ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es wurde 2014 vom FeRD (angesiedelt bei der AWV) veröffentlicht und ist seitdem das in Deutschland am weitesten verbreitete hybride Rechnungsformat. International ist es mit dem französischen Factur-X identisch.
Wie funktioniert das Hybridformat?
Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF/A-3-Datei. Im PDF-Anhang liegt eine XML-Datei nach EN-16931-Schema, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält. Wer das PDF öffnet, sieht eine ganz normale Rechnung. Wer die XML-Daten extrahiert, kann sie automatisch verbuchen.
Profile
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang:
| Profil | Inhalt | E-Rechnung im B2B? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten, kein USt-Ausweis | Nein |
| BASIC WL | Ohne Positionen | Nein |
| BASIC | Mit Positionen, eingeschränkt | Nein |
| EN 16931 (COMFORT) | Voller EN-16931-Umfang | Ja |
| EXTENDED | EN 16931 + Zusatzfelder | Ja |
| XRECHNUNG | XRechnung-konformes Profil | Ja |
Für die deutsche B2B-Pflicht ab 2025/2027 sind nur die Profile EN 16931 und höher zulässig.
Versionen
| Version | Veröffentlichung | Hinweis |
|---|---|---|
| 1.0 | 2014 | Veraltet, nicht EN-16931-konform |
| 2.1 | 2020 | Erste EN-16931-konforme Version |
| 2.3 | 2023 | Aktueller Standard, viele Erweiterungen |
Rechnungen im Profil ZUGFeRD 1.0 erfüllen die heutige E-Rechnungspflicht nicht. Wer Bestandssoftware nutzt, sollte prüfen, welche Version generiert wird.
Vorteile gegenüber XRechnung
- Empfänger ohne strukturierte Verarbeitung sehen weiterhin eine PDF
- Geringerer Anpassungsaufwand bei bestehenden Druck-Workflows
- Validierung mit denselben Tools wie XRechnung möglich
Aufbewahrung
Wie jede E-Rechnung muss ZUGFeRD nach GoBD über acht Jahre revisionssicher in der Originalform aufbewahrt werden. Das eingebettete XML darf nicht entfernt oder verändert werden – sonst geht der Status als E-Rechnung verloren.