Der Import einer Buchungsdatei nach DATEV ist im Idealfall ein Klick. Wenn es hakt, sitzt der Fehler aber fast immer an denselben Stellen. Die gute Nachricht: Die Ursachen sind überschaubar und lassen sich der Reihe nach abarbeiten. Wir gehen die häufigsten durch, jeweils mit der passenden Lösung.
Grundlage: der Aufbau einer DATEV-Datei
Damit klar wird, woran ein Import scheitert, hilft ein kurzer Blick auf den Aufbau. Eine DATEV-Importdatei ist eine CSV mit einer Kopfzeile, einer Zeile mit Spaltennamen und den Buchungssätzen. Stimmt an der Struktur etwas nicht, lehnt DATEV die Datei ab oder ordnet Werte falsch zu. Den vollständigen Aufbau erklärt der Beitrag DATEV EXTF-Format erklärt. Hier geht es um die konkreten Fehler.
Fehler 1: Falsche oder fehlende EXTF-Kennung
Die erste Spalte der Kopfzeile muss die Kennung EXTF enthalten. Sie steht für eine Datei aus einer fremden Anwendung. Fehlt sie oder steht dort etwas anderes, erkennt DATEV die Datei gar nicht erst als Importdatei.
Lösung: Prüfen Sie, dass die Datei mit EXTF beginnt. Für den Import von außen ist das der richtige Wert, nicht DTVF (das kennzeichnet Dateien aus einem DATEV-Programm selbst).
Fehler 2: Belegdatum außerhalb des Datumsbereichs
In der Kopfzeile steht ein Datumsbereich, meist das Wirtschaftsjahr oder der Buchungsmonat. Liegt das Belegdatum einer Buchung außerhalb dieses Bereichs, wird die Buchung abgelehnt.
Lösung: Achten Sie darauf, dass alle Buchungen in den in der Kopfzeile angegebenen Zeitraum fallen. Ein häufiger Auslöser sind Buchungen am Jahresübergang, die im falschen Wirtschaftsjahr landen.
Fehler 3: Falsche Sachkontenlänge
DATEV arbeitet mit einer festgelegten Länge der Sachkonten, oft vier oder mehr Stellen. Diese Länge steht in der Kopfzeile und muss zu der in der Kanzlei hinterlegten passen. Weicht sie ab, passen die Konten nicht mehr zusammen.
Lösung: Fragen Sie in der Kanzlei nach der richtigen Sachkontenlänge und stellen Sie sicher, dass Datei und Mandantenumgebung dieselbe verwenden.
Fehler 4: Vertauschtes Soll-/Haben-Kennzeichen
Jede Buchung trägt ein S oder H, das die Richtung angibt. Ist es falsch gesetzt, wird die Datei zwar eingelesen, die Buchung landet aber auf der falschen Seite. Das ist der tückischste Fehler, weil der Import gelingt und trotzdem das Ergebnis falsch ist.
Lösung: Kontrollieren Sie nach dem Import stichprobenartig, ob Beträge im Soll und Haben richtig stehen. Ein falsches Vorzeichen fällt sonst erst bei der Auswertung auf.
Fehler 5: Zahlen- und Zeichenformat
Beträge brauchen ein Komma als Dezimaltrennzeichen. Stimmt außerdem der Zeichensatz nicht, werden Umlaute in Buchungstexten unleserlich, aus „Bürokosten" wird dann etwa „B?rokosten".
Lösung: Achten Sie auf das Komma als Dezimaltrennzeichen und auf die richtige Kodierung der Datei. Ein Export, der das Format korrekt erzeugt, umgeht diese Probleme von vornherein.
Die meisten Fehler entstehen beim Erstellen von Hand
Auffällig ist: Fast alle diese Fehler entstehen, wenn die Datei manuell zusammengebaut wird, in Excel oder per Skript. Ein Export, der das DATEV-Format automatisch und korrekt aufbaut, vermeidet die meisten davon.
Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihren PDF-Kontoauszug direkt in eine DATEV-Datei mit korrekter EXTF-Kennung um. Die Struktur stimmt dann von vornherein, die Kontenzuordnung stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab. Details finden Sie auf der Seite Kontoauszug in DATEV umwandeln; welche Banken unterstützt werden, sehen Sie unter Kontoauszug umwandeln.
Häufige Fragen
Warum erkennt DATEV meine Datei nicht als Importdatei?
Meist fehlt die EXTF-Kennung in der ersten Spalte der Kopfzeile, oder es steht ein falscher Wert dort. Ohne EXTF behandelt DATEV die Datei nicht als externe Importdatei.
Warum werden einzelne Buchungen abgelehnt? Häufig liegt das Belegdatum außerhalb des in der Kopfzeile angegebenen Datumsbereichs. Prüfen Sie besonders Buchungen am Jahresübergang.
Der Import gelingt, aber die Zahlen stimmen nicht. Woran liegt das? Oft am Soll-/Haben-Kennzeichen. Ist es vertauscht, landet der Betrag auf der falschen Seite, obwohl die Datei fehlerfrei eingelesen wurde.
Warum sind meine Umlaute nach dem Import kaputt? Am Zeichensatz. Stimmt die Kodierung nicht, werden Umlaute unleserlich. Eine korrekt erzeugte Datei vermeidet das.