In der Mandantenbuchhaltung geht die meiste Zeit nicht für das Buchen selbst drauf, sondern für das Beschaffen und Sortieren der Unterlagen. Fehlende Auszüge, unvollständige Belege, Nachfragen: Jeder dieser Schritte kostet die Kanzlei Zeit, die sich schlecht abrechnen lässt. Wer den Weg vom Mandanten in die Buchung strafft, gewinnt an jeder Stelle. Ein paar bewährte Ansätze.
Das eigentliche Problem: der Rückkanal
Die Buchung eines Kontoauszugs ist Routine. Der Engpass liegt davor: Der Mandant muss die richtigen Auszüge in der richtigen Form liefern. Genau hier hakt es typischerweise:
- Auszüge fehlen oder sind unvollständig.
- Sie kommen als Foto, als Screenshot oder als Papierstapel.
- Es ist unklar, ob alle Konten dabei sind.
- Zu einzelnen Buchungen fehlt der Beleg.
Jeder dieser Punkte löst eine Rückfrage aus, und Rückfragen sind der teuerste Teil der Mandantenbuchhaltung. Das Ziel ist deshalb nicht, schneller zu buchen, sondern die Rückfragen von vornherein überflüssig zu machen.
Klare Vorgaben sparen die meisten Rückfragen
Der größte Hebel ist eine eindeutige Ansage, was Sie in welcher Form brauchen. Wenn jeder Mandant weiß, dass Sie
- alle Geschäftskonten,
- vollständig für den Zeitraum,
- als PDF aus dem Online-Banking (nicht als Foto)
erwarten, entfällt der Großteil der Nachfragen. Ein kurzes Merkblatt oder eine feste Checkliste pro Mandant wirkt hier mehr als jede Erinnerung im Einzelfall. Wie Mandanten ihre Unterlagen sinnvoll vorbereiten, beschreibt aus deren Sicht der Beitrag Unterlagen an den Steuerberater übergeben.
Vollständigkeit prüfen, bevor gebucht wird
Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, lohnt ein kurzer Vollständigkeitscheck. Am schnellsten geht das über den Saldo: Der Endsaldo eines Auszugs muss dem Anfangssaldo des nächsten entsprechen. Passt das nicht, fehlt ein Auszug. Diese eine Kontrolle verhindert, dass eine Lücke erst nach dem Buchen auffällt, wenn die Korrektur deutlich aufwendiger ist.
PDF-Auszüge stapelweise verarbeiten
Der zeitraubendste Teil ist oft das Übertragen der Buchungen aus dem PDF in die Buchhaltung. Wenn Mandanten ihre Auszüge nur als PDF liefern, muss jede Zeile irgendwie in die Software. Von Hand ist das langsam und fehleranfällig.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDF-Auszüge Ihrer Mandanten in eine strukturierte Datei um, auf Wunsch direkt als DATEV-Export. Sie laden mehrere Auszüge, auch mehrerer Mandanten, zusammen hoch und erhalten die Buchungen im passenden Format, statt sie abzutippen. Den kompletten Ablauf für Kanzleien zeigt die Seite Kontoauszüge für Steuerberater; welche Banken erkannt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Einen wiederholbaren Ablauf etablieren
Der Gewinn entsteht, wenn aus dem Vorgehen eine feste Routine wird. Immer dieselben Vorgaben, immer dieselbe Vollständigkeitsprüfung, immer derselbe Weg vom PDF ins Buchungsformat. Was einmal steht, läuft bei jedem Mandanten und in jedem Monat gleich ab und lässt sich auch an neue Mitarbeiter leicht übergeben.
Häufige Fragen
Wie bekomme ich Mandanten dazu, vollständige Auszüge zu liefern? Mit einer klaren, schriftlichen Vorgabe: alle Geschäftskonten, vollständig für den Zeitraum, als PDF aus dem Online-Banking. Eine feste Checkliste pro Mandant reduziert Rückfragen deutlich.
Wie prüfe ich schnell, ob ein Auszug fehlt? Über den Saldo. Der Endsaldo eines Auszugs muss dem Anfangssaldo des folgenden entsprechen. Stimmt das nicht, fehlt dazwischen ein Auszug.
Können mehrere Mandanten gleichzeitig verarbeitet werden? Ja. Sie können Auszüge mehrerer Mandanten zusammen hochladen und jeweils im passenden Format weiterverarbeiten.
Was, wenn der Mandant nur Fotos der Auszüge schickt? Fotos sind schlecht auswertbar. Bitten Sie um das Original-PDF aus dem Online-Banking, das ist vollständig und maschinell verarbeitbar.