FastBill: Kontoauszüge importieren und Zahlungen zuordnen

FastBill ist eine beliebte Cloud-Buchhaltungslösung für Freelancer und kleine Unternehmen in Deutschland. Neben Rechnungsstellung und Belegverwaltung bietet FastBill auch Funktionen zur Bankintegration und Zahlungszuordnung.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontoauszüge in FastBill importieren und Zahlungen automatisch mit Ihren Rechnungen verknüpfen.

FastBill: Funktionen im Überblick

FastBill bietet verschiedene Module für die Buchhaltung:

Für eine vollständige Buchhaltung benötigen Sie die Integration Ihrer Bankumsätze.

Bankverbindung in FastBill

FastBill bietet mehrere Wege, Bankdaten zu integrieren:

Option 1: Direkte Bankanbindung (FinTS/HBCI)

Viele Banken können direkt angebunden werden:

1. Gehen Sie zu "Banking" → "Bankkonten"
2. Klicken Sie auf "Bankkonto hinzufügen"
3. Wählen Sie Ihre Bank aus der Liste
4. Geben Sie Ihre Online-Banking-Zugangsdaten ein
5. Bestätigen Sie die Verbindung (ggf. mit TAN)

Vorteile: Automatische Synchronisation, immer aktuell

Nachteile: Nicht alle Banken unterstützt, Zugangsdaten erforderlich

Option 2: CSV-Import

Für Banken ohne direkte Anbindung:

1. Exportieren Sie Ihre Umsätze als CSV aus dem Online-Banking
2. Importieren Sie die CSV in FastBill
3. Ordnen Sie die Spalten zu

Problem: Nicht alle Banken bieten CSV-Export an. Viele stellen nur PDF-Kontoauszüge bereit.

Option 3: PDF über SmartKontoauszug

Die Lösung für PDF-Kontoauszüge:

1. Konvertieren Sie Ihr PDF mit SmartKontoauszug in CSV
2. Importieren Sie die CSV in FastBill
3. Nutzen Sie die vollständigen Bankdaten

PDF-Kontoauszug für FastBill aufbereiten

So bereiten Sie Ihre Kontoauszüge für FastBill vor:

Schritt 1: PDF herunterladen

Laden Sie Ihren Kontoauszug aus dem Online-Banking herunter:

1. Melden Sie sich im Online-Banking an
2. Navigieren Sie zum Dokumentenarchiv
3. Laden Sie den aktuellen Kontoauszug als PDF

Schritt 2: In CSV konvertieren

Konvertieren Sie das PDF mit SmartKontoauszug:

1. Öffnen Sie SmartKontoauszug
2. Laden Sie Ihr PDF hoch
3. Wählen Sie CSV als Exportformat
4. Achten Sie auf die Spaltenstruktur
5. Laden Sie die CSV herunter

Mehr zum CSV-Export erfahren Sie im Artikel SmartKontoauszug CSV-Export.

Schritt 3: CSV-Format prüfen

FastBill erwartet bestimmte Spalten:

SmartKontoauszug erstellt CSV-Dateien mit allen relevanten Spalten.

Import in FastBill

Der Import-Prozess in FastBill:

CSV-Import durchführen

1. Gehen Sie in FastBill zu "Banking"
2. Wählen Sie "Umsätze importieren" oder "CSV Import"
3. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
4. Ordnen Sie die Spalten zu:
   • Datum → Buchungsdatum
   • Betrag → Umsatz
   • Verwendungszweck → Beschreibung
5. Starten Sie den Import

Spaltenzuordnung

FastBill zeigt eine Vorschau der Daten. Prüfen Sie:

• Werden Datumsangaben korrekt erkannt?
• Sind die Beträge richtig formatiert?
• Erscheint der Verwendungszweck vollständig?

Import bestätigen

Nach erfolgreicher Zuordnung:

1. Prüfen Sie die Vorschau
2. Bestätigen Sie den Import
3. Die Umsätze erscheinen in der Banking-Übersicht

Zahlungen mit Rechnungen verknüpfen

Der Hauptvorteil der Bankintegration: Automatische Zahlungszuordnung.

Automatische Zuordnung

FastBill versucht, Zahlungen automatisch zuzuordnen:

• Rechnungsnummer im Verwendungszweck
• Betrag stimmt mit offener Rechnung überein
• Kundename im Verwendungszweck

Manuelle Zuordnung

Wenn die automatische Zuordnung nicht funktioniert:

1. Öffnen Sie den nicht zugeordneten Umsatz
2. Klicken Sie auf "Zuordnen"
3. Wählen Sie die passende Rechnung oder Ausgabe
4. Bestätigen Sie die Verknüpfung

Teilzahlungen

Bei Teilzahlungen:

1. Ordnen Sie die Zahlung der Rechnung zu
2. FastBill erfasst die Teilzahlung
3. Die Rechnung bleibt teilweise offen

Ausgaben erfassen

Neben Einnahmen auch Ausgaben zuordnen:

Ausgaben automatisch erkennen

Abbuchungen können als Ausgaben erfasst werden:

