SevDesk: Kontoauszüge importieren und Buchungen zuordnen

SevDesk gehört zu den beliebtesten Cloud-Buchhaltungslösungen für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland. Die Software bietet zwar eine direkte Bankanbindung, aber nicht alle Banken werden unterstützt. Zudem benötigen Sie für ältere Kontoauszüge oder spezielle Auswertungen oft eine manuelle Importmöglichkeit.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie PDF-Kontoauszüge für SevDesk aufbereiten und importieren können.

SevDesk und Bankdaten: Die Grundlagen

SevDesk bietet verschiedene Wege, Bankdaten in die Buchhaltung zu übernehmen:

Optionen für den Bankdaten-Import

Warum PDF-Konvertierung sinnvoll ist

Die direkte Bankanbindung von SevDesk hat Grenzen:

• Nicht alle Banken werden unterstützt (besonders Neobanken)
• Historische Daten sind oft nicht abrufbar
• Bei Kontowechsel fehlen alte Transaktionen
• Manche Geschäftskonten haben keine FinTS-Unterstützung

Mit der PDF-Konvertierung umgehen Sie diese Einschränkungen.

PDF-Kontoauszug für SevDesk aufbereiten

Mit SmartKontoauszug konvertieren Sie Ihren PDF-Kontoauszug in ein SevDesk-kompatibles Format:

Schritt 1: Kontoauszug konvertieren

1. Laden Sie Ihren PDF-Kontoauszug bei SmartKontoauszug hoch
2. Wählen Sie als Ausgabeformat „CSV"
3. Starten Sie die Konvertierung
4. Laden Sie die CSV-Datei herunter

Die CSV-Datei enthält alle Transaktionen in einem Format, das SevDesk verarbeiten kann.

Schritt 2: CSV-Datei prüfen

Öffnen Sie die CSV-Datei kurz in Excel oder einem Texteditor, um die Daten zu prüfen:

• Sind alle Transaktionen enthalten?
• Stimmen die Beträge?
• Sind die Datumsangaben korrekt?

Schritt 3: In SevDesk importieren

1. Loggen Sie sich in SevDesk ein
2. Navigieren Sie zu „Banking" → „Konten"
3. Wählen Sie das entsprechende Konto oder erstellen Sie ein neues
4. Klicken Sie auf „Transaktionen importieren"
5. Wählen Sie die CSV-Datei aus
6. Ordnen Sie die Spalten den SevDesk-Feldern zu
7. Bestätigen Sie den Import

Spalten-Mapping für SevDesk

Beim CSV-Import müssen Sie die Spalten der SmartKontoauszug-CSV den SevDesk-Feldern zuordnen:

Erforderliche Felder

Optionale Felder

SevDesk merkt sich das Mapping für zukünftige Importe vom gleichen Format.

Buchungen in SevDesk zuordnen

Nach dem Import müssen die Transaktionen den richtigen Kategorien und Belegen zugeordnet werden:

Automatische Zuordnung

SevDesk erkennt wiederkehrende Buchungen und schlägt automatisch Kategorien vor:

• Regelmäßige Mietzahlungen
• Bekannte Lieferanten
• Wiederkehrende Abonnements
• Gehaltszahlungen

Manuelle Zuordnung

Für neue oder einmalige Buchungen:

1. Öffnen Sie die Transaktion in SevDesk
2. Wählen Sie die passende Kategorie (Einnahme/Ausgabe)
3. Ordnen Sie einen Beleg zu (Rechnung, Quittung)
4. Optional: Ergänzen Sie Kostenstellen oder Projekte

Regeln für automatische Kategorisierung

SevDesk ermöglicht das Erstellen von Regeln:

1. Gehen Sie zu „Banking" → „Regeln"
2. Erstellen Sie eine neue Regel
3. Definieren Sie Kriterien (z.B. „Verwendungszweck enthält 'Miete'")
4. Legen Sie die automatische Aktion fest (Kategorie, Kostenstelle)

SevDesk und verschiedene Banken

Je nach Bank variiert der Workflow leicht:

Banken mit SevDesk-Unterstützung

Bei Sparkassen, Volksbanken und großen Privatbanken können Sie die direkte Bankanbindung parallel nutzen. Die PDF-Konvertierung ist dann nützlich für:

