Kreditkartenabrechnung in Excel umwandeln: So gehts

Kreditkartenabrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsbuchhaltung. Für Reisekosten, Online-Einkäufe und internationale Zahlungen sind Kreditkarten unverzichtbar. Doch die PDF-Abrechnungen lassen sich nicht direkt in die Buchhaltungssoftware importieren.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Kreditkartenabrechnungen in Excel oder CSV konvertieren und für die Buchhaltung aufbereiten.

Kreditkarten in der Geschäftswelt

Kreditkarten werden für verschiedene geschäftliche Zwecke genutzt:

Typische Einsatzbereiche

Herausforderung für die Buchhaltung

• Monatliche Sammelabrechnung statt Einzelbuchungen
• PDF-Format nicht direkt verarbeitbar
• Fremdwährungen müssen umgerechnet werden
• Zuordnung zu Kostenstellen erforderlich

Unterstützte Kreditkartenanbieter

SmartKontoauszug erkennt Abrechnungen verschiedener Anbieter:

Klassische Kreditkarten

Bank-Kreditkarten

Kreditkartenabrechnungen von:

• Sparkassen (Visa, Mastercard)
• Volksbanken (Visa, Mastercard)
• Deutsche Bank (Mastercard)
• Commerzbank (Mastercard, Visa)
• DKB (Visa)
• ING (Visa)
• Barclays
• Hanseatic Bank

Business-Karten

• American Express Business
• Visa Business
• Corporate Cards verschiedener Anbieter

Kreditkartenabrechnung konvertieren

So wandeln Sie Ihre Kreditkartenabrechnung in Excel um:

Schritt 1: Abrechnung herunterladen

Laden Sie die PDF-Abrechnung aus dem Kreditkarten-Portal herunter:

1. Loggen Sie sich in das Kartenportal ein
2. Navigieren Sie zu „Abrechnungen" oder „Dokumente"
3. Wählen Sie den gewünschten Monat
4. Laden Sie die PDF-Datei herunter

Schritt 2: Bei SmartKontoauszug hochladen

1. Öffnen Sie SmartKontoauszug
2. Laden Sie die PDF-Abrechnung hoch
3. Die KI erkennt automatisch das Kreditkarten-Format

Schritt 3: Format wählen und konvertieren

Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat:

Schritt 4: Datei herunterladen

Nach wenigen Sekunden steht die konvertierte Datei zum Download bereit.

Struktur der konvertierten Abrechnung

Die Excel-Datei enthält alle Transaktionen mit folgenden Feldern:

Standardfelder

Zusätzliche Felder (wenn verfügbar)

• Kategorie (z.B. „Restaurant", „Hotel")
• Kartennummer (letzte 4 Ziffern)
• Referenznummer

Fremdwährungen korrekt behandeln

Bei internationalen Transaktionen:

Wechselkurs dokumentieren

Die Abrechnung zeigt:

• Originalbetrag in Fremdwährung
• Angewendeter Wechselkurs
• EUR-Gegenwert

Beispiel:

USD 150,00 × 0,92 = EUR 138,00

Für die Buchhaltung

Verbuchen Sie den EUR-Betrag. Der Wechselkurs ist durch die Kreditkartenabrechnung dokumentiert.

Kreditkarte in der Buchhaltung

Die korrekte Verbuchung von Kreditkartenzahlungen:

Buchungssätze

Bei Eingang der Kreditkartenabrechnung:

Konto 1360 = Verbindlichkeiten aus Kreditkarten

Bei Abbuchung vom Girokonto:

Vorsteuerabzug

Bei Geschäftsausgaben können Sie die Vorsteuer geltend machen. Die Kreditkartenabrechnung ist der Beleg. Für den vollen Vorsteuerabzug benötigen Sie zusätzlich die Originalrechnung des Händlers.

Abgleich mit dem Girokonto

Die Kreditkartenabbuchung erscheint als Sammelbuchung auf dem Girokonto:

Typische Bezeichnung im Kontoauszug

• „VISA KARTENUMSATZ"
• „MASTERCARD ABRECHNUNG"
• „AMEX LASTSCHRIFT"

Abgleich-Workflow

1. Kontoauszug konvertieren: Kontoauszug PDF in Excel umwandeln
2. Kreditkartenabrechnung konvertieren
3. Betrag der Abbuchung mit Abrechnungssumme vergleichen
4. Bei Übereinstimmung: Zuordnung dokumentieren

Kreditkarten verschiedener Banken

Je nach ausgebender Bank unterscheidet sich das Format:

DKB Visa

Die DKB stellt die Visa-Abrechnung im Online-Banking bereit:

