XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem Standard der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Sie wurde 2017 eingeführt, um die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland umzusetzen. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten Rechnungen an Bundesbehörden in XRechnung einreichen, die Länder ziehen schrittweise nach.
Aufbau
Eine XRechnung-Datei enthält strukturierte Felder für alle rechnungsrelevanten Angaben:
- Verkäufer und Käufer mit Anschrift und Steuernummer
- Leitweg-ID (eindeutige Adressierung der Behörde)
- Rechnungsposten mit Mengen, Preisen, Steuersätzen
- Gesamtbeträge und Aufschlüsselung nach Steuerklassen
- Zahlungsbedingungen mit IBAN und BIC
Die Datei lässt sich in jedem Texteditor öffnen, ist aber nicht für das menschliche Auge gedacht. Visualisierungstools wie der "Quba-Viewer" oder die KoSIT-Referenzimplementierung erzeugen daraus eine lesbare Darstellung.
Übermittlung
Bundesbehörden empfangen XRechnungen über zwei zentrale Plattformen:
| Plattform | Zielgruppe |
|---|---|
| ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) | Bundesverwaltung |
| OZG-RE | Mittelbare Bundesverwaltung |
Übermittelt werden die Rechnungen per Web-Upload, E-Mail, De-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk.
XRechnung vs. ZUGFeRD
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbar ohne Tool | Nein | Ja (PDF-Vorschau) |
| Pflicht im B2G | Ja | Im EN-16931-Profil zugelassen |
| B2B-Pflicht (ab 2027/28) | Erfüllt | Erfüllt ab Profil EN 16931 |
Beide gelten als E-Rechnung im Sinne des UStG. XRechnung ist die strengere, aber maschinell eindeutigere Variante; ZUGFeRD bietet die menschlich lesbare PDF-Hülle.
Versionen
Die KoSIT pflegt zweimal jährlich neue Versionen. Stand 2026 ist Version 3.0.x aktuell. Beim Versand sollte immer die Version verwendet werden, die der Empfänger akzeptiert – meist mindestens 2.3 oder höher.