu DATEV verarbeiten, zeigt unsere Seite für Steuerberater.
Vorher kurz absprechen
Jede Kanzlei arbeitet ein wenig anders. Eine kurze Frage erspart doppelte Arbeit: Welches Format ist gewünscht, wie sollen die Dateien benannt sein, und über welchen Weg möchte der Berater die Unterlagen erhalten? Wenn Sie das einmal klären, läuft die Übergabe danach jedes Mal reibungslos.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen braucht mein Steuerberater von mir? In der Regel vollständige Kontoauszüge der geschäftlichen Konten, die zugehörigen Belege und eine Zuordnung der Buchungen zu den Belegen.
Reicht es, die PDFs einfach per Mail zu schicken? Das ist ein Anfang, aber oft nicht ideal. Eine klare Benennung und, wenn möglich, importierbare Daten ersparen dem Berater Arbeit und Ihnen Kosten.
Was bringt eine DATEV-Datei? Der Berater kann die Buchungen damit direkt einlesen, statt sie abzutippen. Das spart Zeit und verringert Fehler.
Wie bereite ich meine Auszüge am besten auf? Vollständig sammeln, sauber benennen und im gewünschten Format liefern. Eine ausführliche Anleitung steht im Beitrag Kontoauszüge für die Steuererklärung richtig aufbereiten.
Dieser Artikel ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Steuerberatung. Welche Unterlagen Ihr Berater im Einzelfall benötigt, klären Sie direkt mit ihm.