Die Kreditkarte ist praktisch, in der Buchhaltung aber ein häufiger Stolperstein. Der Grund: Auf dem Girokonto taucht am Monatsende nur eine einzige Summe auf, während die eigentlichen Ausgaben ganz woanders stehen. Wer das nicht trennt, verbucht entweder zu wenig oder doppelt. So bringen Sie Kreditkartenumsätze sauber in die Buchhaltung.
Zwei Dokumente, nicht eins
Bei einer Kreditkarte gibt es zwei getrennte Nachweise:
- Die Kreditkartenabrechnung listet die einzelnen Umsätze des Abrechnungszeitraums: jeden Einkauf, jede Buchung, mit Datum und Betrag.
- Der Kontoauszug des Girokontos zeigt davon nur das Ergebnis: eine einzige Sammelbuchung, mit der die Bank den gesamten Saldo der Karte abbucht.
Für die Buchhaltung ist die Kreditkartenabrechnung die eigentliche Quelle, denn nur sie enthält die Einzelumsätze. Der Kontoauszug zeigt lediglich, dass und wann bezahlt wurde.
Warum die Sammelbuchung trügt
Auf dem Girokonto sehen Sie zum Beispiel eine Belastung über 847,30 Euro mit dem Vermerk „Kartenabrechnung". Diese eine Zeile ersetzt aber nicht die Verbuchung der einzelnen Ausgaben. Wer nur die 847,30 Euro als eine Ausgabe bucht, verliert die Aufschlüsselung, welche Kategorie welchen Anteil hatte, und hat für jede einzelne Ausgabe keinen sauberen Beleg.
Umgekehrt gilt: Wer die Einzelumsätze der Kreditkartenabrechnung verbucht und zusätzlich die Sammelbuchung als Ausgabe, bucht den Betrag doppelt. Die Sammelbuchung ist keine neue Ausgabe, sondern nur der Ausgleich des Kartensaldos.
Der saubere Weg
Praktisch läuft es so:
- Einzelumsätze aus der Kreditkartenabrechnung erfassen. Jeder Umsatz wird mit seiner Kategorie gebucht, wie jede andere Ausgabe auch.
- Die Sammelbuchung auf dem Girokonto als Ausgleich behandeln. Sie stellt nur die Zahlung des Kartensaldos dar, keine zusätzliche Ausgabe.
- Gegenprüfen. Die Summe der Einzelumsätze muss der Sammelbuchung entsprechen. Tut sie das, ist alles erfasst.
Auf den Zeitpunkt achten
Ein zweiter Stolperstein ist das Timing. Der Abrechnungszeitraum der Karte und die Belastung des Girokontos liegen auseinander. Ein Einkauf Ende des Monats erscheint oft erst in der nächsten Abrechnung und wird noch später vom Konto abgebucht. Über einen Monatswechsel oder Jahreswechsel hinweg ist deshalb genau darauf zu achten, in welchen Zeitraum ein Umsatz gehört.
Beide Auszüge auswertbar machen
Sowohl die Kreditkartenabrechnung als auch der Kontoauszug liegen meist als PDF vor. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie beide in eine Excel- oder CSV-Datei um und können die Einzelumsätze der Karte kategorisieren und gegen die Sammelbuchung des Girokontos abgleichen. Auch Kreditkartenanbieter wie American Express werden erkannt. Welche Institute insgesamt unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln. Wie Sie Giro- und Kreditkartenumsätze in einer Tabelle zusammenführen, zeigt der Beitrag Kontoauszüge zusammenführen.
Häufige Fragen
Reicht die Sammelbuchung auf dem Girokonto für die Buchhaltung? Nein. Sie zeigt nur die Gesamtsumme. Die einzelnen Ausgaben stehen in der Kreditkartenabrechnung, und die ist die maßgebliche Quelle.
Bucht man die Kartenabrechnung doppelt, wenn man Einzelumsätze und Sammelbuchung erfasst? Ja, das ist der häufigste Fehler. Die Einzelumsätze sind die Ausgaben, die Sammelbuchung ist nur der Ausgleich des Kartensaldos, keine zusätzliche Ausgabe.
Warum stimmen die Zeiträume nicht überein? Weil Abrechnungszeitraum der Karte und Abbuchung vom Girokonto auseinanderliegen. Ein später Umsatz erscheint oft erst in der nächsten Abrechnung. Achten Sie besonders am Monats- und Jahreswechsel darauf.
Wie prüfe ich, ob ich alles erfasst habe? Die Summe der gebuchten Einzelumsätze muss der Sammelbuchung auf dem Girokonto entsprechen.