• Übersichtliches Layout
• Alle Transaktionen in einer Tabelle
• Gute Erkennungsqualität

Sparkassen Kreditkarte

Sparkassen bieten Visa und Mastercard:

• Format variiert leicht je nach Sparkasse
• Meist gute Strukturierung
• Cashback oder Bonusprogramme separat aufgeführt

American Express

Amex-Abrechnungen haben ein eigenes Format:

• Detaillierte Kategorisierung
• Oft englische Bezeichnungen
• Membership Rewards separat

Firmenkreditkarten und Mitarbeiterkarten

Bei mehreren Karten im Unternehmen:

Separate Abrechnungen

Jede Mitarbeiterkarte hat eine eigene Abrechnung. Konvertieren Sie alle separat und führen Sie sie zusammen.

Zusammenführung in Excel

Erstellen Sie eine Gesamtübersicht:

Kostenstellen zuordnen

Ergänzen Sie Spalten für:

• Kostenstelle
• Projekt
• Genehmigung (ja/nein)

Integration in Buchhaltungssoftware

Die konvertierten Daten können Sie in verschiedene Programme importieren:

DATEV

Für den Steuerberater im DATEV-Format exportieren:

Kontoauszug für DATEV aufbereiten

Lexware

CSV-Import in Lexware Buchhaltung:

Lexware Buchhaltung: Bankdaten importieren

SevDesk

Import in die Cloud-Buchhaltung:

SevDesk: Kontoauszüge importieren

Häufige Fragen zu Kreditkartenabrechnungen

Muss ich jede Einzeltransaktion verbuchen?

Für die Buchhaltung ist eine Aufteilung nach Kostenarten sinnvoll. Sie können ähnliche Transaktionen sammeln (z.B. alle Tankstellenbelege eines Monats).

Was ist mit Gutschriften und Rückerstattungen?

Gutschriften erscheinen als negative Beträge in der Abrechnung und werden korrekt extrahiert. Verbuchen Sie sie als Erlösminderung oder Kostenkorrektur.

Wie gehe ich mit Teilzahlung um?

Bei Teilzahlung (Revolving) werden Zinsen berechnet. Diese erscheinen separat in der Abrechnung und sind als Zinsaufwand zu verbuchen.

Brauche ich zusätzlich die Händlerbelege?

Für den vollständigen Vorsteuerabzug benötigen Sie die Originalrechnung des Händlers. Die Kreditkartenabrechnung allein reicht steuerlich nicht immer aus.

Werden auch kontaktlose Zahlungen erkannt?

Ja, alle Transaktionen erscheinen unabhängig von der Zahlungsart (Chip, kontaktlos, Online) in der Abrechnung.

Tipps für die Kreditkarten-Buchhaltung

Tipp 1: Monatliche Verarbeitung

Verarbeiten Sie die Kreditkartenabrechnung direkt nach Erhalt:

• Transaktionen sind noch im Gedächtnis
• Belege leichter zuzuordnen
• Kein Rückstau am Jahresende

Tipp 2: Belege digitalisieren

Fotografieren oder scannen Sie Kassenzettel sofort:

• Apps wie „ScanBot" oder „Adobe Scan"
• Benennung mit Datum und Betrag
• Zuordnung zur Kreditkartentransaktion

Tipp 3: Kategorien vorab definieren

Definieren Sie Standardkategorien für wiederkehrende Ausgaben:

• Tanken → Kfz-Kosten
• Hotels → Reisekosten
• Amazon → Bürobedarf (prüfen!)

Tipp 4: Private Nutzung trennen

Bei gemischt genutzten Karten:

• Private Ausgaben separat markieren
• Als Privatentnahme verbuchen
• Oder: Separate Karte für Privat nutzen

Datenschutz bei Kreditkartendaten

Kreditkartenabrechnungen enthalten sensible Daten:

• Kartennummer (teilweise maskiert)
• Transaktionshistorie
• Standortdaten (Händleradressen)

SmartKontoauszug verarbeitet alle Daten DSGVO-konform ohne dauerhafte Speicherung.

Mehr zum Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung von Kontoauszügen

Fazit

Die Konvertierung von Kreditkartenabrechnungen in Excel erleichtert die Buchhaltung erheblich. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Abrechnungen von Visa, Mastercard und American Express in Sekundenschnelle um.

Nutzen Sie die konvertierten Daten für die Kategorisierung, den Kostenstellenabgleich und den Import in Ihre Buchhaltungssoftware. So behalten Sie den Überblick über alle Kreditkartenausgaben.

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