CSV vs. Excel vs. XML: Welches Format für Ihre Buchhaltungssoftware?

CSV, Excel, XML oder JSON? Welches Datenformat für Ihre Buchhaltungssoftware? Vergleich mit Empfehlungen für DATEV, Lexware, Sage und mehr.

CSV vs. Excel vs. XML: Welches Format für Ihre Buchhaltungssoftware?

Bei der Digitalisierung von Kontoauszügen stellt sich die Frage: Welches Ausgabeformat ist das richtige? CSV, Excel oder doch XML? In diesem Artikel vergleichen wir die gängigsten Formate und helfen Ihnen bei der Entscheidung.

Die Formate im Überblick

Bevor Sie sich für ein Format entscheiden, sollten Sie die Unterschiede kennen. Eine allgemeine Anleitung zur Konvertierung finden Sie in unserem Hauptartikel: Kontoauszug PDF in Excel umwandeln.

CSV (Comma-Separated Values)

Was ist CSV? Eine einfache Textdatei, in der Daten durch Trennzeichen (meist Semikolon oder Komma) separiert sind.

Beispiel:

Datum;Empfänger;Betrag;Verwendungszweck
15.01.2025;Müller GmbH;-250,00;Rechnung 2024-123
16.01.2025;Kunde AG;1500,00;Zahlung Auftrag 456

Vorteile:

Universell lesbar
Kleine Dateigröße
Von fast jeder Software unterstützt
Einfach zu bearbeiten

Nachteile:

Keine Formatierung möglich
Kodierungsprobleme bei Umlauten möglich
Keine Datentypen (alles ist Text)

Excel (XLSX)

Was ist Excel? Das Dateiformat von Microsoft Excel, ein Industriestandard für Tabellenkalkulationen.

Vorteile:

Formatierung möglich (Farben, Schriftarten)
Datentypen werden erkannt (Zahlen, Datum)
Formeln und Berechnungen möglich
Mehrere Tabellenblätter in einer Datei

Nachteile:

Größere Dateien als CSV
Nicht von jeder Software importierbar
Lizenzkosten für Erstellung (ohne kostenlose Alternativen)

XML (Extensible Markup Language)

Was ist XML? Ein strukturiertes Textformat mit Tags, ähnlich wie HTML.

Beispiel:

<Buchungen>
  <Buchung>
    <Datum>2025-01-15</Datum>
    <Empfaenger>Müller GmbH</Empfaenger>
    <Betrag>-250.00</Betrag>
  </Buchung>
</Buchungen>

Vorteile:

Selbstbeschreibend durch Tags
Hierarchische Strukturen möglich
Standard für Datenaustausch (z.B. CAMT, SEPA)
Validierung durch Schemas möglich

Nachteile:

Größere Dateien durch Tags
Komplexer zu lesen für Menschen
Nicht direkt in Excel bearbeitbar

JSON (JavaScript Object Notation)

Bonus: JSON wird zunehmend beliebter:

{
  "buchungen": [
    {
      "datum": "2025-01-15",
      "empfaenger": "Müller GmbH",
      "betrag": -250.00
    }
  ]
}

Vorteile:

Kompakter als XML
Standard für Web-APIs
Einfach zu verarbeiten

Welches Format für welchen Zweck?

Für die manuelle Bearbeitung: Excel

Wenn Sie die Daten selbst anschauen, filtern oder bearbeiten möchten, ist Excel die beste Wahl:

Sortieren und Filtern per Klick
Summen und Auswertungen erstellen
Visuelle Hervorhebungen möglich

Für den Software-Import: CSV

Für den Import in Buchhaltungssoftware ist CSV oft die sicherste Wahl:

DATEV → CSV mit DATEV-Struktur
Lexware → CSV
Sage → CSV
Die meisten ERP-Systeme → CSV

Für technische Integration: XML oder JSON

Wenn Sie Daten automatisiert verarbeiten oder in eigene Systeme integrieren:

Banken-Schnittstellen → XML (CAMT, MT940)
Web-Anwendungen → JSON
Enterprise-Software → XML

Formatvergleich in der Übersicht

Kriterium	CSV	Excel	XML	JSON
Dateigröße	Klein	Mittel	Groß	Klein
Lesbarkeit	Gut	Sehr gut	Mittel	Gut
Software-Support	Sehr hoch	Hoch	Mittel	Hoch
Formatierung	Nein	Ja	Nein	Nein
Struktur	Flach	Flach	Hierarchisch	Hierarchisch
DATEV-Import	✓	✗	✗	✗
Lexware-Import	✓	✓	✗	✗
Eigene Auswertung	○	✓	✗	✗