• Historische Daten vor der SevDesk-Einrichtung
• Backup und Dokumentation
• Spezielle Auswertungen

Banken ohne SevDesk-Unterstützung

Neobanken wie N26, Revolut oder Trade Republic sind oft nicht direkt unterstützt. Hier ist die PDF-Konvertierung die Hauptmethode:

• N26, DKB, ING Kontoauszüge konvertieren
• Revolut für deutsche Buchhaltung aufbereiten

Praxisbeispiel: Monatlicher Workflow

So könnte Ihr monatlicher Buchhaltungs-Workflow mit SevDesk aussehen:

Woche 1: Kontoauszüge sammeln

1. Alle Kontoauszüge als PDF herunterladen
2. Mit SmartKontoauszug in CSV konvertieren
3. Dateien strukturiert ablegen

Woche 2: Import und Zuordnung

1. CSV-Dateien in SevDesk importieren
2. Automatische Vorschläge prüfen
3. Offene Buchungen manuell zuordnen
4. Belege verknüpfen

Monatlich: Kontrolle

1. Bank-Saldo mit SevDesk abgleichen
2. Offene Posten prüfen
3. Berichte erstellen

Tipps für den SevDesk-Import

Doppelte Buchungen vermeiden

SevDesk erkennt Duplikate anhand von Datum, Betrag und Verwendungszweck. Trotzdem sollten Sie:

• Importierte Zeiträume dokumentieren
• Überschneidungen bei mehreren Importen vermeiden
• Im Zweifel lieber prüfen

Korrekte Währung einstellen

Stellen Sie sicher, dass das SevDesk-Konto auf EUR eingestellt ist. Bei Fremdwährungstransaktionen (z.B. von Revolut) wird der EUR-Gegenwert importiert.

Geschäftsjahr beachten

Transaktionen vor dem SevDesk-Geschäftsjahresbeginn können eventuell nicht importiert werden. Passen Sie gegebenenfalls die Einstellungen an.

SevDesk vs. andere Buchhaltungslösungen

Im Vergleich zu anderen Lösungen bietet SevDesk einige Vorteile:

Anleitungen für andere Software:

• DATEV Kontoauszug importieren
• Lexware Buchhaltung: Bankdaten importieren

Häufige Fragen zu SevDesk und Kontoauszügen

Kann ich auch Kreditkartenabrechnungen in SevDesk importieren?

Ja, Kreditkartenabrechnungen können ebenfalls konvertiert und importiert werden. Erstellen Sie in SevDesk ein separates Konto für die Kreditkarte.

Was passiert bei Rundungsdifferenzen?

Gelegentlich entstehen durch Formatkonvertierung kleine Rundungsdifferenzen (meist <0,01 €). SevDesk zeigt diese an und Sie können sie manuell korrigieren.

Wie gehe ich mit Splittbuchungen um?

Wenn eine Transaktion mehreren Kategorien zugeordnet werden soll (z.B. Tankquittung mit Shop-Einkauf), können Sie in SevDesk eine Splittbuchung erstellen.

Werden Umbuchungen zwischen Konten erkannt?

Umbuchungen zwischen eigenen Konten müssen Sie manuell als „interne Buchung" kennzeichnen, damit sie nicht doppelt erfasst werden.

Datensicherheit bei SevDesk

SevDesk speichert Ihre Daten in deutschen Rechenzentren und erfüllt die DSGVO-Anforderungen. In Kombination mit SmartKontoauszug ergibt sich eine durchgehend sichere Kette:

• SmartKontoauszug: DSGVO-konform, keine Speicherung
• SevDesk: ISO 27001 zertifiziert, deutsche Server

Mehr zum Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung von Kontoauszügen

Fazit

Der Import von Kontoauszügen in SevDesk ist mit der richtigen Vorbereitung unkompliziert. Mit SmartKontoauszug konvertieren Sie PDF-Kontoauszüge in das passende CSV-Format und importieren die Daten in wenigen Minuten.

Besonders wenn Ihre Bank nicht direkt von SevDesk unterstützt wird oder Sie historische Daten importieren möchten, ist die PDF-Konvertierung die ideale Lösung.

Kontoauszug für SevDesk aufbereiten