Steuererklärung 2025: Belege und Kontoauszüge richtig vorbereiten

Die Steuererklärung für das Jahr 2025 steht an. Für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende bedeutet das: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuererklärung und Einkommensteuererklärung wollen vorbereitet sein.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontoauszüge und Belege systematisch aufbereiten, um die Steuererklärung effizient und korrekt abzuschließen.

Fristen für die Steuererklärung 2025

Behalten Sie die wichtigen Termine im Blick:

Tipp: Auch wenn Sie mehr Zeit haben, sollten Sie frühzeitig beginnen. So vermeiden Sie Stress und können Rückfragen rechtzeitig klären.

Welche Unterlagen benötigen Sie?

Für eine vollständige Steuererklärung als Selbstständiger:

Kontoauszüge

Weitere Belege

• Ausgangsrechnungen (Einnahmen)
• Eingangsrechnungen (Ausgaben)
• Fahrtenbuch oder Kilometerpauschale
• Abschreibungslisten (AfA)
• Krankenversicherungsbeiträge
• Rentenversicherungsbeiträge (falls freiwillig)

Kontoauszüge aufbereiten

Ihre Kontoauszüge sind die Grundlage für die EÜR:

Schritt 1: Alle Auszüge sammeln

Laden Sie alle Kontoauszüge des Jahres 2025 herunter:

1. Melden Sie sich im Online-Banking an
2. Navigieren Sie zum Dokumentenarchiv
3. Laden Sie alle Monatsauszüge (Januar bis Dezember) herunter
4. Prüfen Sie auf Vollständigkeit

Achtung: Viele Banken löschen ältere Auszüge nach 12-24 Monaten. Handeln Sie rechtzeitig!

Schritt 2: In Excel konvertieren

Konvertieren Sie Ihre PDF-Auszüge für die weitere Verarbeitung:

1. Laden Sie den Auszug bei SmartKontoauszug hoch
2. Wählen Sie Excel als Exportformat
3. Laden Sie die Datei herunter
4. Wiederholen Sie für alle Monate

Mehr dazu im Artikel Kontoauszug PDF in Excel umwandeln.

Schritt 3: Jahresübersicht erstellen

Führen Sie alle Monate in einer Tabelle zusammen:

1. Erstellen Sie eine neue Excel-Datei "Jahresübersicht_2025"
2. Kopieren Sie alle Buchungen hinein
3. Sortieren Sie nach Datum
4. Prüfen Sie auf Lücken oder Doppelungen

Buchungen kategorisieren

Für die EÜR müssen Buchungen kategorisiert werden:

Typische Kategorien für die EÜR

Kategorisierung in Excel

Fügen Sie eine Spalte "Kategorie" hinzu und ordnen Sie jede Buchung zu:

Tipps zur automatischen Kategorisierung finden Sie im Artikel Transaktionen automatisch kategorisieren.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die EÜR ist Pflicht für die meisten Selbstständigen:

Grundprinzip

Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn (oder Verlust)

Einnahmen ermitteln

Aus den Kontoauszügen:

1. Filtern Sie alle Gutschriften (positive Beträge)
2. Identifizieren Sie geschäftliche Einnahmen
3. Trennen Sie: Umsatzerlöse, Provisionen, Erstattungen
4. Prüfen Sie die Übereinstimmung mit Ausgangsrechnungen

Ausgaben ermitteln

Aus den Kontoauszügen:

1. Filtern Sie alle Abbuchungen (negative Beträge)
2. Kategorisieren Sie nach EÜR-Positionen
3. Trennen Sie: Betriebsausgaben von privaten Ausgaben
4. Prüfen Sie die Übereinstimmung mit Eingangsrechnungen

Abgleich mit Belegen

Jede Buchung sollte einen Beleg haben:

• Einnahme → Ausgangsrechnung
• Ausgabe → Eingangsrechnung oder Beleg

Fehlende Belege: Erstellen Sie einen Eigenbeleg für Kleinbeträge ohne Rechnung.