1. Öffnen Sie einen ausgehenden Umsatz
2. Klicken Sie auf "Als Ausgabe erfassen"
3. Ordnen Sie eine Kategorie zu
4. Verknüpfen Sie ggf. einen Beleg

Kategorisierung

Typische Kategorien in FastBill:

Belege zuordnen

Für eine vollständige Buchhaltung:

1. Laden Sie den Beleg (Rechnung) hoch
2. Verknüpfen Sie ihn mit der Kontobuchung
3. FastBill speichert beides zusammen

Regelmäßiger Import-Workflow

Für eine laufende Buchhaltung:

Wöchentlicher Prozess

1. Kontoauszug laden: PDF aus Online-Banking
2. Konvertieren: Mit SmartKontoauszug in CSV
3. Import: CSV in FastBill importieren
4. Zuordnen: Zahlungen mit Rechnungen verknüpfen
5. Kategorisieren: Ausgaben klassifizieren

Monatlicher Abschluss

Am Monatsende:

1. Prüfen Sie auf nicht zugeordnete Umsätze
2. Gleichen Sie den Saldo mit dem Kontostand ab
3. Exportieren Sie bei Bedarf für den Steuerberater

FastBill mit verschiedenen Banken

Die Konvertierung funktioniert mit allen deutschen Banken:

Sparkassen und Volksbanken

PDF-Auszüge können problemlos konvertiert werden:

• Sparkasse Kontoauszüge
• Volksbank Kontoauszüge

Direktbanken

Auch Online-Banken ohne CSV-Export:

• N26, DKB, ING
• Consorsbank und Comdirect

Geschäftsbanken

• Deutsche Bank
• Commerzbank

Export für den Steuerberater

FastBill kann Daten für DATEV exportieren:

DATEV-Export

1. Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Export"
2. Wählen Sie "DATEV-Export"
3. Wählen Sie den Zeitraum
4. Exportieren Sie die Daten

Was wird exportiert?

• Alle erfassten Buchungen
• Belegverknüpfungen
• Kontozuordnungen
• Steuersätze

Alternative: Kontoauszüge direkt für DATEV

Sie können Ihre Kontoauszüge auch direkt im DATEV-Format exportieren:

SmartKontoauszug DATEV-Export

Tipps für FastBill-Nutzer

Tipp 1: Rechnungsnummern im Verwendungszweck

Bitten Sie Kunden, die Rechnungsnummer anzugeben:

• Erleichtert die automatische Zuordnung
• Spart Zeit bei der manuellen Verknüpfung
• Reduziert Fehler

Tipp 2: Regelmäßig importieren

Importieren Sie wöchentlich oder alle zwei Wochen:

• Weniger Buchungen auf einmal
• Schnellere Zuordnung
• Besserer Überblick

Tipp 3: Buchungsregeln nutzen

Erstellen Sie Regeln für wiederkehrende Buchungen:

• "Telekom" → Kategorie "Telefon"
• "Miete" → Kategorie "Raumkosten"
• Automatische Kategorisierung spart Zeit

Tipp 4: Kontostand prüfen

Vergleichen Sie regelmäßig:

• Saldo in FastBill
• Tatsächlicher Kontostand

Differenzen deuten auf fehlende Buchungen hin.

Vergleich: FastBill vs. andere Lösungen

Alternativen zu FastBill:

• SevDesk Kontoauszüge importieren
• WISO Buchhaltung Import
• Lexware Bankdaten Import

Häufige Fragen zu FastBill

Kann ich mehrere Bankkonten in FastBill verwalten?

Ja, Sie können mehrere Bankkonten hinzufügen und separat verwalten. Jedes Konto kann einzeln synchronisiert oder per CSV importiert werden.

Was tun bei doppelten Buchungen?

Wenn Buchungen doppelt erscheinen (z.B. durch manuellen Import und automatische Synchronisation), können Sie Duplikate in FastBill löschen. Prüfen Sie vor dem Import, welche Umsätze bereits vorhanden sind.

Werden Kreditkarten unterstützt?

Ja, Kreditkartenkonten können ebenfalls angebunden oder per CSV importiert werden. Konvertieren Sie Ihre Kreditkartenabrechnung entsprechend.

Mehr dazu: Kreditkartenabrechnung in Excel umwandeln

Kann ich PayPal-Transaktionen importieren?

Ja, exportieren Sie Ihre PayPal-Transaktionen und importieren Sie sie in FastBill. Alternativ bietet FastBill für einige Tarife eine direkte PayPal-Integration.

Mehr dazu: PayPal und Stripe Transaktionen exportieren

Fazit

FastBill bietet eine komfortable Möglichkeit, Ihre Buchhaltung zu führen und Bankumsätze zu integrieren. Wenn Ihre Bank keine direkte Anbindung unterstützt oder nur PDF-Kontoauszüge bereitstellt, schließt SmartKontoauszug diese Lücke.

Konvertieren Sie Ihre PDF-Auszüge in CSV und importieren Sie sie in FastBill. So haben Sie alle Zahlungen im Blick, können sie automatisch mit Rechnungen verknüpfen und sparen Zeit bei der Buchhaltung.

Kontoauszug für FastBill aufbereiten