Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung erlaubt. Eine PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung, sondern als sogenannte "sonstige Rechnung".
Pflicht seit 1. Januar 2025
Im inländischen B2B-Verkehr (beide Parteien in Deutschland ansässig) gilt seit Anfang 2025:
| Zeitraum | Pflicht |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können |
| Ab 01.01.2027 | Pflicht zur Ausstellung (Umsatz > 800.000 €) |
| Ab 01.01.2028 | Pflicht zur Ausstellung für alle B2B-Unternehmen |
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Für die Verarbeitung braucht es eine Software, die das Format lesen kann.
Zulässige Formate
Erlaubt sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das in der Praxis zwei:
- XRechnung – reines XML, vor allem für Behörden und öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD ab 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher – PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Reine PDF-Rechnungen, JPG-Scans oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen nicht.
Ausnahmen
Keine E-Rechnungspflicht besteht bei:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV)
- Fahrausweisen (§34 UStDV)
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
- Leistungen, die nach §4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind
Aufbewahrung
Die E-Rechnung muss nach GoBD in ihrem ursprünglichen, strukturierten Format acht Jahre aufbewahrt werden (Frist verkürzt seit 2025). Eine reine Ablage des PDF-Bildes reicht nicht – das eingebettete XML bzw. die XRechnung-Datei muss unverändert erhalten bleiben.
Bezug zum Kontoauszug
Wer E-Rechnungen erhält, kann sie über die End-to-End-Referenz oder Rechnungsnummer direkt mit dem späteren Zahlungseingang im CAMT.053-Auszug verknüpfen. Damit reduziert sich der manuelle Abgleich zwischen offenen Posten und Bankbewegungen erheblich.