Umsatzsteuer vorbereiten

Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind:

Umsatzsteuer-Voranmeldungen prüfen

Vergleichen Sie:

1. Summe der gemeldeten Umsätze in Voranmeldungen
2. Tatsächliche Einnahmen laut Kontoauszug
3. Differenzen klären (Zeitverschiebungen, Korrekturen)

Vorsteuer sammeln

Aus Ihren Ausgaben:

• Welche Rechnungen enthalten ausgewiesene Umsatzsteuer?
• Ist die Vorsteuer korrekt berechnet?
• Wurden alle Vorsteuern geltend gemacht?

Brutto vs. Netto

Bei der EÜR nach Zufluss-/Abflussprinzip:

• Kontoauszug zeigt Brutto-Beträge
• Für die EÜR: Netto-Betriebsausgaben + Vorsteuer
• Umsatzsteuer-Zahllast separat erfassen

Private und geschäftliche Ausgaben trennen

Bei gemischt genutzten Konten:

Methode 1: Markierung in Excel

1. Fügen Sie eine Spalte "Privat/Geschäftlich" hinzu
2. Markieren Sie jede Buchung
3. Filtern Sie für die EÜR nur geschäftliche Buchungen

Methode 2: Separate Datei

1. Kopieren Sie die Daten in eine neue Datei
2. Löschen Sie alle privaten Buchungen
3. Verwenden Sie nur diese "bereinigte" Datei

Typische Grenzfälle

Besondere Steuerliche Sachverhalte

Einige Buchungen erfordern besondere Beachtung:

Abschreibungen (AfA)

Größere Anschaffungen werden nicht sofort abgesetzt:

• Über 800 Euro netto: Mehrjährige Abschreibung
• Unter 800 Euro netto: Sofort als GWG absetzbar

Kontoauszug zeigt nur die Zahlung - die AfA berechnen Sie separat.

Kfz-Kosten

Bei geschäftlicher Fahrzeugnutzung:

1. Fahrtenbuch: Tatsächliche Kosten anteilig
2. 1%-Regelung: Bei überwiegend geschäftlicher Nutzung
3. Kilometerpauschale: 0,30 EUR pro km (Reisekosten)

Relevant aus Kontoauszug: Tanken, Versicherung, Reparaturen, Leasing

Häusliches Arbeitszimmer

Falls Sie ein Arbeitszimmer absetzen:

• Miete anteilig (nach Quadratmetern)
• Nebenkosten anteilig
• Nur wenn Mittelpunkt der Tätigkeit

Bewirtungskosten

Geschäftsessen sind nur zu 70% absetzbar:

• Kontoauszug zeigt 100% der Zahlung
• In der EÜR: Nur 70% als Betriebsausgabe

Unterlagen für den Steuerberater

Falls Sie einen Steuerberater beauftragen:

Erforderliche Dokumente

1. Kontoauszüge: PDF-Originale + Excel-Export
2. Belegsammlung: Sortiert nach Datum oder Kategorie
3. Rechnungsausgangsbuch: Liste aller Ausgangsrechnungen
4. Anlageverzeichnis: Für Abschreibungen
5. Fahrtenbuch: Falls Kfz-Kosten
6. Verträge: Mietvertrag, Leasingverträge etc.

Übergabeformat

Fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem bevorzugten Format:

• DATEV: SmartKontoauszug DATEV-Export
• Excel: Universell nutzbar
• Belegordner: Digital oder physisch

Was der Steuerberater macht

Ihr Steuerberater:

1. Prüft Ihre Zuordnungen
2. Ergänzt fehlende Buchungen
3. Erstellt die EÜR
4. Fertigt die Steuererklärungen an
5. Übermittelt an das Finanzamt

Digitale Belege verwalten

Neben Kontoauszügen benötigen Sie Belege:

Belegorganisation

Strukturieren Sie Ihre Belege:

/Belege_2025/
├── 01_Januar/
│   ├── Rechnung_Lieferant_001.pdf
│   └── Quittung_Buero_002.pdf
├── 02_Februar/
│   └── ...
└── 12_Dezember/
    └── ...

Beleg-Kontoauszug-Zuordnung

Für jeden Kontoumsatz sollten Sie:

1. Den passenden Beleg finden können
2. Die Rechnungsnummer notieren
3. Beleg und Buchung verknüpfen

Fehlende Belege

Falls Belege fehlen:

1. Beim Lieferanten nachfordern
2. Eigenbeleg erstellen (bei Kleinbeträgen)
3. In der Buchung vermerken

Checkliste für die Steuererklärung 2025

Nutzen Sie diese Checkliste:

Kontoauszüge

• Alle Monatsauszüge vorhanden (Jan-Dez 2025)
• Kreditkartenabrechnungen vollständig
• PayPal-Jahresübersicht geladen
• Alle Auszüge in Excel konvertiert
• Jahresübersicht erstellt

Kategorisierung

• Alle Buchungen kategorisiert
• Private Ausgaben markiert/entfernt
• Unklare Buchungen recherchiert
• Summen plausibel geprüft

Belege

• Alle Eingangsrechnungen vorhanden
• Alle Ausgangsrechnungen dokumentiert
• Fehlende Belege nachgefordert
• Belege mit Kontoauszug abgeglichen

Abschluss

• EÜR-Entwurf erstellt oder an Steuerberater
• Umsatzsteuererklärung vorbereitet
• Einkommensteuererklärung ausgefüllt
• Unterlagen archiviert

Häufige Fragen zur Steuererklärung

Muss ich alle Kontoauszüge aufbewahren?

Ja, geschäftliche Kontoauszüge müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie dienen als Nachweis bei einer Betriebsprüfung.

Mehr dazu: Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge

Was, wenn eine Zahlung im falschen Jahr gebucht wurde?

Bei der EÜR gilt das Zufluss-/Abflussprinzip: Die Zahlung zählt in dem Jahr, in dem sie tatsächlich geflossen ist (Buchungsdatum auf Kontoauszug).

Kann ich private Ausgaben vom Geschäftskonto absetzen?

Nein, private Ausgaben sind keine Betriebsausgaben. Wenn Sie privat vom Geschäftskonto zahlen, buchen Sie dies als Privatentnahme.

Wie gehe ich mit Sammelüberweisungen um?

Sammelüberweisungen erscheinen als ein Betrag. Für die Buchhaltung sollten Sie die Einzelpositionen erfassen (z.B. aus der Lohnabrechnung).

Tipps für eine schnelle Steuererklärung

Tipp 1: Laufende Buchführung

Wer monatlich bucht, hat zum Jahresende weniger Arbeit:

• Monatlich Kontoauszüge konvertieren
• Belege zeitnah zuordnen
• Unklare Buchungen sofort recherchieren

Tipp 2: Buchhaltungssoftware nutzen

Programme wie SevDesk, Lexware oder WISO erleichtern die Arbeit:

• SevDesk Kontoauszüge importieren
• WISO Buchhaltung Import
• Lexware Bankdaten Import

Tipp 3: Frühzeitig starten

Je früher Sie beginnen, desto entspannter:

• Januar/Februar: Unterlagen sammeln
• März: Kategorisierung und EÜR-Entwurf
• April: Finale Prüfung
• Mai: Abgabe (oder Übergabe an Steuerberater)

Fazit

Eine gut vorbereitete Steuererklärung beginnt mit vollständigen und kategorisierten Kontoauszügen. Konvertieren Sie Ihre PDF-Auszüge in Excel, um sie effizient zu verarbeiten und mit Ihrer Buchhaltung abzugleichen.

Nutzen Sie Checklisten, um nichts zu vergessen, und beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung. So wird die Steuererklärung 2025 zur Routineaufgabe statt zum Stressthema.

Kontoauszüge jetzt für die Steuererklärung aufbereiten