Die GoBD wurden 2014 erstmals veröffentlicht und 2019 sowie 2023 aktualisiert. Sie regeln, wie Unternehmen elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Belege führen und aufbewahren müssen. Adressat sind alle Steuerpflichtigen mit Gewinnermittlung – vom Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zum bilanzierenden Konzern.
Die zentralen Grundsätze
Die GoBD bauen auf den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aus dem HGB auf und ergänzen diese um IT-spezifische Anforderungen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit – Ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung in angemessener Zeit prüfen können.
- Vollständigkeit – Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln und vollständig erfasst.
- Richtigkeit – Beträge, Konten und Zeitpunkte stimmen mit der Realität überein.
- Zeitgerechte Buchung – Bargeld täglich, andere Vorfälle innerhalb von zehn Tagen.
- Ordnung – Klare Trennung von Konten, Belegen und Geschäftsvorfällen.
- Unveränderbarkeit – Buchungen dürfen nachträglich nur über Stornobuchungen mit Audit-Trail geändert werden.
Aufbewahrungsfristen
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (in Kraft 2025) gelten verkürzte Fristen für Buchungsbelege:
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre (vorher 10) |
| Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe (auch E-Mail) | 6 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Anforderungen an Kontoauszüge und Buchhaltung
- Kontoauszüge sind Buchungsbelege und müssen 8 Jahre aufbewahrt werden – elektronisch im Originalformat (PDF, MT940, CAMT.053).
- E-Rechnungen werden in ihrem strukturierten Format archiviert; ein Ausdruck genügt nicht.
- Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft und archiviert werden. Sie ist bei jeder Betriebsprüfung vorzulegen.
- Das Archivsystem muss revisionssicher sein: keine nachträgliche Änderung, vollständige Protokollierung, Recherchemöglichkeit über die gesamte Frist.
Folgen bei Verstoß
Ein Verstoß gegen die GoBD kann dazu führen, dass die Buchführung als nicht ordnungsmäßig verworfen wird. Das Finanzamt darf dann schätzen (§162 AO) – oft mit Zuschlägen, die deutlich über der ursprünglichen Steuerlast liegen.