Der Monatsabschluss ist die Routine, die eine Buchhaltung verlässlich macht. Wer jeden Monat sauber abschließt, hat am Jahresende keine bösen Überraschungen und jederzeit belastbare Zahlen. Der Ablauf ist immer gleich und lässt sich als Checkliste abarbeiten. Hier die sechs Schritte, mit dem Bankabgleich als Dreh- und Angelpunkt.
Warum der Monatsabschluss sich lohnt
Ein Monatsabschluss verteilt die Arbeit auf zwölf kleine Portionen statt eines großen Kraftakts. Fehler fallen früh auf, solange die Vorgänge noch frisch sind. Und Sie wissen jederzeit, wo Sie stehen, statt es erst im Frühjahr des Folgejahres zu erfahren. Der Aufwand pro Monat ist gering, der Gewinn über das Jahr groß.
Die sechs Schritte
1. Belege vollständig sammeln. Stellen Sie sicher, dass alle Belege des Monats vorliegen: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen. Was fehlt, notieren Sie und holen es nach.
2. Kontoauszüge bereitstellen. Laden Sie die Auszüge aller Konten für den Monat herunter und prüfen Sie über den Saldo, ob sie lückenlos sind. Der Endsaldo des Vormonats muss dem Anfangssaldo entsprechen.
3. Buchungen erfassen. Übertragen Sie die Kontobewegungen in die Buchhaltung und ordnen Sie jeder Buchung ihr Konto zu. Hier entscheidet sich, wie schnell der Rest geht.
4. Bankabgleich durchführen. Der Kern des Abschlusses: Jede Buchung in der Buchhaltung muss einer Bewegung auf dem Kontoauszug entsprechen und umgekehrt. Bleibt etwas offen, fehlt ein Beleg oder eine Buchung wurde übersehen.
5. Offene Posten prüfen. Kontrollieren Sie, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind, auf beiden Seiten. So behalten Sie Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick.
6. Abschluss festhalten. Halten Sie den Saldo zum Monatsende fest und legen Sie die Unterlagen geordnet ab. Damit ist der Monat sauber abgeschlossen.
Der Bankabgleich ist der Dreh- und Angelpunkt
Schritt 4 entscheidet über die Qualität des Abschlusses. Der Abgleich zwischen Buchhaltung und Kontoauszug deckt genau die Fehler auf, die sonst unbemerkt bleiben: doppelte Buchungen, vergessene Belege, falsch zugeordnete Zahlungen. Stimmt der Bankabgleich, stimmt in aller Regel der Monat.
Voraussetzung ist, dass die Auszüge in einer auswertbaren Form vorliegen. Aus einem PDF lässt sich schlecht abgleichen, aus einer Tabelle dagegen zeilenweise.
Auszüge schnell abgleichbar machen
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre PDF-Auszüge in eine Excel- oder CSV-Datei um und haben alle Bewegungen des Monats sauber in einer Tabelle, bereit für den Abgleich. Wer Abschlüsse für mehrere Einheiten oder Mandate erstellt, lädt die Auszüge zusammen hoch. Den Ablauf für die laufende Buchhaltung zeigt die Seite Kontoauszüge für Steuerberater; welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln. Mehrere Monate führen Sie anschließend zusammen, wie im Beitrag Kontoauszüge zusammenführen beschrieben.
Häufige Fragen
Was ist der wichtigste Schritt im Monatsabschluss? Der Bankabgleich. Er deckt doppelte Buchungen, fehlende Belege und falsch zugeordnete Zahlungen auf. Stimmt er, stimmt meist der ganze Monat.
Wie prüfe ich, ob ein Kontoauszug fehlt? Über den Saldo. Der Endsaldo des Vormonats muss dem Anfangssaldo des Folgemonats entsprechen. Passt das nicht, fehlt ein Auszug.
Lohnt sich ein Monatsabschluss auch für kleine Betriebe? Ja. Gerade dort verhindert er, dass sich Arbeit bis zur Steuererklärung aufstaut. Der Aufwand pro Monat ist gering.
Was gehört zu den offenen Posten? Alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, sowohl Ihre unbezahlten Ausgangsrechnungen (Forderungen) als auch offene Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten).