Wer über PayPal oder Stripe Geld einnimmt, kennt das Problem: Auf dem Girokonto landet eine Auszahlung, aber der Betrag passt zu keiner einzelnen Bestellung. Mal sind mehrere Verkäufe zusammengefasst, mal fehlt ein Teil wegen der Gebühren. Wer das nicht auseinandernimmt, verbucht falsche Umsätze. So ordnen Sie Zahlungsdienstleister sauber zu.
Warum die Auszahlung nicht dem Umsatz entspricht
Bei PayPal und Stripe liegt zwischen dem Verkauf und dem Geld auf Ihrem Konto ein Zwischenschritt. Das führt zu zwei Effekten, die die Auszahlung vom eigentlichen Umsatz abweichen lassen:
- Gebühren werden einbehalten. Der Dienstleister zieht seine Gebühr direkt ab. Aus einem Verkauf über 100 Euro wird so eine Auszahlung von vielleicht 96,50 Euro.
- Auszahlungen werden gebündelt. Oft werden mehrere Verkäufe zu einer Sammelauszahlung zusammengefasst. Auf dem Konto steht dann ein Betrag, der die Summe mehrerer Bestellungen abzüglich Gebühren ist.
Auf dem Kontoauszug sehen Sie also nur das Nettoergebnis, nicht die einzelnen Verkäufe und nicht die Gebühren.
Warum das für die Buchhaltung ein Problem ist
Steuerlich zählt der Bruttoumsatz, also der volle Verkaufsbetrag, nicht die um Gebühren gekürzte Auszahlung. Die Gebühr ist eine eigene Betriebsausgabe. Wer nur die Auszahlung als Umsatz bucht, meldet zu wenig Umsatz und lässt die Gebühren als Ausgabe unter den Tisch fallen. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen kommt hinzu, dass sich die Umsatzsteuer nach dem Bruttoumsatz richtet.
Richtig ist deshalb, den Umsatz und die Gebühr getrennt zu erfassen: den vollen Verkaufsbetrag als Einnahme, die Gebühr als Ausgabe.
Die eigentliche Quelle ist der Report des Dienstleisters
Genau wie bei der Kreditkarte gilt: Der Kontoauszug zeigt nur die Auszahlung, die Einzelheiten stehen woanders. PayPal und Stripe stellen dafür eigene Berichte oder Kontoauszüge bereit, in denen jeder Verkauf und jede Gebühr einzeln aufgeführt sind. Diese Aufstellung ist die maßgebliche Grundlage für die Buchung, der Girokonto-Eingang bestätigt nur, wann das Geld ankam. Das Prinzip ähnelt der Kreditkartenabrechnung, bei der die Sammelbuchung ebenfalls nur das Ergebnis zeigt.
So gleichen Sie beides ab
Der saubere Weg führt über zwei Dokumente:
- Aus dem Dienstleister-Report die einzelnen Umsätze und Gebühren erfassen.
- Auf dem Kontoauszug die Auszahlung als Ausgleich behandeln, nicht als neue Einnahme.
- Gegenprüfen: Die Auszahlung muss der Summe der Verkäufe abzüglich Gebühren im betreffenden Zeitraum entsprechen.
Damit sich Konto und Report vergleichen lassen, hilft eine auswertbare Tabelle. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre Kontoauszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und ordnen die Auszahlungen den Sammelbuchungen zu. Auch PayPal wird als Quelle erkannt. Welche Institute insgesamt unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Warum passt die PayPal-Auszahlung zu keiner Bestellung? Weil mehrere Verkäufe zu einer Sammelauszahlung gebündelt und die Gebühren vorab abgezogen werden. Die Auszahlung ist ein Nettobetrag über mehrere Umsätze.
Buche ich den Umsatz brutto oder netto? Steuerlich zählt der Bruttoumsatz, also der volle Verkaufsbetrag. Die Gebühr des Dienstleisters ist eine separate Betriebsausgabe.
Reicht der Kontoauszug für die Buchung? Nein. Er zeigt nur die Auszahlung. Die einzelnen Verkäufe und Gebühren stehen im Bericht von PayPal oder Stripe, der die maßgebliche Grundlage ist.
Wie prüfe ich, ob alles stimmt? Die Auszahlung auf dem Konto muss der Summe der Verkäufe abzüglich Gebühren im Zeitraum entsprechen.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.